2016년 4월 28일 목요일

[Google Apps 한글 소식지 4월호 ] 이번호 부터는 전자책 epub 포맷으로도 배포

SBC Technology 에서 매월 발행하는 Google Apps 전문 뉴스레터 4월호 입니다.
이번 호에도 지난 3월에 새롭게 업데이트된 많은 소식과 유용합 팁들이 많이 담겨 있습니다.
아울러 이번호부터는 전자책 포맷인 epub 파일로도 배포가 되오니 많은 구독 바랍니다.

이 epub 파일은 Goolge Play북에 업로드 또는 Kindle 전자책에서 볼수 있습니다.












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2016년 4월 25일 월요일

[팁-지메일] 개인 Gmail -> Google Apps 지메일, Google Apps 다른 도메인 간에, 퇴사자 이메일을 이전하는 방법

Google Apps를 도입한 기업에서 개인들이 기존에 사용하던 개인 지메일을 회사 Google App 지메일로 이전하는 방법, Google Apps 사용자중 퇴사자가 있을 경우 퇴사자의 이메일을 회사내의 다른 사람에게 이전하는 방법, 서로 다른 도메인간 Google Apps 지메일을 이전하는 방법, 기타 IMAP 을 지원하는 이메일 서버의 이메일을 Google Apps로 이전하는 방법에 대한 소개


Google Apps 관리자는 관리콘솔의 “이전" 기능을 통해서 개인 지메일 또는 퇴사자의 모든 메일을 다른 지정된 사람에게 이전을 시킬 수 있습니다. 또한, 다른 도메인의 구글앱스 지메일, MS Exchange Server 이메일, 타 iMAP 서버의 이메일을 Google Apps 로 이전할 수 있습니다.

아래 예는 개인 지메일을 구글앱스 지메일로 이전하는 방법과, 퇴사자의 이메일을 사내의 다른 사람에게 이메일을 이전 시키는 방법에대한 소개 입니다.



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2016년 4월 22일 금요일

[팁-구글 드라이브] 에버노트 데이터 일괄로 구글 드라이브로 이전하기

클라우드 기반 스토리지 또는 메모, 웹 저장 서비스를 사용하는 기업이나 개인들의 가장 큰 고민 중에 하나는, 가능하면 하나의 서비스로 통일해서 일관되게 그리고 안전하게 사용 및 관리하고자 하는 경우입니다.

이번에 소개하는 솔루션은 Evernote 의 데이터를 Google Drive로 백업 (PDF 파일로 저장) 할 수 있는 무료 서비스입니다.  아무래도 Evernote 에 저장되는 저장 구조 및 포맷은 표준 포맷이 아닌 Evernote의 고유의 구조를 사용하고 있기 때문에, 구글 드라이브와 같은 다른 클라우드 서비스로 이전하기 위해서는 표준 포맷이 필요하겠지요. 이 솔루션에서는 표준 문서 포맷인 PDF 를 이용합니다. 따라서, Evernote의 모든 노트들은 내 구글 드라이브에 저장할 때는 자동으로 PDF 포맷을 저장이 됩니다.

CloudHQ.net사는  각종 클라우드 시스템간의 양방향 또는 단방향 동기화 및 데이터 백업을 실현하여 주는 서비스를 무료 (15일간 개인 사용자 무료 사용 가능) 및 유료 서비스를 제공하고 있습니다. (https://www.cloudhq.net/google_apps/solutions)

이 서비스를 통해서 Evernote 에 저장된 모든 노트들을 일괄로 내 구글드라이브로 옮겨 보도록 하겠습니다.

