2015년 7월 30일 목요일

[Google 번역기 앱]의 경의로운 진화- 27개국언어 화면에서 실시간 번역기 발표

제가 지난해 EBS 세계테마기행 팀과 딸내미와 함께 남미 콜롬비아를 여행을 촬영하기 위해서 방문 한 적이 있었습니다.

당시 가장 큰 애로 사항중에 하나는 스페인어를 전혀 모르는 자가, 영어나 다른 언어를 거의 사용할 줄 모르는 오직 스페인어만으로 소통해야 하는 콜롬비아의 식당에서 스페인어 메뉴판만 보고 주문 할때, 도로변에 간판, 안내표시, 상점에 태그, 현지인이 통역자 (딸내미)가 없을 때 질문을 할 경우.. 애를 먹었는데..

이때 가장 큰 도움을 준 모바일 앱이, 실시간 번역기 "World Lense"와 Google 번역기 였습니다.
World Lense 앱은 카메라 초점을 스페인어 메뉴판에 갖다 대면, 실시간으로 화면에서 영어로 보여주는 앱으로, 특히 음식점에서 메뉴판 볼때 최고 였습니다.

이 World Lense 는 결국 Google에 인수되어 오늘 Google 번역기에 통합 되었다는 소식입니다.

Google 번역기에, 현재 27개국 언어에 대해서 World Lense 와 (당시에는 7개국만 가능) 같이 실시간 화면 번역기를 추가했다고 합니다. 불행히도 한글은 아직 미 포함.  그러나, Google 번역기에서는 32개국 언어에 대한 실시간 음성 인식 번역기 (한글 포함) 를 제공하고 있으니 급할 땐 유용하게 사용이 가능.

앞으로 아래 나열한 27개국에 여행 할때는 Google 번역기가 필수 앱이 될 듯 합니다.
     
당시 콜롬비아 여행시 에피소드 하나, 현지 오지 마을을 방문하였을때, 마을의 많은 어린이들이 저한테 달려들어 스페인어로 뭐라고 계속 질문을 하는데 전혀 이해를 하지 못하는 와중에, Google 번역기 Speach 번역기를 이용하여, 스페인어->영어 음성인식 번역기를 이용, 당시 꼬마들이 나한테 질문한 내용이, '도대체 나이가 몇살이에요?" 였습니다. '영어->스페인어' 음성 번역기로 답변한 적이 있었습니다.



Instant visual translation is now available for Bulgarian, Catalan, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, Filipino, Finnish, French, German, Hindi, Hungarian, Indonesian, Italian, Lithuanian, Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian, Slovak, Spanish, Swedish, Thai, Turkish, and Ukrainian, according to a blog post today from Google Translate product lead Barak Turovsky. Meanwhile, the app will soon be able to provide real-time translation of speech in 32 languages,


2015년 7월 29일 수요일

[구글드라이브 팁 5] 구글문서에서 전체 단어수, 글자수, 페이지수 표시 핫키


 
Google  드라이브의 구글 문서에서 단축키 - CONT (맥- Command) + 'SHIFT' + 'C' 

전체문서의 단어 개수, 페이지 수, 글자 수를 표시 합니다. 


 

[Google Apps 소식지 - SBC 뉴스레터 7월호 제23호] 발행

7월호에도 안보면 후회 할 정도로 유익한 정보들이 실려 있습니다.
지난 6월에 업그레이드된 기능들, 업데이트된 소식들, Google Apps 관리자들이 필독 해야할 내용, 
모바일 기능 강화 내용등이 담겨 있습니다.


Security Key plugged into a laptop
주요 발표 : Google Apps를 위한 보안 키
보안 키 관리를위한 혜택과 새로운 컨트롤





 
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2015년 7월 28일 화요일

[구글드라이브 팁 4] 초등생도 이해하기 쉬운 협업 이렇게 하는 것이다

협업 플랫폼으로써 Google 드라이브의 유용한 팁 소개 시리즈

협업의 시작은 이메일로 첨부 문서 보내고 받기를 멈추는데서 출발을 합니다.
원할한 협업을 위해서는 모든 문서는 구글드라이드에 저장하고 이메일 첨부 대신에 문서를 공유하도록 해야 합니다.

