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  Gmail 을 얼마나 알고 있나요? (Gmail 서비스 백서 및 필수 팁) 배경 2 1. Gmail 편지함들의 이해 (시스템 라벨과 사용자 라벨의 차이점) 3 2. Gmail 에 적용된 AI 기술 7 후속 조치 (Nudge 기능) 자동 알림 7 스마트 답장 (Smart Reply) 8 Gmail 자동분류 (Priority Inbox) 10 3.  비밀 모드 (Confidential Mode) 기능 13 4. Gmail 에서 보낸 메일 수신 확인 하기 20 5. 템플릿 (미리 준비된 답변) 활용하기 24 6. 발신자 IP 추적(메일 수신 확인의 수단)을 피하는 방법 26 7. 이메일 위임 기능 29 8. 나의 계정 활동 및 세부 정보 확인 하기 33 9. Gmail에서 간단하게 동보 (그룹) 메일 보내기 35 10. 다른 계정으로 메일 보내기 38 11. 보내기 취소 40 12. Gmail에서 다양한 자동 응답 메시지 보내기 42 13. 예약 전송 방법 46 14. 복수 서명 사용하기 47 15. Gmail 고급 검색 방식 49 16. 모든 기록은 Gmail 로 (Gmail 태깅/별칭 ) 53 17. 레이아웃과 다중 전송 모드 56 Gmail안에는 업무의 효율을 높이고 생산성 향상을 위한 많은 기능들을 포함하고 있습니다. 특히, Google 이 가장 많이 신경 쓰고 있는 AI 머신 러닝 기능을 Gmail 에 적용하여 사용자의 생산성과 업무 효율을 극대화하는데 초점을 맞추고 있습니다. 개인용 Gmail 또는 기업용 Google Workspace의 Gmail 사용자 대부분이 이러한 기능들의 존재를 모르고 기본적인 기능 만을 사용하고 있습니다.  Gmail 은 우리가 알고 있는 것 이상으로 많은 기능을 제공하고 있습니다. 특히 최근에는 Gmail U/I 가 새롭게 업데이트 (최근에 레이아웃 템플릿과 다중 전송 모드) 되면서 새로운 기능들도 많이 추가 되었습니다. 하루에도 100통 이상의 이

Gmail 에서 보낸 메일 수신확인 할 수 있는 방법 개인 지메일 또는 기업용 지메일을 사용하는 분들의 불만 중에 하나는 보낸 메일에 대하여 상대방이 메일을 읽었는지 여부를 확인 하는 기능이 없어서 불편하다는 이야기를 많이 듣습니다. 특히, 국내에서 제공하는 타 이메일 서비스 (예, 네이버 메일) 에서는 제공하고 있는데 왜? 유독 지메일 만 제공하지 않는지에 대한 불만이지요. 사실 표준 이메일 프로토콜에 의하면 보낸 메일에 대한 수신 확인 하는 기능은 본래부터 제공하기 않고 있습니다. 따라서 대부분 수신 확인 기능을 제공하는 메일 서비스들은 같은 이메일 서비스 내의 사용자 간 이메일 확인만 가능하거나 또는 타 이메일 시스템으로 보낸 메일에 대한 수신 확인이 제대로 확인이 안되는 경우가 많습니다.  지메일에는 메일 수신 확인 기능이 제공하지 않는 것으로 알고 있습니다. 사실 개인 지메일 (무료 지메일) 본래 수신 확인 기능은 제공하지 않는 것이 맞습니다. 그러나 기업용 지메일(Google Workspace)에서는 ‘수신 확인 요청' 기능은 이미 제공하고 있었습니다. (아래 기업용 지메일 캡쳐이미지 참조) 메일 보내기에서 선택적으로 ‘수신 확인 요청' 을 할 수 있게 되어 있습니다. 그러나, 기업용 지메일에서의 ‘수신확인 요청' 은 수신자가 지메일을 사용하는 계정에서만 유효한 기능입니다. 지메일이 아닌 타 이메일 수신자에게 보낸 메일에 대한 수신 확인은 할 수 없는 제약이 있는 서비스 이지요. 어쩃든 지메일이 아주 수신확인 기능이 없는 것은 아니였죠? 이 문서는 위 기업용 지메일의 수신확인 기능을 설명하려고 하는 것은 아닙니다. 이보다 더 강력한 수신 확인 기능을 소개하고자 합니다.   이 수신확인 기능은 크롬브라우저를 사용하는 모든 개인용 지메일 및 기업용 지메일 사용자 모두 사용이 가능 한 것으로. 수신자가 메일을 읽었는지 뿐만아니라, 어떤 기기(데스트탑인지 모바일인지)에서 읽었는지 몇 번 읽었는지, 심지어는

