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[알아두면 쓸모있는 Gmail 팁] Gmail의 받은편지함을 효과적으로 줄이는 방법

지메일에서 받은편지함 (inbox)에 중요한 메일 찾아서 처리하기도 바쁜데 쓸데 없는 메일들도 너무 많이 쌓요 있어서 이를 분류하여 처리하기가 많은 시간을 소모하지 않나요? 

이러한 쓸데 없는 메일들을 한방에 줄이는 방법을 소개하고자 합니다.

아침에 출근하여 지메일에 로그인합니다. 받은편지함에 읽지 않고 쌓여 있는 수백통, 수천통의 메일들을 보게됩니다. (아래 샘플에서는 받은편지함에 5,057통의 메일이 읽지 않은 상태로 되어 있습니다) 이 숫자를 볼때마다 스트레스 무게감이 엄청 밀려옵니다.


지메일을 기본 (디폴트) 설정으로-지메일 처음 사용때부터 특별히 설정을 변경하거나 고급 설정을 따로 하지 않은 상태-만 사용하고 있다면 위와 같이 받은 편지함에 읽지 않은 메일이 (아래 예에서는 5,057 메일이 읽지 않은 상태) 엄청 쌓여있는 일이 발생하는 것은 어떻게 보면 자연스러운 현상일 수 있습니다.

이 받은편지함에 불필요하게 쌓이는 메일을 효과적으로 줄여서 스트레스 무게감을 팍 줄이는 방법을 소개하고 합니다.

‘받은편지함' 의 쓸대 없는 무게를 팍 줄이는 방법 제 1단계는, 각종 SNS로부터 오는 각종 알림 메일들, 스팸메일은 아니지만 각종 홍보성 메일들, 뉴스레터, 협회,마케팅 성 메일, 온라인 쇼핑몰에서 오는 각종 주문 정보, 배송 알림, 예약 주문, 청구서, 명세서등의 메일들을 수신은 하지만 받은편지함에는 쌓이지 않게 하는 것입니다. 즉, 이러한 메일들에 대해서는 간단하게 아래와 같이 ‘받은편지함 건너뛰기(보관)’ 를 하고 내가 생성한 ‘SNS’ 라벨로 자동 이동하게 필터 조건을 만드는 것입니다.

이방법의 핵심은 이러한 메일들을 자동으로 걸러 내기 위한 검색 조건이 ‘category:social (or promos, updates, forums)’ 라는 것입니다.

제 1단계 설정 방법

(1). 지메일 ‘검색옵션표시' 클릭

(2). 포함하는 단어에 ‘category:social’ 입력


  • 지메일의 숨어있는 라벨을 활용하는 팁입니다. 이중에서 social, promos, updates,forums 대상으로 받은 편지함 건너뛰기 (보관처리) 필터를 생성하시면 됩니다.
  • Hidden 라벨명

    설명

    social

    소셜, 미디어 공유 사이트, 온라인 데이트 서비스, 기타 소셜 웹사이트

    promos/promotion

    각종 프로모션, 홍보성, 뉴스레터,협회, 마케팅, 관심분야, 사회 및 정치적 등등 메일

    updates

    예약, 주문, 영수증,청구서, 명세서 등 나에게 자동 발송된 메일

    forums

    온라인 그룹, 토론 게시판 및 메일링 리스트에서 온 메일

    purchases

    온라인 주문 관련 메일

    finance

    금융 관련 메일

    chat/chats

    채팅 메시지

    trips/travel

    여행 관련, 항공권 예약 등등

    unread/read

    안읽은 메일/읽은 메일


  • 위 Hidden 라벨로 지메일 검색창에서 검색을 시도 해보시기 바랍니다. 예). ‘category:updates, 또는 ‘label:finance’ 로 검색 해 보면 많은 메일들이 검색 될 것입니다.

(3). 필터 만들기


(4). 받은편지함 건너뛰기(보관)을 반드시 선택하시기 바랍니다.
(5). 다음 라벨 적용 선택
(6). 새 라벨 생성, 예) 라벨명 ‘SNS’
(7). 일치하는 대화에도 필터 적용 선택: 기존에 이미 수신된 메일들도 필터 대상으로 적용하기 위함


위 제 1단계만 적용해도 ‘받은 편지함'에 쌓이는 중요하지 않은 많은 매일들 건수가 줄어들어 스트레스의 무게를 많이 줄일 수 있습니다.

지메일에는 머신러닝 기술에 의해서 스팸을 99.98% 처리하는 것외에도, 나에게 수신된 메일이 중요한 메일인지 여부를 자동으로 분류하여 이를 알려주는 기능이 있다는 사실을 알고 계신가요? 지메일은 사용자가 응답하는 메일들의 패턴들을 지속적으로 분석하여 수신되는 메일이 본인에게 중요한지 여부를 판별하여 주는 기능을 제공합니다. (자동분류) 지메일의 사용 빈도수가 많으면 많을 수록 이 자동분류의 정확도는 높아진다고 합니다.

제2단계 설정 방법


지메일의 머신러닝 기술이 적용된 ‘자동분류 (Priority Inbox)’ 설정을 이용하는 것입니다. 자동분류에 대한 자세한 설명은 여기 백서를 참고하시기 바랍니다.    

이 (Gmail 팁)은 지난 7월27일 SBC Technology에서 주최한  'Gmail 업무효율 200% 높이기' 발표 자료 내용을 발췌한 것입니다.  

구글워크스페이스에 대한 자세한 활용가이드 및 유용한 팁은 아래 도서를 참고하시기 바랍니다.  

구글 워크스페이스 활용을 위한 자세한 내용은 일하는 방식의 전환, 구글워크스페이스 활용 가이드 도서






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