아래 슬라이드는 원작자 Mr. John Thomas로 부터 직접 허가를 받아서 한글화한 자료입니다.
초등생도 쉽게 이해 할 수 있게 직관적으로 만들어진 자료로 지난 1월에 배포하였던 자료를 다시 업데이트하여 공유합니다. 




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2015년 7월 24일 금요일

[Google 드라이브 유용한 팁 3] 스마트폰용 구글드라이브 스캔 위젯 활용하기

협업 플랫폼으로써 Google 드라이브의 유용한 팁 소개 시리즈

안드로이드 스마트폰 용 Google 드라이브 스캔 위젯 기능 소개

Google 서비스중에는 매우 유용한 기능이 있음에도 불구하고 잘 알려지지 않은, 소위 숨겨진 기능들이 왕왕 발견 되곤 합니다.. 이번에 소개할 앱은 이러한 숨겨진 기능중에 하나로, 제가 개인적으로 많이 이용하는 앱이기도 합니다.

스마트폰을 이용하여, 영수증 또는 종이문서등을 여러장 스캔하여 하나의 PDF 문서로 만들고 이를 자동으로 내 계정의 Google 드라이브에 저장 하는 앱

이 앱은 예전부터 제공 되었던  것으로(MS에서 최근에 출시한 Office Lens 보다 이전에 발표된 앱), 스마트폰용 스캔 앱으로 탁월한 기능을 갖고 있음에도 불구하고 잘 알려지지 않은 앱이기도 합니다.

기업에서 Google Apps 를 사용하고 있거나, 개인 지메일 및 드라이브를 심도있게 사용하는 분들에게는 필수 앱이기도 합니다.

이 앱을 사용하여, 각종 영수증이나 명세서, 택배 우송 영수증, 서점에서 책의 일부 페이지 스캔하여 Google 드라이브에 저장. 영수증인 경우는 회사에서 매월 경비처리를 위한 결재용 첨부 파일로 제출하는 용도로 스캔을 합니다. 

각종 종이문서나 영수증, 명함, 계약서, 명세서등등 버릴 수는 없고 따로 스캔하여 관리하자니, 스캐너가 필요하고 설령 전용 스캐너가 있다 하더라도 스캐닝 하는 과정이 시간도 오래 걸리고.

다행히도 안드로이드폰을 사용하는 분들은 Google에서 제공하는 무료 Google 드라이브의 스캔 기능을 활용하면 된다. 이 앱을 통해서 스캔된 문서는 모두 PDF로 자동 저장. 종이문서 내용에 영문 텍스트는 OCR 처리되어 텍스트 추출하여 검색도 가능 (한글은 아직 정확율이 높지 않아서 활용도는 낮음)

 우선 안드로이드 폰에서는 Google Play 스토에서 Google 드라이브 앱을 설치

1. 스마트폰의 위젯 추가 기능을 이용 '드라이브 스캔' 위젯 을 선택하여 바탕 화면에 '드라이 스캔' 위젯 추가 



2. Google 드라이브 스캔 위젯 설치시 내 Google 드라이브 계정에 폴더를 지정
    예). 영수증 폴더 생성 

3.  바탕화면에 '구글드라이브 스캔' 위젯 생성 됨을 확인 


4. 스캔 위젯 수행하여 종이 '영수증' 촬영
   - 구글 드라이브 스캔 앱은, 카메라로 촬영된 종이문서의 외곽선을 자동 인식하고, 경사지게 촬영된 영역은 자동으로 수평을 만들어 주고, 저장시 PDF 문서로 저장됨
   - PDF 문서로 저장됨으로 여러장의 종이문서나 영수증을 찍어서 하나의 PDF 문서로 만들 수 있음


