2016년 4월 28일 목요일

[Google Apps 한글 소식지 4월호 ] 이번호 부터는 전자책 epub 포맷으로도 배포

SBC Technology 에서 매월 발행하는 Google Apps 전문 뉴스레터 4월호 입니다.
이번 호에도 지난 3월에 새롭게 업데이트된 많은 소식과 유용합 팁들이 많이 담겨 있습니다.
아울러 이번호부터는 전자책 포맷인 epub 파일로도 배포가 되오니 많은 구독 바랍니다.

이 epub 파일은 Goolge Play북에 업로드 또는 Kindle 전자책에서 볼수 있습니다.












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2016년 4월 25일 월요일

[팁-지메일] 개인 Gmail -> Google Apps 지메일, Google Apps 다른 도메인 간에, 퇴사자 이메일을 이전하는 방법

Google Apps를 도입한 기업에서 개인들이 기존에 사용하던 개인 지메일을 회사 Google App 지메일로 이전하는 방법, Google Apps 사용자중 퇴사자가 있을 경우 퇴사자의 이메일을 회사내의 다른 사람에게 이전하는 방법, 서로 다른 도메인간 Google Apps 지메일을 이전하는 방법, 기타 IMAP 을 지원하는 이메일 서버의 이메일을 Google Apps로 이전하는 방법에 대한 소개


Google Apps 관리자는 관리콘솔의 “이전" 기능을 통해서 개인 지메일 또는 퇴사자의 모든 메일을 다른 지정된 사람에게 이전을 시킬 수 있습니다. 또한, 다른 도메인의 구글앱스 지메일, MS Exchange Server 이메일, 타 iMAP 서버의 이메일을 Google Apps 로 이전할 수 있습니다.

아래 예는 개인 지메일을 구글앱스 지메일로 이전하는 방법과, 퇴사자의 이메일을 사내의 다른 사람에게 이메일을 이전 시키는 방법에대한 소개 입니다.



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2016년 4월 22일 금요일

[팁-구글 드라이브] 에버노트 데이터 일괄로 구글 드라이브로 이전하기

클라우드 기반 스토리지 또는 메모, 웹 저장 서비스를 사용하는 기업이나 개인들의 가장 큰 고민 중에 하나는, 가능하면 하나의 서비스로 통일해서 일관되게 그리고 안전하게 사용 및 관리하고자 하는 경우입니다.

이번에 소개하는 솔루션은 Evernote 의 데이터를 Google Drive로 백업 (PDF 파일로 저장) 할 수 있는 무료 서비스입니다.  아무래도 Evernote 에 저장되는 저장 구조 및 포맷은 표준 포맷이 아닌 Evernote의 고유의 구조를 사용하고 있기 때문에, 구글 드라이브와 같은 다른 클라우드 서비스로 이전하기 위해서는 표준 포맷이 필요하겠지요. 이 솔루션에서는 표준 문서 포맷인 PDF 를 이용합니다. 따라서, Evernote의 모든 노트들은 내 구글 드라이브에 저장할 때는 자동으로 PDF 포맷을 저장이 됩니다.

CloudHQ.net사는  각종 클라우드 시스템간의 양방향 또는 단방향 동기화 및 데이터 백업을 실현하여 주는 서비스를 무료 (15일간 개인 사용자 무료 사용 가능) 및 유료 서비스를 제공하고 있습니다. (https://www.cloudhq.net/google_apps/solutions)

이 서비스를 통해서 Evernote 에 저장된 모든 노트들을 일괄로 내 구글드라이브로 옮겨 보도록 하겠습니다.

1. https://www.cloudhq.net/google_apps/solutions 접속 후 "Integrate Evernote"  선택



2. Sign-up 을 위한 본인의 이메일 계정 등록



3.  무료 서비스인 Single User Setup 선택



4.  Sync Two cloud Accounts 선택




5.  이전을 원하는 대상 서비스 선택 (여기서는 Evernote ) 선택


6.  선택된 Evernote 계정 정보 입력 후 내 에버노트의 백업 대상을 선택 (이 예제에서는 전체 Evernote 를 선택함)


7.  데이터 이전(백업)할 구글 드라이브 서비스 선택



8. 단방향 동기화 선택
  • 양방향이 동기화가 가능하나, 이번 예제에서는 에버노트의 모든 데이터를 구글드라이브로 일괄로 옮기는 경우임으로 단방향 선택을 해야 합니다.


