2016년 1월 28일 목요일

2016년 1월 27일 수요일

[팁]구글 드라이브 동기화 사용시 부분적으로 하위 폴더만 동기화하는 방법 (아래아한글 HWP 사용자들을 위한 팁)

구글드라이브에서 제공하는 동기화앱은 Mac/Windows OS 별로 제공합니다. 각 PC에서 구글드라이브 동기화 앱을 설치 한 후, 내 구글드라이브내의 특정한 폴더를 선택적으로 PC의 폴더와 동기화하여 사용할 수 있습니다.

특히 Google Apps 를 사용하는 국내기업중에서는 아래아한글 (HWP) 문서 작업을 주로 할때, 이 구글드라이브 동기화 프로그램을 많이 활용을 합니다. (현재까지는 구글드라이브에 저장한 HWP문서를 브라우저에서 미리보기 하거나 편집 작업을 할 수 없기 때문)

내 구글드라이브와 PC의 로컬 폴더로 동기화 시켜 놓았을 경우, 내 PC에서 HWP 문서 작업을 하면 자동으로 동기화되어 내 구글드라이브에 저장됩니다. (HWP 문서인 경우도 버젼관리가 자동으로 되면서 동기화 됨)

이러한 형태로 사용하는 Google Apps 사용자들이 가장 많이 문의하는 이슈중에 하나는, 구글드라이브에 저장된 여러개의 하위폴더 만 선택적으로 동기화 시킬수 있는 방법이 있는지 문의 합니다.

현재 구글드라이브의 동기화 대상이 되는 폴더는 구글드라이브의 내 드라이브에 저장한 최상위 폴더만 선택적으로 동기화 할 수 있도록 되어 있습니다. 즉, 내드라이브-회사폴더-개인폴더-아래한글문서 폴더가 저장되어 있을 경우, 아래아한글문서 폴더만 동기화 시킬 방법이 없지요.

개인별로 여러개의 하위 폴더 들을 유지하면서 이 하위 폴더중에 일부만 동기화 시켰으면 하는 요청이있습니다.

구글드라이브에서는 이러한 사용자들을 위해서 아래와 같은 좋은 방법을 제공하고 있습니다.
구글드라이브의 동기화에서는 선택적 폴더를 동기화할 수 있는 기능이 제공됩니다.  현재의 구글드라이브는 드라이브의 내드라이브에 존재하는 상위 폴더만 동기화 됩니다.


그러나 만일 업무용으로 많이 사용하는 폴더의 하위 폴더만을 대상으로 동기화 하고자 할 경우는, 아래 샘플과 같이 해당 하위 폴더를 마우스로 선택하신 후, Windows에서는 반드시 키 SHFT+CONTRL (MacOS에서는 ‘option’ key) 를 동시 눌러서 drag 하여 내드라이브로 이동해 놓으면, 원본은 내 업무용 하위폴더에 그대로 있고, 가상 폴더를 내드라이브에 만들 수 있습니다. (파일들도 마찬가지 대상). 아래 샘플 ‘아래아한글' 폴더는 원본이 내드라이브->1-회사_드라이브->업무용문서폴더->아래아한글' 에 위치합니다. 이 ‘아래아한글' 폴더만 동기화 하고자 한다면, ‘SHFT+CONTRL’ 로 내드라이브로 옮기기 하시면 됩니다.


참고로 이 기능은 구글드라이브에만 제공되는 것으로 폴더나 파일들을 복사하지 않고 원본은 그대로 유지하면서 가상폴더나 파일을 생성하는 기능입니다.





위 구글 드라이브 동기화 환경설정에서, 해당하는 ‘아래아한글만' 선택하여 동기화 하시면 됩니다.

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[Google Apps 전사 캘린더 생성 및 공유 방법]

Google Apps에서는 캘린더뿐만이라 구글 드라이브사용시, 캘린더 또는 드라이브의 폴더나 문서들을 전사 적으로 공유하거나 부서나 팀별로 공유하고자 할경우는 반드시 Google Apps에서 제공하는 Groups를 이용해야 합니다.

본 자료에서는 관리자가 전사 공유 캘린더를 생성하여 이를 전체 직원들에게 공유하는 방법을 설명합니다.