4. 드라이브 스캔 앱에서 자동 인식한 외곽선을 수동으로 보정을 하려면 '자르기' 메뉴를 선택하여 외곽선을 수동으로 조정 가능



자세한 설치 및 동작 과정은 아래 동영상 참조

 

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2015년 7월 23일 목요일

[Google 드라이브 유용한 팁 2] 스프레드시트 이용 협업시 특정 셀보호하기

협업 플랫폼으로써 Google 드라이브 기반 협업 시리즈

Google 드라이브의 구글문서 도구(Docs, Spreadsheet, Slide) 사용시 가장 큰 장점중에 하나는, 공동 편집 (On-line 협업 기능) 기능일 것입니다.

이번 소개 팁은, 스프레드시트를 이용하여 공동 협업시 필요한 기능 소개입니다.
 스프레드시트를 이용하여 문서 작성후 다른 사람에게 편집 권한을 주고 공동 작업을 실시 할때 필요한 기능 중에 하나는 전체 시트는 수정이 가능하도록 하고, 특정한 범위의 셀은 (민감한 데이터들) 상대방이 실수로 또는 의도적으로 수정을 하지 못하도록 막는 기능입니다.
 

1.  아래 '지출결의서의 사본' 시트에서 특정한 영역의 셀만 수정 하지 못하도록 하고 나머지 전체 시트는 수정이 가능하도록 하게 하는 방법
   - 예). 문서 작성자 : charly.choi@
            협업 문서 작성자 : kim.cs@   (시트 수정 권한으로 공유됨. 단, 특정한 셀은 수정 불가)


 2. 자세한 설정 방법은 아래 동영상 참조 (셀 보호 기능)

 

 3. 전체 시트 수정 편집은 가능함. 단, 특정 영역의 셀은 수정 불가됨 
   -예). kim.cs@ 가 특정 보호된 셀을 편집을 시도할 경우 아래와 같은 에러 메시지 발생
 


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2015년 7월 22일 수요일

[업데이트 소식]MSOffice를 위한 구글드라이브 플러그인 제공

드디어 MS Office(Window용)사용자를 위한 구글 드라이브 플러그인이 발표 되었습니다.
이 플러그인은 MSOffice에 설치되는 것으로 Office에서 구글드라이브에 직접 문서를 저장/편집/읽기등을 할수 있도록 한 것입니다.




해당 플러그인은 아래사이트에서 다운로드 설치 하시면 됩니다
https://tools.google.com/dlpage/driveforoffice

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2015년 7월 21일 화요일

[유용한 팁] 구글 이용자라면 반드시 알고 있어야 할 10가지 URL


1). 구글에서 새로운 계정을 만드는 대신 기존의 이메일 계정으로 구글 계정을 만들 수 있는 페이지.
https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail


2). 구글 시스템 내에서 광고와 관련된 자신의 성별, 언어, 연령, 관심분야 등의 프로필을 수정할 수 있는 페이지. 또,이 페이지에서 구글 관심 기반 광고 선택을 해제할 수 있다.
https://www.google.com/ads/preferences

3). 이메일이나 사진, 유투브 동영상, 캘린더 등 자신의 구글 계정에 저장된 모든 데이터의 사본을 다운로드하고, 맞춤 보관 파일을 만들 수 있다.
https://www.google.com/takeout

4). 구글 웹사이트에서 본인의 허락 없이 자신과 관련된 콘텐츠가 발견되는 경우 관련법에 따라 구글 서비스에서 삭제하고 싶은 콘텐츠를 신고할 수 있는 페이지.
https://support.google.com/legal

5).구글 웹사이트에서 본인의 허락 없이 자신과 관련된 콘텐츠가 발견되는 경우 관련법에 따라 구글 서비스에서 삭제하고 싶은 콘텐츠를 신고할 수 있는 페이지.
https://maps.google.com/locationhistory