9.  구글 드라이브로 저장될 포맷 선택
  • PDF 포맷으로 저장할 것인지 아니면 에버노트 고유 포맷인 ENEX (에버노트 XML 포맷) 포맷을 할 것인지 결정


10. 이전 설정 완료 후 데이터 이전 과정을 모니터링 하기


11. 내 구글 드라이브 확인
  • 에버노트에 저장되더 있는 노트북 구조로 생성이 되며, 데이터는 PDF 포맷으로 저장됨 (이번 예제에서는 PDF 포맷으로 선택을 하였음)




CloudHQ 서비스는 다양한 클라우드 서비스들 (거의 총 망라하여 모든 클라우드 서비스들간의 데이터 이전 및 동기화 서비스) 간의 데이터 이전을 전문으로 제공하고 있습니다. 개인들은 15일간 무료 서비스를 이용할 수 있음으로, 이 기간동안 가능하면 필요로 하는 기존의 클라우드 스토리지들 (Evernote, Dropbox, OneDrive, Gmail, Google Drive, Office365, Salesforce,etc) 의 데이터를 다른 시스템으로 백업하기에 매우 유용한 서비스 입니다.

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2016년 4월 21일 목요일

[팁-구글 드라이브] 보안이 요구되는 문서 사내에 공유시 링크가 있는 사용자 재 공유 방지 방법

사내에서 보안이 요구되는 문서들을 사내 특정인에게만 공유하고자 할경우, 즉 공유 받은 사람이 링크가 있는 사용자에게 재 공유를 하게 되면 다른 사용자들에게 보안 문서들이 공개되거나 유출이 될 수 있습니다.

따라서,  보안이 요구되는 문서들을 사내에 특정인 (이메일로 지정한) 에게만 공유하고, 공유 받은 사람이 링크가 있는 사용자들에게 재 공유를 하지 못하도록 방지하는 방법입니다.

보안 문서 소유자는 아래 절차로 설정하여 공유
   - 예). 소유자 : charly.choi@charlychoi.com 가 사내의 kim.cs@charlychoi.com 에게 보안문서 공유


    1). 특정인을 지정하여 공유시 반드시, '끄기 - 특정 사용자만 엑세스 할 수 있음' 을 선택
    2). 공유 옵션 - 고급-> 소유자 설정 -> "편집자가 액세스를 변경하고 새 사용자를 추가하는 것을 차단합니다" 를 필히 선택 (아래 이미지 참조)


2. 공유 받은 사람 (예, kim.cs@charlychoi.com)


- 공유 받은 사람 (예, kim.cs@charlychoi.com) 의 공유 설정 옵션에서는 더이상 추가 공유 옵션을 설정 할 수 없도록 자동 disable 됩니다. 
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위와 같은 방법을 이용하면, 회사에서 특별히 보안이 요구되는 문서들은 팀장 또는 부서장들이 보안문서의 소유자 권한을 갖고 위와 같은 설정을 한 후 사내 특정인들을 지정하여 공유를 하게 되면, 공유 받은 특정인은 해당 문서를 링크로 재 공유할 수 없게 됩니다.

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2016년 4월 20일 수요일

[백서-Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것] 퇴사자 계정 삭제후에도 메일을 계속 수신하는 방법 소개

Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것

배경


구글앱스 사용중에 퇴사자가 발생할 경우 퇴사자를 위한 관리를 어떻게 해야 하는지?
  • 기존 퇴사자 계정의 모든 데이터(이메일, 구글 드라이브)를 백업 및 다른 사람에게 데이터 이전 방법
  • 퇴사자 계정 삭제 후에도 퇴사자 계정으로 메일을 지속적으로 받고 보낼 수 있는 방법 (계정 삭제는 라이선스 비용 절감 차원에서 라이선스 재 활용을 위해서는 필수 적으로 삭제가 요구됨)