1. https://www.cloudhq.net/google_apps/solutions 접속 후 "Integrate Evernote"  선택



2. Sign-up 을 위한 본인의 이메일 계정 등록



3.  무료 서비스인 Single User Setup 선택



4.  Sync Two cloud Accounts 선택




5.  이전을 원하는 대상 서비스 선택 (여기서는 Evernote ) 선택


6.  선택된 Evernote 계정 정보 입력 후 내 에버노트의 백업 대상을 선택 (이 예제에서는 전체 Evernote 를 선택함)


7.  데이터 이전(백업)할 구글 드라이브 서비스 선택



8. 단방향 동기화 선택
  • 양방향이 동기화가 가능하나, 이번 예제에서는 에버노트의 모든 데이터를 구글드라이브로 일괄로 옮기는 경우임으로 단방향 선택을 해야 합니다.


9.  구글 드라이브로 저장될 포맷 선택
  • PDF 포맷으로 저장할 것인지 아니면 에버노트 고유 포맷인 ENEX (에버노트 XML 포맷) 포맷을 할 것인지 결정


10. 이전 설정 완료 후 데이터 이전 과정을 모니터링 하기


11. 내 구글 드라이브 확인
  • 에버노트에 저장되더 있는 노트북 구조로 생성이 되며, 데이터는 PDF 포맷으로 저장됨 (이번 예제에서는 PDF 포맷으로 선택을 하였음)




CloudHQ 서비스는 다양한 클라우드 서비스들 (거의 총 망라하여 모든 클라우드 서비스들간의 데이터 이전 및 동기화 서비스) 간의 데이터 이전을 전문으로 제공하고 있습니다. 개인들은 15일간 무료 서비스를 이용할 수 있음으로, 이 기간동안 가능하면 필요로 하는 기존의 클라우드 스토리지들 (Evernote, Dropbox, OneDrive, Gmail, Google Drive, Office365, Salesforce,etc) 의 데이터를 다른 시스템으로 백업하기에 매우 유용한 서비스 입니다.

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2016년 4월 21일 목요일

[팁-구글 드라이브] 보안이 요구되는 문서 사내에 공유시 링크가 있는 사용자 재 공유 방지 방법

사내에서 보안이 요구되는 문서들을 사내 특정인에게만 공유하고자 할경우, 즉 공유 받은 사람이 링크가 있는 사용자에게 재 공유를 하게 되면 다른 사용자들에게 보안 문서들이 공개되거나 유출이 될 수 있습니다.

따라서,  보안이 요구되는 문서들을 사내에 특정인 (이메일로 지정한) 에게만 공유하고, 공유 받은 사람이 링크가 있는 사용자들에게 재 공유를 하지 못하도록 방지하는 방법입니다.

보안 문서 소유자는 아래 절차로 설정하여 공유
   - 예). 소유자 : charly.choi@charlychoi.com 가 사내의 kim.cs@charlychoi.com 에게 보안문서 공유


    1). 특정인을 지정하여 공유시 반드시, '끄기 - 특정 사용자만 엑세스 할 수 있음' 을 선택
    2). 공유 옵션 - 고급-> 소유자 설정 -> "편집자가 액세스를 변경하고 새 사용자를 추가하는 것을 차단합니다" 를 필히 선택 (아래 이미지 참조)


2. 공유 받은 사람 (예, kim.cs@charlychoi.com)


- 공유 받은 사람 (예, kim.cs@charlychoi.com) 의 공유 설정 옵션에서는 더이상 추가 공유 옵션을 설정 할 수 없도록 자동 disable 됩니다. 
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위와 같은 방법을 이용하면, 회사에서 특별히 보안이 요구되는 문서들은 팀장 또는 부서장들이 보안문서의 소유자 권한을 갖고 위와 같은 설정을 한 후 사내 특정인들을 지정하여 공유를 하게 되면, 공유 받은 특정인은 해당 문서를 링크로 재 공유할 수 없게 됩니다.