6). 자신의 모든 검색 기록을 확인할 수 있는 곳.
https://history.google.com

7).만약 사용하지 않는 지메일 계정이 있는 경우 유효기간 지나더라도 구글이 해당 계정을 없애지 않도록 설정할 수 있는 페이지.
https://www.google.com/settings/account/inactive

8). 누군가가 자신의 계정에 허용되지 않은 접근을 시도한 것이 의심된다면 가장 먼저 들어가봐야 할 페이지. 자신의 최근활동 기록에서 의심되는 활동이 있는지 확인한 후 비밀번호 변경이 가능하다.
https://security.google.com/settings/security/activity

9). 자신의 개인정보나 데이터에 접근할 수 있는 모든 웹, 모바일, 데스크톱 앱 리스트.
https://security.google.com/settings/security/permissions

10). 계정이 해킹당했을 경우 구글 앱스 관리자 비밀번호를 변경할 수 있는 페이지. ('YOURDOMAIN' 자리에는 최상위 도메인을 포함한 자신의 url을 입력하면 된다)
https://admin.google.com/YOURDOMAIN/VerifyAdminAccountPasswordReset


출처 : http://media.daum.net/v/20140323121108302

해외 IT 전문매체 BGR은 21일(현지시간) 최근 인도의 한 파워블로거가 자신의 IT블로그인 '디지털 인스피레이션(Digital Inspiration)'에 공개한 "구글 이용자들이 알아야 할 10가지 중요 URL"을 전했다.
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2015년 7월 16일 목요일

[Google 드라이브 유용한 팁 1] 구글문서 공유시 개인정보를 보호 배포하는 방법


Google 드라이브에서 작성된 구글문서를 외부에 공개 배포시, 개인정보 보호 대상이 되는 내용들이 있다면 어떻게 하시나요?

구글 문서에서는 아래와 같이 개인정보 노출에 민감한 텍스트가 있다면, 이 텍스트만 암호화한후 보이지 않게 공유 할 수 있는 방법이 있어서 소개하고자합니다.


구글문서를 생성한 후 '부가기능' ->부가기능 열기' 에서 'Docsecrets' 부가 기능 앱을 검색하여 설치 하면 됩니다.

'Docsecrets 가 설치되면, 해당 앱을 오픈한 후, 기본 암호를 하나 입력을 한 후에 (개인정보 보호 대상이 되는 텍스트를 암호화 하고 다시 푸는데 사용할 암호) 암호 대상이 되는 텍스트를 입력(예,주민번호, 전화번호, 은행계좌정보, 등등)하거나, 기존의 텍스트를 선택하여 보이지 않게 하시면 됩니다.

자세한 방법은 아래 동영상을 참조 



 
위 유튜브 영상이 잘 안보이면 아래 영상을 플레이 하시기 바랍니다. 위와 같은 영상입니다.



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2015년 7월 15일 수요일

[Google 드라이브 보안강화 업데이트 2탄] 구글문서 배포시 복사/프린트/다운로드 방지 기능 추가


Google 드라이브의 보안 강화 업데이트 

Non-Google 파일들 (PDF, DWG, PSD 등등)의 다운로드 및 프린트 방지 기능이 제공된 이후에, 드디어 Google 문서(Docs/Slide/Spreadsheet)에 대해서 배포시 공유 옵션에 '다운로드/복사/프린트' 를 할 수 없도록 기능이 추가 되었습니다.

현재 이 기능은 1-3일 후에 모두 반영될 예정이라고 합니다.

아래 구글 문서 공유시 '공유설정' 하단에 '댓글작성자/뷰어의 다운로드, 인쇄, 복사옵션' 사용을 중지 합니다. 가 추가 되었습니다. 



복사,다운로드, 프린트를 할 수 없는 사용자가 문서를 오픈을 시도한 경우, 아래와 같이 파일 메뉴에 '사본만들기', '인쇄' 기능이 비 활성화 되어 있습니다.