퇴사자 계정의 모든 데이터 백업


구글에서는 구글앱스 사용자들 뿐만아니라 개인용 계정 (지메일/구글드라이브)의 사용자들에게 본인 소유의 모든 데이터들(예, 지메일, 구글드라이브, 구글+, 캘린더, 지도, 주소록, 행아웃, Keep, YouTube, 등등)을 다운로드 받을 수 있는 서비스를 제공하고 있습니다. (일명 ‘Takeout’ 서비스)

내 계정-> 개인정보 및 개인정보 보호->컨텐츠 설정-> 내 데이터 다운로드 메뉴에서 원하는 본인의 데이터를 다운로드 받을 수 있습니다. (구글앱스 사용자 및 개인 지메일 사용자 모두 해당)

이 작업은 퇴사자 본인이 직접 계정에 접속한 후 아래 작업을 수행해야 합니다.




퇴사자의 데이터 (구글 드라이브,구글+ 페이지) 소유권 이전하는 방법


퇴사자의 데이터중에서 구글 드라이브에 생성된 모든 문서들과 구글+ 페이지는 퇴사자의 의지에 상관없이 구글앱스 관리자는 다른 사람에게 데이터 소유권을 넘길 수 있다.

구글앱스에서 데이터 소유권 이전의 의미는 데이터를 복사하여 이전하는 개념이 아닌, 퇴사자가 생성하여 소유권을 갖고 있는 모든 문서 및 파일들의 소유권을 변경하는 것이다.

소유권 이전 작업은 관리자가 퇴사자 계정을 삭제 할 시에 이루어진다.  

그외에 지메일의 메일은 소유권 이전 대상이 되지 않음으로, 퇴사자의 이메일은 위에서 언급한 Takeout 서비스를 통해서 백업을 받아야 한다.

퇴사자 계정 삭제후 퇴사자의 메일을 계속 수신하는 방법

퇴사자의 계정 삭제는 관리자 입장에서는 필수적일 수 있다. 계정을 삭제를 해야 추후에 다른 신규 가입자에게 추가 라이센스 비용없이 사용할 수 있기 때문이다.

일단 계정을 삭제하면, 해당 이메일 계정이 삭제가 됨으로 삭제된 이후부터는 퇴사자의 이메일로는 메일을 수신하거나 송신할 수 없게 된다.

기업에서는 퇴사자의 계정은 삭제되었어도 어느 기간동안에는 퇴사자의 메일로 수신되는 메일을 받아야 하는 경우가 있다. 예). 영업부의 영업사원이 업무적으로 주고 받았던 메일 중에는 거래처 관련 메일이 있을 수 있고, 해당 영업사원이 퇴사를 하였어도 이전에 중요한 영업적인 메일들은 계속 수신 될 수 있기 떄문

계정 삭제 후 퇴사자의 이메일을 계속 수신할 수 있는 방법

구글앱스의 그룹스를 활용하는 방법을 사용하면 된다. 예를 들면, 홍길동 (hong@mycompany.com) 이 퇴사를 하고, 계정을 삭제를 한 후 관리자는 구글 그룹스를 통해서 ‘hong@mycompany.com’ 새 그룹을 생성한다.


관리자는 새 그룹을 생성후 그룹 멤버로는 실제 메일의 내용을 수신할 사람을 지정한다.


그리고 외부에서도 ‘hong@mycompany.com’ 그룹 메일로 메일을 보낼 수 있도록 그룹의 게시 권한을 반드시 전체 공개로 설정해야 한다.

이 과정을 마치면, 외부에서는 예전과 같이 hong@mycompany.com 메일로 메일을 보낼 수 있게 되고, 실제로 메일 수신은 그룹의 멤버인 다른 사람이 수신 하게 된다.

