배경
- 구글 드라이브에 많은 파일들과 폴더를 생성하여 다른 팀원간에 심도있게 공유하여 사용하는 경우에 예상치 못하게 내가 생성한 파일들 또는 내가 생성한 폴더가 갑자기 사라지는 현상이 발생 할 수 있고 이를 경험한 사용자들이 있을 것이다.
- 내가 분명히 파일이나 폴더를 지우지 않았는데 휴지통에도 없고, 내가 삭제한 기억도 없고, 이러한 현상이 발생할 경우에는 여기 문서에서 설명하는 해당 폴더나 파일들이 ‘고아 (Orphan)가 되어 있는 것이 틀림없다. 한글 설명서에는 ‘분리가 된 파일' 이라고 설명되어 있기도 하다.
- 고아가 된 파일들은 어떠한 폴더에도 속하여 있지 않고, 내 휴지통에도 존재하지 않고, 내 PC의 Sync 프로그램으로도 동기화가 되지 않는다. 그러나, 구글 드라이브에서는 용량을 계속 차지 않고 있는 상태.
- 간혹 왜? 내가 삭제한 적이 없는데 파일이 없어졌거나 폴더가 보이질 않는 경우 당황하지 않고 이문서를 자세히 참조하면 해답을 찾을 수 있다
파일이나 폴더가 고아가 왜? 발생하는 지 현상들 정의
- User A 가 Folder A를 생성하고, Folder A 안에 File A를 생성 한후, Folder A를 User B에게 편집권한으로 공유한 경우. User B 가 File A를 삭제를 할 경우. FIle A는 본래 소유자 User A만이 삭제가 가능하다. User B가 File A를 삭제한 경우는 User B의 휴지통에도 없을 것이고, User A의 휴지통에도 존재하지 않는 고아 상태가 된다
- 2번에서 User B 가 File A를 삭제하지 않고, User B의 내 드라이브내의 다른 폴더로 File A를 옮겨도 User A 는 File A가 사라지게 되고 고아가 되는 형상이 발생
고아가 된 파일을 찾아 내는 방법
- 분리된 항목이 있는 경우 소유한 전체 항목 목록에서 항목을 찾을 수 있습니다. Google 드라이브 검색창에서 아래 화살표를 클릭하고 소유권 ; 소유한 문서함을 선택합니다.
- 최근에 해당 파일에 액세스한 경우 왼쪽 탐색 메뉴에서 최근 문서함을 클릭한 다음 파일을 찾습니다.
고아가 된 파일을 쉽게 찾아서 복원 시키는 도구
- 고아간 된 파일 또는 폴더를 찾아서 복원하는 방법
- 소유자 드라이브의 검색 창에서 “is:unorganized owner:me’ 로 검색을 시도 해 본 후 검색 결과가 나오면 해당 파일 또는 폴더를 선택하여 원하는 폴더로 이동 조치를 취하면 됩니다.
도움말 참조 - https://support.google.com/a/answer/6008339?hl=ko
누가 파일들을 고아를 시켰는지 추적하는 방법
- '내 드라이브' 파일 및 폴더의 활동 추적 하는 방법
공유 폴더에서 파일 이동에 대한 주의 사항
사용자가 공유 폴더에서 항목을 이동할 때 발생할 수 있는 상황 및 이와 관련하여 조직에서 취할 조치는 다음과 같습니다.
Google 드라이브에 있는 파일이나 폴더는 새 위치로 드래그하거나 항목을 선택한 다음 이동 폴더 아이콘을 클릭하면 이동할 수 있습니다. 자세한 내용은 폴더에 항목 추가 또는 삭제를 참조하세요.
공유 폴더에서 파일이나 폴더를 내 드라이브(또는 다른 폴더)로 이동하면 복사되는 것이 아니라 이동되므로 이동된 콘텐츠는 공유 폴더에서 삭제됩니다. 결과는 다음과 같습니다.
- 공유 폴더에는 더 이상 이동된 파일이나 폴더가 표시되지 않습니다.
- 이동한 콘텐츠에 대해 공유 폴더에서 상속된 모든 권한은 삭제되고, 파일이나 폴더에 명시적으로 설정된 권한과 함께 대상 폴더에서 새로운 권한이 상속됩니다.
Example)
- 사용자 A와 B가 파일을 공유했습니다.
- 사용자 A와 B는 파일 위치에 상관없이 파일에 액세스할 수 있습니다.
- 파일은 폴더 X에 저장되어 있으며 사용자 A와 C가 이 폴더를 공유합니다.