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Posted by Charly Choi

2015년 7월 14일 화요일

[Google App Unlimited 및 Google Apps for Education] 을 위한 허용 도메인 기능 추가


Google App Unlimited (Drive for Work) 및 Google Apps for Education을 위한 허용 도메인 기능 추가

Drive for Work 이 협업 플랫폼으로서 보안 기능이 한층 강화되고 있습니다. 이번에 추가된 ‘허용 도메인' 기능은 기업내부의 조직이 외부 기관과 협업할 시에  매우 유용한 서비스입니다.

기업내부의 보안 강화 차원에서, 특별 조직이나 팀에 대해서 Google 드라이브의 자료를 외부에 공유하는 범위를 통제할 필요가 있습니다. 예를 들면, 기업에서 한시적인 프로젝트를 위해서 조직된 팀의 멤버들이 모두 외부에서 한시적으로 영입한 파트타임 직원들일 경우, 이 팀에게는 Drive for Work 의 서비스 사용 제한을 두고 통제를 할 필요가 있습니다.  즉, 이 프로젝트 팀에 한해서는 Google 드라이브의 모든 자료는 허용된 도메인(Google Apps 사용자)의 사용자들에게만 공유 및 협업을 하도록 하고 허용되지 않은 외부 도메인 사용자에겐 공유를 못하게 하는 것입니다.

Drive for Work 관리자는 협업이 허용된 도메인 (Google Apps 사용자)들을 등록할 수 있습니다. 이 등록된 도메인에 한해서만 Google 드라이브 공유를 설정할 수 있습니다. 이렇게 허용된 조직은 허용된 도메인의 사용자들만 협업이 가능하고, 그 도메인 외의 사용자들에게는 드라이브의 문서 공유가 허용되지 않습니다.

Drive for Work 관리자가 허용된 도메인 등록하는 방법

  1. 관리 콘솔 -> 도메인



2. 도메인 -> 허용된 외부 도메인 추가

3. 허용된 도메인 추가  





4. 조직단위로(예, 연구소) Google 드라이브에 대한 공유 옵션을 ‘허용된 도메인' 설정하기   


예) 연구소의 한 멤버가 Google 드라이브 문서를 허용되지 않은 도메인 (gmail.com) 으로 공유를 시도 할 경우  

아래와 같이 오류 메시자 출력되고, 공유를 할 수 없게 됩니다.


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2015년 7월 13일 월요일

[Gmail 보안 강화를 위한 2단계 인증 방법 및 보안키 활용법]


Gmail 보안 강화를 위한 2단계 인증 방법 및 보안키 활용법

Gmail 및 Google Apps에서는 일반적으로 로그인시 가장 많이 사용하는 사용자 이메일 주소 및 패스워드로 로그인하는 1단계 인증 방식과, 한번더 인증 코드(SMS 메시지/Google OTP/보안키)를 입력 해야하는 2단계 인증 방식을 제공하고 있습니다.


2단계 인증이 필요한 이유
  1. PC방과 같은 공개된 장소에서 PC를 빌려서 사용하여 지메일 로그인 할 경우 사용자 계정이 노출 또는 빌린 PC에 자동 저장되어 타인에게 유출 되는 경우 방지
  2. 외부에서 프리젠테이션시 본인의 PC가 아닌 타인의 PC를 사용하여 로그인을 해야 할 경우 계정 정보 유출 방지
  3. 간혹 Gmail 계정이 유출되어 본인도 모르게 Google Play 스토어에서 게임 아이템을 유료로 결재가 되는 경우 방지
  4. 스마트폰을 통해서 본인의 지메일 계정 정보가 유출되어 불법적으로 도용되는 것을 방지

이 외에도 여러가지 이유로 인하여 본인의 지메일 계정 정보가 유출 되는 것을 방지 할 필요가 있습니다.