삭제된 퇴사자 계정으로 메일을 보내는 방법

위에서 설명한 방법으로 그룹 메일을 생성한 후 아래와 같이 지메일 환경설정에서 ‘계정 및 가져오기' -> 다른 주소에서 메일 보내기' 에서 해당 그룹 주소를 등록


메일 보내기 작성시, 보낸 사람을 ‘hong@mycompany.com’ 으로 선택하여 메일을 보낼 수 있게 됨

 

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2016년 4월 17일 일요일

[팁-Google Apps]이용 대량메일 전송을 위한 모든 것

Google Apps 이용 대량메일 전송을 위한 가이드  

배경



마케팅 활동을 위해서 대량 메일을 보내야 하는 경우 있습니다. 대량메일은 한번에 많은 수신자들에게 메일을 보내야 합니다. 대부분의 메일 시스템들은 시스템 한계로 인하여 대부분의 대량 메일 전송 요구를 만족하지 못하는 경우가 많습니다.이로 인하여 별도의 대량 메일 서비스 시스템을 도입하거나 위탁 서비스를 유료로 이용하는 경우가 있습니다.

Google Apps 에서 권고하는 권장 사항.

Google Apps에 포함된 Gmail 서비스는 세계에서 가장 많이 사용하는 메일 서비스이고, 가장 안정적 이메일 시스템이면서 대용량 처리가 가능한 것으로 알려져 있습니다.  


Google Apps를 도입한 고객들은 간혹 Google Apps에 포함된 Gmail 시스템을 이용하여 대량의 메일 전송을 시도하다 아래와 같은 오류를 발생하면서 낭패를 겪는 경우가 왕왕 발생을 합니다.
  • 메일 전송 한도에 도달했습니다.
  • Gmail 전송 한도에 도달했습니다.
  • 최대 수신자 수를 초과했습니다.


주된 이유는 Gmail 시스템에도 허용하는 한계치가 있고, 사용자가 이 한계치를 초과하는 메일을 발송하려고 할때 오류가 발생을 합니다. 한계치를 넘는 시도가 있는 경우는 Gmail는 최대 24시간동안 해당 계정이 아무 작업을 할 수 없는 블록 상태에 빠질 수 있습니다 (24시간 이후에 자동 해제 됨)


따라서 우선 Google Apps의 Gmail을 이용하여 대량 메일을 보낼  경우는 Gmail의 전송 한도가 얼마 인지 확인을 해야 합니다.

자세한 백서는 여기를 클릭하여 다운로드

다음 Google Apps 팁 예고)
- Google Apps 사용시 퇴직자 관리를 위한 모든 것

  • 퇴직자 데이터 (이메일, 구글드라이브) 백업 방법
  • 퇴직자 구글드라이브 소유권 이전 방법
  • 퇴직자 계정 삭제후 퇴직자 이메일 주소로 메일을 계속 받는 방법
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2016년 4월 16일 토요일

[팁-구글 캘린더 앱 업데이트] 목표를 정하고, 스스로 학습하여 일정 잡아주고, 목표를 달성하기 위한 관리까지.

이번에 새롭게 업그레이드된 모바일용 구글 캘린더입니다.

이번 캘린더에는 캘린더가 목표를 정한 일정에 대해서 선호도를 학습하여 이에 맞는 일정을 잡아 주는 기능이 추가 되었습니다.

특이한 것은, 목표의 종류에 따라서 스스로 적당한 시간대를 찾아서 잡아서 일정을 잡고 주기적으로 해당 목표를 완성 하였는지를 관리 및 학습하는 것으로 보입니다.

구글은 기계학습 기능을 여러 앱에 다양하게 적용하고 있는 듯 합니다. 이번 캘린더의 '목표' 기능은 단순한 반복 일정을 잡아 주는 기능을 넘어서, 실제로 목표를 달성할 수 있도록 여러가지 부가 기능을 제공하는 것을 목표로 하는 듯.

'목표' 라는 아이콘 메뉴가 새롭게 추가 되었습니다.



목표는 '운동', '자기 계발', '가족과 친구', '나만의 시간', '계획적인 생활' 카테고리에서 선택할 수 있게 되어 있습니다.