기록하기 위한 모든 도구는 버려라!   Gmail 하나 면 충분 기록의 핵심은 타임스탬프이다. 일기를 쓰던, 회의록을 작성하던, 거래하는 업체와 계약서를 주고 받던, 내 문서를 생성하던, 디지털 문서의 진본 확인을 할 때도 가장 중요한 것은 생성된 시간(타임스탬프)에 대한 기록입니다.  기록을 위한 앱을 활용 할 때는 개인용이던 기업 용이던 어떠한 것들을 사용하던 간에 반드시 생성 된 시간이 기록되고, 향후에도 수정 및 위변조가 불가능한 것으로 인정을 받을 수 있는 도구를 활용하는 것을 권고합니다.  추천하고 싶은 가장 좋은 방법으로는 Gmail을 기록 보관 용으로 활용하는 것입니다.  Gmail 만큼 기록을 위한 유용한 도구가 없는 듯 합니다.  Gmail 은 4가지 중 (무료 Gmail 사용자는 15GB, 기업용 Google Workspace 의 Gmail, 교육용 Google Workspace for Education, 비영리 단체용 Google Workspace for Nonprofit) 하나를 선택하여 사용할 수 있습니다. 저는 단순히 이메일 주고 받는 용도 외에도, 온갖 종류의 기록(일지, 일기, 아이디어, 읽은 책 기록, 회의록, 영수증 첨부, 스마트폰으로 스캐닝한 종이문서, 첨부문서등등)들을 Gmail에 저장하고 있습니다.  구글의 제품 개발 부사장이었던 '조너선 로젠버그'는 본인의 여권, 의료 보험 증등을 스캐닝하여 본인을 받는 사람 주소로 이메일을 보내어 Gmail안에 저장한다고 합니다. 이렇게 하면, 언제 어디서든 기기와는 상관없이 검색이 쉽기 때문에 기록 및 저장을 위해서 Gmail을 사용한다고 합니다.    서론이 너무 길었군요. Gmail을 활용하여 효율적으로 기록하고 자동으로 분류하고 쉽게 검색 하는 방법을 소개합니다. 기록을 원하는 내용을 자신의 이메일 주소로 메일을 보내는 것입니다. (앞에서 언급한 구글의 부사장인 ‘조나선 로젠버그'가 주로 사용하는 방법, 예). 본인의 여권을 스캔하여 Gm

GMail 자동분류 (Priority Inbox)의 모든 것 업무용 Gmail (Google Workspace 의 Gmail)이던 개인용 무료 Gmail 사용자던 Gmail을 사용하다보면 아래와 같은 심볼을 보신적이 있나요? 늘 보던 심볼인데 과연 이 심볼들이 무슨 의미가 있었는지 알고 이용하는 분들은 많지 않을 것이라 생각합니다. Gmail의 타의 추종을 불허하는 기능중에 하나가 '자동 스팸 처리' 입니다. Gmail에서는 다른 메일시스템과 비교하여 상대적으로 스팸으로부터의 스트레스는 거의 없습니다. Gmail에서는 자동 스팸처리 외에서 사용자에게 중요한 메일인지 여부를 자동으로 분류하여 이를 알려주는 기능이 있다는 사실을 알고 계신가요? Gmail은 수신되는 메시지의 패턴과 사용자가 응답하는 메일들의 패턴들을 지속적으로 분석하여 수신되는 메일이 본인에게 중요한지 여부를 판별하여 줍니다. Gmail의 사용 빈도수가 많으면 많을 수록 이 자동분류의 정확도는 높아진다고 합니다. 위 Gmail의 수신된 메일의 목록에서 노란색 이 심볼이 Gmail이 중요한 메일로 분류하여 표시한 심볼입니다. 만일 이 심볼의 메시지가 중요한 메일이 아닌 경우는, 해당 심볼위에 마우스 클릭으로 중요 메일을 해제 시킬 수 있습니다. Gmail은 이런 패턴을 학습하여 중요도를 더 높입니다. 이 심볼은 ">>" 가 보입니다. 이 심볼의 의미는 메일의 수신자 (To:) 목록에 다른 수신자들은 없고 본인한테만 유일하게 보낸 메일을 의미 합니다. 즉, 중요한 메일로 분류되어 있으면서 본인한테만 보내진 메일이란 의미 이 심볼은 ">" 가 보입니다. 이 심볼의 의미는 메일의 수신자 (To:) 또는 참조 (CC:) 목록에 본인 이외에도 다른 수신자 또는 참조자들이 있을 경우를 의미합니다. 즉, 중요한 메일로 분류되어 있으면서, 수신자 또는 참조자에는 여러명이 존재하고 그중에 본인도 포함되어 있는 메일이란 의

Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다. 모든 기록 관리를 위해서 Gmail을 활용하는 방법입니다. 타임스탬프 저장 기록 보관을 위해서, 그리고 향후 필요할떄 수시로 검색할 컨텐츠들을 본인이 자신의 이메일 주소로 태깅하여 메일을 보낸 후 지메일에 저장시키는 방법입니다. (예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송). 이때, 이메일 주소에 "hsikchoi+여권@ gmail.com " 를 추가하여 메일을 보내는 방법입니다. 지메일의 라벨 및 필터를 적용하면 자동 분류 시킬 수 있습니다. 이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법 저는 모바일에서 메모용 앱으로는 Google Keep 을 주로 사용합니다. 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 장기 기록 보존(시점 확인(타임스탬프)를 위함)을 위해서 해당 메모를 나 자신 이메일로 보냅니다. 이떄 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+기록@gmail.com’ 로 보냅니다. 즉, 본인의 이메일 주소가 ‘ hsikchoi@gmail.com ’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+기록@gmail.com’ 으로 보냅니다. 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+기록@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+기록@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+기록+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘ hsikchoi@gmail.com ’ 으로 인지합니다. 스

Gmail 을 업무용으로 주로 사용하는 사용자로서, 그동안 가장 큰 불편중에 하나는 메일 본문 내용 작성 시 테이블 (표)이나 차트를 바로 입력할 수 없다는 것이었다.  이메일 본문에 표나 차트를 삽입하려면 구글스프레드시트나 엑셀에서 작성후 복사 붙이기로 작성하는 방법이 있었으나 이는 매우 번거로운 작업이기도 하였다. 지난 2022년 3월에 구글이 구글문서를 업그레이드하면서 문서(Docs)안에서 이메일 초안을 작성하고 바로 지메일로 보낼 수 있는 기능이 추가 되었다. 이 기능을 통해서 이메일 본문 안에 표나 차트를 자유롭게 편집이 가능하게 되었다.  특히 이메일 초안을 여러 명에게 검토 의견을 받아야 할 경우 이메일로 보내고 받고 할 필요 없이, 구글 문서를 공유하여 공동 작업이 가능해 진 것도 업그레이드 된 부분이다. .  구글 문서에서 이메일 초안 기능을 사용하려면, ‘@’ 를 입력한 후 ‘빌딩 블록’ 목록이 나타나면 목록중에서 ‘이메일 초안’ 을 선택하면 된다.  아래와 같이 이메일 초안 작성이 완료 된 후에는  좌측 상단에   이메일 아이콘을 클릭하면 지메일이 실행이 된다. 

받은 메일 중에는 메일 내용을 읽는 순간,  본인도 모르게  본인 컴퓨터의 IP 정보나 기타 원치 않는 정보들 (어떤 브라우저를 사용하는지, 사용하는 메일 앱이 무엇인지, 접속한 IP 주소 정보를 얻어서 위치 정보를 알수 있음)이 노출 되는 경우가 발생을 한다. 발신자 IP (이메일을 수신할때 본의 아니게 본인의 컴퓨터 IP를 보내는 경우) 추적을 당하게 되는 경우 여러가지 있을 수 있다. 다행히도 지메일 시스템에서는 상대방이 몰래 발신자 IP 추적을 당하는 것을 막는 방법을 제공하고 있다. [지메일 팁 2] 지메일에서 메일 수신 확인 방법  을 소개한 블로그에서도 언급은 되었지만, 이메일 서비스 시스템들이 내가 보낸 메일을 수신자가 읽었는지 여부를 확인 하는 방법으로 사용하는 기술이, 메일 메시지에 보이지 않는 이미지(픽셀)를 삽입하여 보낸 후, 메일 내용을 오픈 할 때 해당 이미지가 엑세스 되면서 수신자의 IP 주소를 추적하여 위치 정보를 얻는 방법을 사용하게 된다. 지메일에서는 본인이 의도하지 않게 IP 주소 추적을 막게 하는 방법으로 메일 내용에 포함된 이미지를 본인이 선택적으로 표시 할 것인지 여부를 결정할 수 있도록 할 수 있다. 본문 내용에 의심되는 이미지가 있다면 이미지를 보여지지 않게 할 수가 있다. 따라서, 이메일을 보낸 상대방 (지메일 사용자가 아닌 다른 이메일 시스템 사용자도 해당이 됨)이 메일 수신 확인 요청을 수락하지 않게 하려면, 본문 내용에 포함된 이미지를 표시 않게 하면 된다. 지메일에서 본문 내용에 외부 이미지를 자동으로 표시 않게 설정하는 방법은, 지메일->환경설정->기본설정->이미지 에서 '외부이미지를 표시하기 전에 확인' 을 설정 하면 된다. 이렇게 설정을 한 경우, 메일 발신자가 본인도 모르게 메일 수신 확인을 요청하는 메일을 보내게 되면, 지메일에서는 메일 수신시 아래와 같은 표시가 나타나게 된다. 분명 본문 내용에는 텍스트만 있고 이미지는 없는데 