Google은 이러한 계정정보 유출로 인한 피해를 막기 위해서 2단계 인증 방식을 제공하고 있습니다.
Google에서 제공하는 2단계 인증 방식에는 3가지가 있습니다.
  1. SMS 메시지로 인증 코드 전송 방식
  2. Google OTP 앱을 이용한 일회용 암호 사용
  3. USB 보안키를 사용하는 방법

이 중에서 3번째 보안 키 사용 시 장점은 다음과 같습니다.
  • 피싱을 더욱 철저하게 차단합니다. 2단계 인증을 사용할 경우에는 알고 있는 정보(비밀번호)와 갖고 있는 물건(휴대전화 등)을 함께 사용해야 Google에 로그인할 수 있습니다. Google에 로그인하려 하면 본인 확인을 위해 휴대전화로 인증 코드가 전송됩니다. 하지만 치밀한 해커는 비슷해 보이는 사이트를 만들어 사용자가 인증코드를 Google이 아닌 자신들에게 보내게 만들 수 있습니다. 보안 키는 인증코드 대신 암호 기법을 사용할 뿐 아니라 보안 키가 작동하도록 설정된 웹사이트에서만 자동으로 작동하기 때문에 이러한 종류의 공격으로부터 계정을 더욱 안전하게 보호합니다.

  • 이동통신 서비스에 연결되어 있지 않거나 휴대전화가 꺼져 있을 때에도 이용할 수 있습니다. 보안 키는 데이터 연결 없이 작동하며 열쇠고리에 걸거나 지갑에 넣어 항상 휴대할 수 있습니다.
다음과 같은 경우에는 보안 키 대신 인증코드만 사용할 수 있습니다.
  • 휴대기기에서만 계정을 사용하는 경우: 보안 키를 사용하려면 USB 포트가 필요하므로, 휴대기기만 사용하는 사람에게는 보안 키를 권장하지 않습니다.
  • Chrome을 사용하지 않는 경우: 보안 키는 Chrome 이외의 브라우저에서는 작동하지 않습니다.


2단계 인증 보안키 설정 절차

  1. Gmail 로그인 후 ‘내 계정' 클릭


2. 로그인 및 보안 -> Google에 로그인

3. 2단계 인증 사용 선택
4. 2단계 인증 설정 시작
5. 2단계 인증 방식 중 하나 선택 (보안키 설정 방식 선택)








6. 보안키 선택 후 - 보안키 추가

7. USB 보안키를 PC의 USB에 삽입 후 등록 완료

등록 완료 후에는 본인 PC나 타인 PC에서 지메일 로그인 시 2단계 인증으로 USB 보안키 삽입을 요구하게 됩니다. 본인의 PC인 경우는 30일 동안 더이상 요청하지 않도록 설정을 해 놓으면 30일간은 1단계 인증으로 로그인이 됩니다. 타인 PC에서 로그인 시에는 반드시 30일 동안 요청하지 않는 옵션은 선택하면 안됩니다.

보안키는 반드시 FIDO alliance에서 인증한 정품 U2F 키를 사용하기를 권고합니다. 참고로 Google은 Yubico 사와 공동으로 개발한 Yubico U2F 키를 사용하고 있습니다.

2015년 7월 12일 일요일

[지메일 팁 추가]모든 기록용 저장도구는 버려라, 기록을 위한 Gmail 활용 Know-How

모든 기록을 위한 도구는 버려라!  Gmail 하나면 충분

기록의 핵심은 시간 기록이다 일기를 쓰던, 회의록을 작성하던, 협력 업체와 자료를 주고 받던, 문서를 생성하던, 디지털 문서의 진본 확인을 할 때도 가장 중요한 것은 생성된 시간(타임스탬프)에 대한 기록은 매우 중요한 의미를 갖는다.


개인이던 기업이던 송사에 희말려 검찰 또는 법정에 증거 자료를 제출 할 경우, 에버노트, 드롭박스, 구글드라이브, 내 노트북, 회사 파일 서버 등등에 저장된 데이터들을 자료로 제출하면 이를 증거 자료로 인정할까요?  