카테고리가 선택이 되면











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2016년 4월 15일 금요일

[팁-지메일 및 구글드라이브] 오프라인 모드에서 작업의 모든 것

구글앱스 오프라인 지원의 모든 것


Google Apps 는 100% 클라우드 기반으로 브라우저만으로 모든 업무를 볼 수 있습니다. 이로인하여 Google Apps는 오프라인 상태에서는 사용할 수 있나? 라고 문의를 많이 합니다.


일반적으로는 타 클라우드기반 서비스들에서는 오프라인 모드를 지원하지 않고 있는 것으로 알고 있습니다. 즉, 인터넷 연결 없이는 사용이 불가능 할 수 있습니다.


그러나 Google Apps 에서는 인터넷이 연결이 되지 않은 상태에서도 Gmail 및 구글드라이브의 구글문서도구를 사용하여 편집이 가능할 수 있도록 기능을 제공하고 있습니다.


우선 Google Apps의 오프라인 기능을 사용하려면 반드시 크롬브라우저를 사용해만 합니다. (다른 브라우저에서는 오프라인 서비스를 이용할 수 없습니다)


이 팁에서는 오프라인 상태에서 Gmail과 구글문서도구를 사용할 수 있는 방법을 소개하고자 합니다.


Gmail 오프라인

Gmail 오프라인을 사용하면 인터넷에 연결되어 있지 않을 때 또는 연결이 불안정하거나 느릴 때에도 메일에 액세스하고 새 메일을 작성할 수 있습니다. 인터넷에 다시 연결되면 Gmail에서 모든 발신 메일을 자동 전송합니다. 데이터의 최대 동기화 기간은 30일입니다.

오프라인 Gmail Chrome 앱 사용(권장 사항)

오프라인 Gmail 기능은 무료 Chrome 웹 애플리케이션으로 제공됩니다. 오프라인 Gmail Chrome 앱을 사용하는 방법 자세히 알아보기



도메인에 오프라인 Gmail 사용 설정

오프라인 Gmail을 사용 설정하려면 다음 단계를 따르세요.
  1. Google Admin console에 로그인
  2. 대시보드에서 앱을 클릭한 다음 Google Apps for Work > Gmail > 사용자 설정을 클릭합니다.
  3. 최종 사용자 액세스 섹션으로 스크롤하여 사용자를 위한 오프라인 Gmail 사용 체크박스를 선택합니다.
  4. 변경사항 저장을 클릭합니다. 변경사항이 적용되기는 데 다소 시간이 걸릴 수 있습니다.
오프라인 Gmail을 사용하도록 설정하면 사용자의 Gmail 설정에 오프라인 탭이 새로 표시됩니다.

각 사용자가 오프라인 Gmail 사용 설정

오프라인으로 작업하려는 각 사용자가 오프라인 Gmail을 사용하도록 설정하려면 다음 단계를 따라야 합니다.
  1. Gmail의 오른쪽 상단에 있는 메일 설정 링크를 클릭합니다.
  2. 오프라인 탭을 클릭합니다(도메인에서 오프라인을 사용할 수 있는 경우).
  3. 컴퓨터에서 오프라인 메일 사용을 선택합니다.
  4. 변경사항 저장을 클릭하고 안내를 따릅니다.

알려진 오프라인 Gmail 문제

사용자는 인터넷에 연결되어 있을 때처럼 오프라인으로도 Gmail 계정을 사용할 수 있습니다. 그러나 현재 사용할 수 없는 기능에 대해 알려진 문제를 확인하시기 바랍니다.


오프라인에서 구글 드라이브 파일 액세스

구글 드라이브에서 오프라인 모드를 사용하기 위해서는 설정에서 오프라인을 선택해야 합니다.


인터넷에 연결되지 않은 경우에도 드라이브와 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 파일을 보고 수정할 수 있습니다. 방법은 아래 동영상에서 확인하세요.
위 동영상은 Google 드라이브와 Google 문서/스프레드시트/프레젠테이션의 파일을 오프라인으로 보고 수정하는 방법을 설명합니다('CC' 버튼을 클릭한 후 설정 메뉴에서 원하는 언어를 선택하여 자막 표시 가능).
오프라인 상태일 때 알아두면 유용한 사항은 다음과 같습니다.
  • Chrome 브라우저나 Chrome 기기를 사용합니다. 다른 브라우저에서는 오프라인으로 작업할 수 없습니다.
  • 동일한 컴퓨터에서 여러 명의 사용자가 오프라인으로 드라이브를 사용하려면 각 사용자가 서로 다른 Chrome 프로필로 로그인해야 합니다.