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2016년 4월 20일 수요일

[백서-Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것] 퇴사자 계정 삭제후에도 메일을 계속 수신하는 방법 소개

Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것

배경


구글앱스 사용중에 퇴사자가 발생할 경우 퇴사자를 위한 관리를 어떻게 해야 하는지?
  • 기존 퇴사자 계정의 모든 데이터(이메일, 구글 드라이브)를 백업 및 다른 사람에게 데이터 이전 방법
  • 퇴사자 계정 삭제 후에도 퇴사자 계정으로 메일을 지속적으로 받고 보낼 수 있는 방법 (계정 삭제는 라이선스 비용 절감 차원에서 라이선스 재 활용을 위해서는 필수 적으로 삭제가 요구됨)

퇴사자 계정의 모든 데이터 백업


구글에서는 구글앱스 사용자들 뿐만아니라 개인용 계정 (지메일/구글드라이브)의 사용자들에게 본인 소유의 모든 데이터들(예, 지메일, 구글드라이브, 구글+, 캘린더, 지도, 주소록, 행아웃, Keep, YouTube, 등등)을 다운로드 받을 수 있는 서비스를 제공하고 있습니다. (일명 ‘Takeout’ 서비스)

내 계정-> 개인정보 및 개인정보 보호->컨텐츠 설정-> 내 데이터 다운로드 메뉴에서 원하는 본인의 데이터를 다운로드 받을 수 있습니다. (구글앱스 사용자 및 개인 지메일 사용자 모두 해당)

이 작업은 퇴사자 본인이 직접 계정에 접속한 후 아래 작업을 수행해야 합니다.




퇴사자의 데이터 (구글 드라이브,구글+ 페이지) 소유권 이전하는 방법


퇴사자의 데이터중에서 구글 드라이브에 생성된 모든 문서들과 구글+ 페이지는 퇴사자의 의지에 상관없이 구글앱스 관리자는 다른 사람에게 데이터 소유권을 넘길 수 있다.

구글앱스에서 데이터 소유권 이전의 의미는 데이터를 복사하여 이전하는 개념이 아닌, 퇴사자가 생성하여 소유권을 갖고 있는 모든 문서 및 파일들의 소유권을 변경하는 것이다.

소유권 이전 작업은 관리자가 퇴사자 계정을 삭제 할 시에 이루어진다.  

그외에 지메일의 메일은 소유권 이전 대상이 되지 않음으로, 퇴사자의 이메일은 위에서 언급한 Takeout 서비스를 통해서 백업을 받아야 한다.

퇴사자 계정 삭제후 퇴사자의 메일을 계속 수신하는 방법

퇴사자의 계정 삭제는 관리자 입장에서는 필수적일 수 있다. 계정을 삭제를 해야 추후에 다른 신규 가입자에게 추가 라이센스 비용없이 사용할 수 있기 때문이다.

일단 계정을 삭제하면, 해당 이메일 계정이 삭제가 됨으로 삭제된 이후부터는 퇴사자의 이메일로는 메일을 수신하거나 송신할 수 없게 된다.

기업에서는 퇴사자의 계정은 삭제되었어도 어느 기간동안에는 퇴사자의 메일로 수신되는 메일을 받아야 하는 경우가 있다. 예). 영업부의 영업사원이 업무적으로 주고 받았던 메일 중에는 거래처 관련 메일이 있을 수 있고, 해당 영업사원이 퇴사를 하였어도 이전에 중요한 영업적인 메일들은 계속 수신 될 수 있기 떄문

계정 삭제 후 퇴사자의 이메일을 계속 수신할 수 있는 방법

구글앱스의 그룹스를 활용하는 방법을 사용하면 된다. 예를 들면, 홍길동 (hong@mycompany.com) 이 퇴사를 하고, 계정을 삭제를 한 후 관리자는 구글 그룹스를 통해서 ‘hong@mycompany.com’ 새 그룹을 생성한다.


관리자는 새 그룹을 생성후 그룹 멤버로는 실제 메일의 내용을 수신할 사람을 지정한다.


그리고 외부에서도 ‘hong@mycompany.com’ 그룹 메일로 메일을 보낼 수 있도록 그룹의 게시 권한을 반드시 전체 공개로 설정해야 한다.

이 과정을 마치면, 외부에서는 예전과 같이 hong@mycompany.com 메일로 메일을 보낼 수 있게 되고, 실제로 메일 수신은 그룹의 멤버인 다른 사람이 수신 하게 된다.