디지털 자료 중에 법적인 증거 자료로 효력을 가질 수 자료는 이메일로 주고 받은 내용이라고 합니다. 이유는 이메일 주고 받을때 기록되는 시간 (타임스템프) 정보는 수정 불가능한 것으로 인정하고 있으며, 싯점을 확인 할 수 있는 중요한 시간 정보를 갖고 있기 때문일 것입니다.


이러한 이유로 인하여 글로벌 비즈니스를 하는 대기업에서는 고가의 비용을 지불하면서, 기업용 이메일 아카이빙 솔루션(소위 eDiscovery 솔루션이라는 이름으로)들여 직원들이 주고 받는 모든 이메일 내용을 별도로 저장 관리하고자 하는 이유가 여기에 있는 것입니다.


개인 또는 일반 중소기업에서는 이런 비용까지 들여가며 특별히 따로 신경을 쓸 필요는 없다고 보여집니다. 개인이던 일반 기업이던 기존 이메일 활용만 잘 하면 이러한 문제는 모두 해결이 될 수 있습니다.


무엇보다도 중요한 것은 기록을 위한 도구를 활용 할 때는 개인용이던 기업 용이던 기록용 작성 도구들을 어떠한 것을 사용하던 간에 반드시 저장은 시점 확인(생성 시간이 기록된)이 가능할 수 있도록, 향후에도 수정 및 변조가 불가능한 것으로 인정을 받을 수 있는 이메일을 이용하여 기록하라고 권고하고 싶습니다.

추천하고 싶은 방법으로 가장 좋은 것으로 Gmail 만큼 이메일 기능 외에도 기록을 위한 유용한 도구가 없는 듯 합니다. Gmail 은 3가지 중 (무료 Gmail 사용자는 15GB, 기업용 Gmail 사용자는 30GB, 기업용 무제한 용량 Gmail) 하나를 선택하여 사용하면 됩니다.  기록용 저장 도구로 다른 것을 다 버리고, Gmail 하나면 충분하다는 생각입니다.


저는 단순히 이메일 주고 받는 용도 외에도, 온 갖 종류의 기록(일지, 일기, 아이디어, 읽은 책 기록, 회의록, 영수증 첨부, 스마트폰으로 스캐닝한 종이문서, 첨부문서등등)들을  용량 제한의 부담 없이 무제한 용량의 Gmail (Drive for Work Unlimited의 Gmail)을 사용하고 있습니다.  ‘Drive for Work Unlimited 버전에서는 소위 eDiscovery 솔루션인 Google Vault가 기본 포함되어 있어서, 이메일을 실수 삭제를 하던 직원이 고의로 중요한 메일을 삭제를 하던 Vault 안에서는 삭제되지 않고 모두 기록 보존이 됩니다. (이러한 자료는 증거 자료로 효력을 갖고 있음)


구글의 제품개발 부사장이었던 '조너선 로젠버그'는 본인의 여권, 의료보험증등을 스캐닝하여 본인을 받는사람 주소로 이메일을 보내어 Gmail안에 저장한다고 합니다. 이렇게 하면, 언제 어디서나 디바이스에 상관없이 검색이 하기 때문에 기록 및 저장을 위해서 Gmail을 사용한다고 합니다.


서론이 너무 길었군요. Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다.


기록 관리를 위하여 Gmail로 본인이 본인 이메일 주소로 모든 내용 (기록을 하기를 워하는 모든 데이터)을 보내는 것입니다. (앞에서 언급한 구글의 부사장인 ‘조나선 로젠버그'가  주로 사용하는 방법, 예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송)


이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다.


  1. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법


  • 나는 스마트폰에서 메모용 앱으로 주로 Google의 Keep 을 사용 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 향후에 장기 기록 보존(싯점 확인을 위한 타임스탬프를 위함)을 위해서 해당 메모를 이메일로 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 보냅니다.  즉, 본인의 이메일 주소가 ‘hsikchoi@gmail.com’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 으로 보냅니다.