오프라인 액세스 사용 설정 또는 사용 중지

드라이브, 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션의 설정에서 오프라인 액세스를 사용 설정하거나 중지할 수 있습니다.
컴퓨터
중요: 개인용 컴퓨터나 정기적으로 사용하는 컴퓨터에서만 오프라인 액세스를 사용 설정하시기 바랍니다. 공용 또는 공유된 컴퓨터에서 오프라인 액세스를 사용 설정하면 다른 사람이 내 동기화된 파일을 볼 수 있으므로 데이터가 위험에 노출될 수 있습니다.

Google 드라이브

  1. Chrome 브라우저에서 drive.google.com으로 이동합니다.
  2. 오른쪽 상단에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
  3. 설정을 선택합니다.
  4. '오프라인 상태에서도 파일을 수정할 수 있도록 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 및 드로잉 파일을 이 컴퓨터에 동기화합니다.' 옆의 체크박스를 선택합니다. 오프라인 사용을 중지하려면 체크박스를 선택 해제합니다.

문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 홈 화면

  1. Chrome 브라우저에서 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 홈 화면을 엽니다.
  2. 왼쪽에서 메뉴 아이콘 을 클릭합니다.
  3. 설정을 선택합니다.
  4. 사용을 클릭합니다. 오프라인 사용을 중지하려면 사용 중지를 클릭하세요.
파일과 폴더가 자동으로 동기화되어 인터넷에 연결되지 않은 상태에서도 사용할 수 있게 됩니다.
Android
파일에 오프라인 액세스를 사용 설정하려면 인터넷에 연결되어 있어야 합니다.

오프라인 액세스 사용 설정

파일을 오프라인에서 사용할 수 있도록 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
  1. 드라이브, 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션 앱을 실행합니다.
  2. 파일 이름을 1~2초 동안 길게 터치합니다.
  3. 상자가 표시되면 오프라인 아이콘 을 터치합니다. 색으로 채워진 아이콘 이 표시되는 경우 파일을 오프라인에서 사용할 수 있도록 이미 설정된 것입니다.

오프라인 액세스 사용 중지

파일의 오프라인 액세스 사용을 중지하려면 위 절차를 반대로 수행합니다.

오프라인 파일 검색 위치

모든 오프라인 파일은 앱의 왼쪽 탐색 패널에 있는 '기기' 섹션에서 찾을 수 있습니다.
iOS
파일에 오프라인 액세스를 사용 설정하려면 인터넷에 연결되어 있어야 합니다.

오프라인 액세스 사용 설정

파일을 오프라인에서 사용할 수 있도록 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
  1. 드라이브, 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션 앱을 실행합니다.
  2. 파일 이름 옆의 정보 아이콘을 터치합니다. Activity Information
  3. '기기에 보관' 옆의 슬라이드를 사용 안함에서 사용으로 이동합니다.

오프라인 액세스 사용 중지

파일의 오프라인 액세스를 사용 중지하려면 위의 절차를 반대로 수행하고 '기기에 보관' 옆의 사용을 사용 안함으로 슬라이드합니다.

오프라인 파일 검색 위치

모든 오프라인 파일은 앱의 왼쪽 탐색 패널에 있는 '기기' 섹션에서 찾을 수 있습니다

오프라인에서 사용할 수 있도록 설정할 수 있는 파일 형식

다음 파일은 오프라인에서 사용하도록 설정할 수 있습니다.
  • Google 문서
  • Google 스프레드시트
  • Google 프레젠테이션
  • Google 드로잉
다음 파일은 현재 오프라인에서 사용하도록 설정할 수 없습니다.

  • Google 사이트
  • Google 설문지
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