삭제된 퇴사자 계정으로 메일을 보내는 방법

위에서 설명한 방법으로 그룹 메일을 생성한 후 아래와 같이 지메일 환경설정에서 ‘계정 및 가져오기' -> 다른 주소에서 메일 보내기' 에서 해당 그룹 주소를 등록


메일 보내기 작성시, 보낸 사람을 ‘hong@mycompany.com’ 으로 선택하여 메일을 보낼 수 있게 됨

 

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2016년 4월 17일 일요일

[팁-Google Apps]이용 대량메일 전송을 위한 모든 것

Google Apps 이용 대량메일 전송을 위한 가이드  

배경



마케팅 활동을 위해서 대량 메일을 보내야 하는 경우 있습니다. 대량메일은 한번에 많은 수신자들에게 메일을 보내야 합니다. 대부분의 메일 시스템들은 시스템 한계로 인하여 대부분의 대량 메일 전송 요구를 만족하지 못하는 경우가 많습니다.이로 인하여 별도의 대량 메일 서비스 시스템을 도입하거나 위탁 서비스를 유료로 이용하는 경우가 있습니다.

Google Apps 에서 권고하는 권장 사항.

Google Apps에 포함된 Gmail 서비스는 세계에서 가장 많이 사용하는 메일 서비스이고, 가장 안정적 이메일 시스템이면서 대용량 처리가 가능한 것으로 알려져 있습니다.  


Google Apps를 도입한 고객들은 간혹 Google Apps에 포함된 Gmail 시스템을 이용하여 대량의 메일 전송을 시도하다 아래와 같은 오류를 발생하면서 낭패를 겪는 경우가 왕왕 발생을 합니다.
  • 메일 전송 한도에 도달했습니다.
  • Gmail 전송 한도에 도달했습니다.
  • 최대 수신자 수를 초과했습니다.


주된 이유는 Gmail 시스템에도 허용하는 한계치가 있고, 사용자가 이 한계치를 초과하는 메일을 발송하려고 할때 오류가 발생을 합니다. 한계치를 넘는 시도가 있는 경우는 Gmail는 최대 24시간동안 해당 계정이 아무 작업을 할 수 없는 블록 상태에 빠질 수 있습니다 (24시간 이후에 자동 해제 됨)


따라서 우선 Google Apps의 Gmail을 이용하여 대량 메일을 보낼  경우는 Gmail의 전송 한도가 얼마 인지 확인을 해야 합니다.

자세한 백서는 여기를 클릭하여 다운로드

다음 Google Apps 팁 예고)
- Google Apps 사용시 퇴직자 관리를 위한 모든 것

  • 퇴직자 데이터 (이메일, 구글드라이브) 백업 방법
  • 퇴직자 구글드라이브 소유권 이전 방법
  • 퇴직자 계정 삭제후 퇴직자 이메일 주소로 메일을 계속 받는 방법
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2016년 4월 16일 토요일

[팁-구글 캘린더 앱 업데이트] 목표를 정하고, 스스로 학습하여 일정 잡아주고, 목표를 달성하기 위한 관리까지.

이번에 새롭게 업그레이드된 모바일용 구글 캘린더입니다.

이번 캘린더에는 캘린더가 목표를 정한 일정에 대해서 선호도를 학습하여 이에 맞는 일정을 잡아 주는 기능이 추가 되었습니다.

특이한 것은, 목표의 종류에 따라서 스스로 적당한 시간대를 찾아서 잡아서 일정을 잡고 주기적으로 해당 목표를 완성 하였는지를 관리 및 학습하는 것으로 보입니다.

구글은 기계학습 기능을 여러 앱에 다양하게 적용하고 있는 듯 합니다. 이번 캘린더의 '목표' 기능은 단순한 반복 일정을 잡아 주는 기능을 넘어서, 실제로 목표를 달성할 수 있도록 여러가지 부가 기능을 제공하는 것을 목표로 하는 듯.