  • 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+아이디어+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘hsikchoi@gmail.com’ 으로 인지합니다.
  • 스마트폰에서 종이 영수증을 캡처한 후(캡처용 앱은 어떠한 것을 사용해 도 무방) 이를 본인의 이메일 주소로 (예, hsichoi+영수증@gmail.com) 보내면 기록을 위한 저장 용도로 끝.
  • 나중에 Gmail안에서 검색할 경우는 검색창에서 ‘To:영수증' 으로 검색하면 ‘+영수증' 으로 태그된 모든 메일을 쉽게 검색 가능


  1. 태그된 메일을 자동으로 분류하여 라벨링 하는 방법
  • Gmail은 ‘라벨’ 이라는 기능과 ‘필터' 라는 기능을 통해서 수신되는 모든 메일를 자동 분류하여 원하는 ‘라벨' 을 색깔로 구별하여 붙일 수 있습니다.
  • ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 수신되는 메일은 라벨 ‘아이디어' 가 자동으로 부여되어 저장할 수 있습니다.
  • 아래 캡쳐한 이미지에서
  • (1) 번은 이메일 관리를 위하여 생성한 라벨들
  • (2) 번은 ‘필터' 기능으로 자동 부여된 라벨들
  • (3) 번은 Gmail만이 갖고 있는 쓰레드 기능으로, 기록된 메일에 대해서 추가로 메일을 주고 받거나, 보충 내용을 기록하고자 할 경우에 해당 메일에 대하여 reply를 하면 자동으로 쓰레드로 묶여서 하나의 메일로 저장되고 묶인 메일의 건수를 보여 줍니다.
  • (4) 번에 표시된 심볼은 이메일 주소에 수신자로 본인만 유일하게 지정되어 있는 메일임을 알려주는 표시 입니다.   
  • 예) 받는사람 주소:‘hsikchoi+evernote@gmail.com 로 메일을 보내면 ‘My Evernote’ 라벨이 자동으로 부여되고, 내부적으로 필터를 적용하여 ‘자동으로 Evernote 에도 저장이 되도록 허용을 할 수도 있습니다. (이메일을 이용하여 에버노트 저장기능은 최근 에버노트에서 유료 버전으로 바뀌었습니다)


  1. 라벨 검색 및 태그 검색
  • Gmail에서는 라벨 검색인 경유는 검색창에서 ‘label:아이디어' 로 검색이 가능
  • 받는 사람 주소에 ‘+’로 태그한 메일 검색은 검색창에서 ‘To:아이디어' 로 검색

4. 요점 정리
  • 기록을 위한 저장 도구로 이메일 시스템을 활용해야 하는 이유는 이메일의 싯점확인(타임스탬프) 기록에 대한 효력 때문입니다.
  • 생성된 기록의 시간을 나중에 임의로 수정할 수 있는 도구들은 기록용 저장 도구로 적합하지 않습니다.
  • Gmail 은 1계정당 월 $10 비용만 지불하면 (단, 5명 이상 라이센스 구매를 할 경우)무제한 용량을 구매할 수 있음으로, 모든 기록은 데이터 크기와 상관없이 Gmail에 저장하고 Google의 파워풀한 검색기능과 eDiscovery 솔루션인 Google Vault를 잘 활용할 수 있습니다.
  • Gmail안에서는 라벨, 태그, 필터등을 활용하여 수신된 메일들을 아주 쉽게 관리가 가능
  • 기록 작성용 도구는 무엇을 사용하여도 무방하나, 저장만은 이메일 시스템 활용하는 것을 권고
  • Gmail 만큼 장소, 시간, 디바이스 상관없이 메일을 보내고 저장하고 검색할 수 있는 시스템은 많지 않을 것입니다.  모든 기록은 Gmail로 모든 데이터 저장 관리는 Google Drive로 통일


작성자 : Charly Choi,
Google Apps 전문블로그 - charlychoi.blogspot.kr