2016년 4월 20일 수요일

[백서-Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것] 퇴사자 계정 삭제후에도 메일을 계속 수신하는 방법 소개

Google Apps 퇴사자 관리를 위한 모든 것

배경


구글앱스 사용중에 퇴사자가 발생할 경우 퇴사자를 위한 관리를 어떻게 해야 하는지?
  • 기존 퇴사자 계정의 모든 데이터(이메일, 구글 드라이브)를 백업 및 다른 사람에게 데이터 이전 방법
  • 퇴사자 계정 삭제 후에도 퇴사자 계정으로 메일을 지속적으로 받고 보낼 수 있는 방법 (계정 삭제는 라이선스 비용 절감 차원에서 라이선스 재 활용을 위해서는 필수 적으로 삭제가 요구됨)

퇴사자 계정의 모든 데이터 백업


구글에서는 구글앱스 사용자들 뿐만아니라 개인용 계정 (지메일/구글드라이브)의 사용자들에게 본인 소유의 모든 데이터들(예, 지메일, 구글드라이브, 구글+, 캘린더, 지도, 주소록, 행아웃, Keep, YouTube, 등등)을 다운로드 받을 수 있는 서비스를 제공하고 있습니다. (일명 ‘Takeout’ 서비스)

내 계정-> 개인정보 및 개인정보 보호->컨텐츠 설정-> 내 데이터 다운로드 메뉴에서 원하는 본인의 데이터를 다운로드 받을 수 있습니다. (구글앱스 사용자 및 개인 지메일 사용자 모두 해당)

이 작업은 퇴사자 본인이 직접 계정에 접속한 후 아래 작업을 수행해야 합니다.




퇴사자의 데이터 (구글 드라이브,구글+ 페이지) 소유권 이전하는 방법


퇴사자의 데이터중에서 구글 드라이브에 생성된 모든 문서들과 구글+ 페이지는 퇴사자의 의지에 상관없이 구글앱스 관리자는 다른 사람에게 데이터 소유권을 넘길 수 있다.

구글앱스에서 데이터 소유권 이전의 의미는 데이터를 복사하여 이전하는 개념이 아닌, 퇴사자가 생성하여 소유권을 갖고 있는 모든 문서 및 파일들의 소유권을 변경하는 것이다.

소유권 이전 작업은 관리자가 퇴사자 계정을 삭제 할 시에 이루어진다.  

그외에 지메일의 메일은 소유권 이전 대상이 되지 않음으로, 퇴사자의 이메일은 위에서 언급한 Takeout 서비스를 통해서 백업을 받아야 한다.

퇴사자 계정 삭제후 퇴사자의 메일을 계속 수신하는 방법

퇴사자의 계정 삭제는 관리자 입장에서는 필수적일 수 있다. 계정을 삭제를 해야 추후에 다른 신규 가입자에게 추가 라이센스 비용없이 사용할 수 있기 때문이다.

일단 계정을 삭제하면, 해당 이메일 계정이 삭제가 됨으로 삭제된 이후부터는 퇴사자의 이메일로는 메일을 수신하거나 송신할 수 없게 된다.

기업에서는 퇴사자의 계정은 삭제되었어도 어느 기간동안에는 퇴사자의 메일로 수신되는 메일을 받아야 하는 경우가 있다. 예). 영업부의 영업사원이 업무적으로 주고 받았던 메일 중에는 거래처 관련 메일이 있을 수 있고, 해당 영업사원이 퇴사를 하였어도 이전에 중요한 영업적인 메일들은 계속 수신 될 수 있기 떄문

계정 삭제 후 퇴사자의 이메일을 계속 수신할 수 있는 방법

구글앱스의 그룹스를 활용하는 방법을 사용하면 된다. 예를 들면, 홍길동 (hong@mycompany.com) 이 퇴사를 하고, 계정을 삭제를 한 후 관리자는 구글 그룹스를 통해서 ‘hong@mycompany.com’ 새 그룹을 생성한다.


관리자는 새 그룹을 생성후 그룹 멤버로는 실제 메일의 내용을 수신할 사람을 지정한다.


그리고 외부에서도 ‘hong@mycompany.com’ 그룹 메일로 메일을 보낼 수 있도록 그룹의 게시 권한을 반드시 전체 공개로 설정해야 한다.

이 과정을 마치면, 외부에서는 예전과 같이 hong@mycompany.com 메일로 메일을 보낼 수 있게 되고, 실제로 메일 수신은 그룹의 멤버인 다른 사람이 수신 하게 된다.

삭제된 퇴사자 계정으로 메일을 보내는 방법

위에서 설명한 방법으로 그룹 메일을 생성한 후 아래와 같이 지메일 환경설정에서 ‘계정 및 가져오기' -> 다른 주소에서 메일 보내기' 에서 해당 그룹 주소를 등록


메일 보내기 작성시, 보낸 사람을 ‘hong@mycompany.com’ 으로 선택하여 메일을 보낼 수 있게 됨

 

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