Gmail 업무 효율 200% 높이기 팁 1. Gmail 편지함들의 이해 (시스템 라벨과 사용자 라벨의 차이점) 2. Gmail 에 적용된 AI 기술           - 후속 조치 (Nudge 기능) 자동 알림           - 스마트 답장 (Smart Reply)           - Gmail 자동분류 (Priority Inbox) 3. 비밀 모드 (Confidential Mode) 기능 4. Gmail 에서 보낸 메일 수신 확인 하기 5. 템플릿 (미리 준비된 답변) 활용하기 6. 발신자 IP 추적(메일 수신 확인의 수단)을 피하는 방법 7. 이메일 위임 기능 8. 나의 계정 활동 및 세부 정보 확인 하기 9. Gmail에서 간단하게 동보 (그룹) 메일 보내기 10. 다른 계정으로 메일 보내기 11. 보내기 취소 12. Gmail에서 다양한 자동 응답 메시지 보내기 13. 예약 전송 방법 14. 멀티 서명 사용하기 15. Gmail 고급 검색 방식  16. 모든 기록은 Gmail 로 (Gmail 태깅/별칭 ) Gmail 사용자는 꾸준히 늘어 나고 있습니다. 통계에 의하면 전세계에서 약 18억명 정도가 활성 사용자로 이용하고 있다고 합니다. 개인용 Gmail 또는 기업용 Google Workspace 사용자 대부분이 늘 쓰는 기본적인 기능만 사용하고 있다고 합니다. Gmail 은 우리가 알고 있는 것 이상으로 많은 기능을 제공하고 있습니다. 특히, Google 이 가장 많이 신경 쓰고 있는 AI 머신 러닝 기능을 Gmail 에 적용하여 사용자의 생산성과 업무 효율을 극대화하는데 초점을 맞추고 있습니다. 하루에도 100통 이상의 이메일을 받는 사람들을 한 번 생각해보시기 바랍니다. 100통의 메일중에 실제로 바로 답장을 주거나 조치를 취해야 할 메일은 5% 미만이라고 합니다. 대부분 이 5% 미만의 메일을 확인 하기 위해서 100통의 메일을 일일이 확인하기 위하여 많은 시간을 소모합니다. Gmail은 100통의 메일들을 모두 조사하는 시간을 들

지메일에서 받은편지함 (inbox)에 중요한 메일 찾아서 처리하기도 바쁜데 쓸데 없는 메일들도 너무 많이 쌓요 있어서 이를 분류하여 처리하기가 많은 시간을 소모하지 않나요?  이러한 쓸데 없는 메일들을 한방에 줄이는 방법을 소개하고자 합니다. 아침에 출근하여 지메일에 로그인합니다. 받은편지함에 읽지 않고 쌓여 있는 수백통, 수천통의 메일들을 보게됩니다. (아래 샘플에서는 받은편지함에 5,057통의 메일이 읽지 않은 상태로 되어 있습니다) 이 숫자를 볼때마다 스트레스 무게감이 엄청 밀려옵니다. 지메일을 기본 (디폴트) 설정으로-지메일 처음 사용때부터 특별히 설정을 변경하거나 고급 설정을 따로 하지 않은 상태-만 사용하고 있다면 위와 같이 받은 편지함에 읽지 않은 메일이 (아래 예에서는 5,057 메일이 읽지 않은 상태) 엄청 쌓여있는 일이 발생하는 것은 어떻게 보면 자연스러운 현상일 수 있습니다. 이 받은편지함에 불필요하게 쌓이는 메일을 효과적으로 줄여서 스트레스 무게감을 팍 줄이는 방법을 소개하고 합니다. ‘받은편지함' 의 쓸대 없는 무게를 팍 줄이는 방법 제 1단계는, 각종 SNS로부터 오는 각종 알림 메일들, 스팸메일은 아니지만 각종 홍보성 메일들, 뉴스레터, 협회,마케팅 성 메일, 온라인 쇼핑몰에서 오는 각종 주문 정보, 배송 알림, 예약 주문, 청구서, 명세서등의 메일들을 수신은 하지만 받은편지함에는 쌓이지 않게 하는 것입니다. 즉, 이러한 메일들에 대해서는 간단하게 아래와 같이 ‘받은편지함 건너뛰기(보관)’ 를 하고 내가 생성한 ‘SNS’ 라벨로 자동 이동하게 필터 조건을 만드는 것입니다. 이방법의 핵심은 이러한 메일들을 자동으로 걸러 내기 위한 검색 조건이 ‘category:social (or promos, updates, forums)’ 라는 것입니다. 제 1단계 설정 방법 (1). 지메일 ‘검색옵션표시' 클릭 (2). 포함하는 단어에 ‘category:social’ 입력 지메일의 숨어있는 라벨을 활용하는 팁입니다. 이중에서 s