'목표' 라는 아이콘 메뉴가 새롭게 추가 되었습니다.



목표는 '운동', '자기 계발', '가족과 친구', '나만의 시간', '계획적인 생활' 카테고리에서 선택할 수 있게 되어 있습니다.



카테고리가 선택이 되면











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2016년 4월 13일 수요일

[Google Voice Access 앱 베타] 음성 인식 기반의 안드로이드용 Voice Acess 앱 베타 테스팅 후기

지난 4월11일에 Google에서는 안드로이드용 앱으로 Voice Access 베타 버전을 출시하였다.
이 출시에 대한 자세한 정보는 아래 사이트 참조

http://venturebeat.com/2016/04/11/googles-voice-access-app-lets-you-control-android-devices-by-speaking/

이 앱의 베타 버전을 입수하여 테스트 해 본 후기입니다.

테스트 환경은 Nexus 6P (Android OS version 6.0 "Marshmallow") 에 Voice Access App 을 설치
그동안 Android 6.0 에서는 "Ok Google" 명령으로 음성 인식 검색 및 부분적인 명령을 음성으로 실행할 수 있었으나, 부분적으로만 명령어를 수행할 수 있었읍니다, 그러나 이번 Voice Access 앱은 음성으로 거의 Hand-Free 를 구현한 앱이라고 볼수 있다. 


Voice Access 설치 후에는 홈 화면에 아래와 같은 Voice Access 를 토글할 수 있는 아이콘이 표시됨


아이콘을 터치 하면 아래와 같이 모든 메뉴에 번호가 자동으로 표시됨.
음성으로 번호를 말하면 해당 메뉴나 기능이 수행이 되도록 하였다. 모든 음성 명령을 영어로만 인식 수행이 가능하나, 번호는 한국어로 인식이 됨 (예, "십이번" 또는 "구글플러스" 라고 말하면 Goolge+ 가 수행이 됨)




명령어를 잘 모를 경우는 "What can I say?" 라고 하면, 해당 명령어 도움말이 보여짐


구글 검색을 Voice Access로 수행을 시키면 아래와 같이 수행이 됨. 특이한 것은, 키보드의 모든 키들에 번호가 부여가 된다는 것 (모든 메뉴들은 번호로 수행이 가능하도록 한 것) 해당 번호를 한국어로 말을 해도 인식이 가능하고, 말 그대로 Hand-Free 로 명령을 수행할 수 있다는 사실


구글이 고 품질로 기계학습된 높은 인식률을 자랑하는 음성 인식 기능을 다양한 앱에 탑재하여 확산 시키려는 움직임이 보이는 듯 합니다. 긍극적으로는 손가락 터치 없이 음성으로만 모든 명령을 수행 할 수 있도록 하는 것과, 뿐만아니라 소위 인공지능으로 학습화 된 '가상 비서' 서비스를 제공하는 것을 목표로 하는 듯 보임.

안드로이드 설정에서 언어를 '영어' 로 설정후 Voice Access 수행하면 생각보다 부드럽게 영어 음성으로 안드로이드를 통제할 수 있음을 확인 하였다. 다만, 각 앱에서 화면을 스크롤을 올리거나 내릴 경우 명령어는  'scroll down/scroll up" 이라고 발음을 해야 하는데, 'Scroll' 을 인식 시키는데 어려움을 겪은 것 빼고는 'swipe left', 'swipe right' 라고 하면 손가락으로 좌우 스와이프 하는 기능을 그대로 수행이 되었음. 

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[Google Drive File Stream 10월17일 업그레이드 예정]MS Office 파일 실시간 버전 충동 방지 기능

10 월 17 일에 제공 될 MS Office 파일 실시간 버전 충돌 방지 기능 2018 년 10 월 17 일에 Google 드라이브의 Microsoft Office 파일에 대한 실시간 표시 기능이 모든 G Suite 도메인에 배포됩니다. ...