- 사용자 A, B, C는 파일에 액세스할 수 있습니다.
- 사용자 D와 공유하는 폴더 Y로 파일을 이동했습니다.
- 사용자 A, B, D는 파일에 액세스할 수 있지만 사용자 C에게는 폴더 X에 해당 파일이 더 이상 표시되지 않고 파일에 액세스할 수 없습니다.
파일 이동 시 알림
사용자가 공유 폴더에서 내 드라이브로 파일을 이동하는 경우 이동이 실행되기 전에 사용자에게 경고가 표시됩니다. 이 경고는 실수로 파일을 이동하여 다른 사용자가 액세스할 수 없게 되는 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.
사용자가 이동을 진행하는 경우 변경사항을 알리고 취소할 기회를 주는 메시지가 한 번 더 표시됩니다.
또한 내 드라이브에 있는 파일 및 폴더에 대한 활동을 추적하여 파일 이동 시 알림을 비롯한 변경사항 기록을 볼 수 있습니다. 즉, 내 드라이브에서 폴더를 공유하고 다른 사용자가 이 공유 폴더에 있는 항목을 외부로 이동한 경우 활동 기록에 파일이 삭제되었다는 알림이 표시됩니다. 알림에는 파일을 언제, 누가 이동했는지에 대한 정보도 포함됩니다.
이와 같이 작동하는 이유
Google 드라이브는 특정 위치에 파일이 있다는 것을 나타내기 위해 폴더 개념을 사용합니다. 따라서 한 폴더에서 다른 폴더로 파일을 드래그하면 한 폴더에서 파일이 삭제되고 다른 폴더로 추가됩니다. 파일이 공유 폴더에서 상속받은 모든 권한은 없어지고 새 폴더의 모든 권한이 상속됩니다. 이것은 Gmail에서 라벨이 작동하는 방법이나 컴퓨터 운영체제에서 단축키가 작동하는 방법과는 다릅니다.
Google 드라이브가 이런 방식으로 작동하는 이유는, 사용자가 파일을 여러 개의 폴더에 넣을 수 있도록 허용할 경우 공유 및 삭제 문제가 발생할 수 있기 때문입니다. 또한 사용자가 삭제, 수정 또는 공유하는 파일에 발생할 수 있는 상황을 명확하게 파악할 수 없습니다.
조직이 수행해야 하는 작업
공유 폴더 구조를 광범위하게 사용하는 조직이 아니라면 아무런 조치가 필요하지 않을 수 있습니다.
공유 폴더를 광범위하게 사용하는 조직은 이런 경우를 여러 방법으로 대처하고 있습니다. 최선의 해결방법은 각 상황마다 다를 수 있습니다.
- 공유 폴더에 대한 액세스 권한을 '보기 가능'으로 제한합니다. 폴더 보기 권한만 있는 사용자는 폴더에서 파일을 삭제하거나 추가할 수 없습니다. 이는 일부 사용자가 공유 폴더에서 콘텐츠를 추가 또는 삭제하지 못하게 하는 가장 안전한 방법입니다. 하지만 이렇게 하려면 공유 폴더에 대해 공유 설정을 수정할 수 있는 사용자를 식별하기 위한 절차를 마련해야 합니다. 또는 공유 폴더에 수정 권한을 부여할 때 주의를 기울이도록 사용자에게 알리는 것이 좋습니다.
- 폴더에 이미 있는 파일이나 폴더를 '내 드라이브'로 이동하지 않습니다. 파일을 이동하면 이 파일은 폴더에서 삭제됩니다. 공유 폴더에서 콘텐츠가 삭제되지 않게 하려면 이미 파일이 폴더에 있는 경우에는 수신 문서함 영역에서 내 드라이브로 파일을 이동하지 않도록 사용자에게 안내하시기 바랍니다.
- 수신 문서함은 폴더가 아니므로 최상위 항목을 수신 문서함에서 내 드라이브로 안전하게 이동할 수 있으며 이는 폴더 외부로 항목을 이동하지 않는 한 다른 사람에게 영향을 미치지 않습니다. 하지만 수신 문서함에서 폴더를 클릭한 다음 폴더의 항목을 내 드라이브로 드래그하면 내 폴더 및 다른 사용자의 폴더에서 해당 항목이 사라집니다.
- 일부 기업에서는 사용자가 실수로 공유 폴더를 이동하는 것을 방지하기 위해 파일을 내 드라이브로 절대 드래그 하지 않도록 안내합니다.
참고 문헌