  1. 관리자가 캘린더 생성시 반드시 ‘특정 사용자와 공유’ 항목에서 특정인 email , 또는 부서 group 메일 (예, sales@mycompany.com), 전사 groups (예, all@mycompany.com) 메일 주소를 지정


사용권한 설정은
  • 만일 공유 받는 자들도 공유 캘린더에 일정을 등록하여 공유하고 할 경우는 ‘일정변경' 선택
  • 만일 공유 받는 자들이 공지된 캘린더 일정 보기만 할 경우는 ‘모든 일정 세부정보 보기' 선택


2. 전체 또는 부서별, 팀별 Groups 생성 방법
  • 관리자는 Google Apps 관리자 콘솔에 로그인 한후 콘솔에서 제공하는 메뉴, Groups 를 선택하여 새로은 그룹을 생성 (예, 전사 group면 all@mycompany.com)
  • 전사 그룹 생성시 주의 사항은, 반드시 mycompany.com 내의 모든 사용자들 이 그룹에 추가합니다. 선택해야 합니다.
  • 만일 위 선택을 하지 않을 경우는, 관리자는 해당 all@mycompany.com 그룹의 멤버들을 매뉴얼로 추가해야 합니다. Google Apps에서는 전사 그룹생성시에는 전체 직원을 멤버로 일일히 추가하지 않아도 될 수 있도록 이 선택이 제공됩니다.

  • 부서별 또는 프로젝트 팀별 그룹도 이와 같은 방법으로 생성 하여 멤버들을 그룹에서 추가하면 됩니다. (예, sales@mycompany.om,)

3. 전사 그룹 all@mycompany.com 생성이 된 후, 캘린더 생성 및 공유시 1번에서 설명한 것과 같이 ‘특정 사용자와 공유’ 에 all@mycompany.com 을 지정하여 전사 공유 캘린저 생성

4. 3번 절차가 끝난후 회사의 각 직원들은 아래와 같은 메일을 수신되어야 합니다.


  • 위 메일을 수신한 각 지원들을 메시지 본문에 있는 ‘링크를 클릭하세요' 를 클릭하여 내 캘린더에 전사 공유를 추가 해야 합니다.


5.  직원들 캘린더에 전사 공유 캘린더 표시하기
  • 각 직원들이 정상으로 캘린더 추가가 되면, 아래와 같이 ‘다른 캘린더' 에 전사 공유 또는 타부서에서 공유한 캘린더가 표시되어야 합니다.



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2016년 1월 25일 월요일

[Google Apps - 삭제 및 복원의 모든 것]

Google Apps 삭제 및 복원의 모든 것


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Google Apps 사용자라면 한번씩 겪어 본 일중에는, 실수로 이메일 메시지를 삭제하거나 드라이브의 파일을 삭제를 경험해 보았을 것입니다.


이메일 및 드라이브는 휴지통 기능을 통해서 실수로 삭제한 데이터를 복원할 수 있습니다. Google Apps 에는 이메일 및 드라이브 뿐만아니라 주소록, 캘린더, 관리자를 위한 복원 기능을 제공합니다. 이번에 모두 다루어 보도록 하겠습니다.


1. 지메일의 휴지통 및 복원





지메일에서 삭제한  이메일은 휴지통을 비우기 전까지는 휴지통에 보관됩니다, 지메일은 30일간 보관된 후 자동 삭제됩니다.


2. 드라이브의 휴지통 및 복원



드라이브에서 삭제된 파일 또는 폴더들은 휴지통으로 이동되며, 드라이브의 휴지통은 지메일과는 다르게 30일 이후에도 자동 삭제되지 않습니다. 사용자가 휴지통을 강제로 비우기 전에는 언제든 휴지통에 있는 데이터들을 복원이 가능합니다.

3. 캘린더의 휴지통 및 복원

캘린더에서도 삭제된 일정은 휴지통에 보관되고 30일 지나면 자동으로 삭제됩니다.


4. 연락처 주소록 복원

주소록 목록을 지난 30일 내 어떤 시점이든 원하는 시점의 상태로 복원할 수 있습니다. 이는 다음과 같은 상황에서 유용합니다.
  • 삭제된 주소록 복구
  • 동기화에 실패한 후 주소록 복원
  • 최근 가져오기 실행취소
  • 최근 병합 실행취소
주소록을 이전 버전으로 복원
  1. Gmail을 엽니다.
  2. 페이지 왼쪽 상단의 Gmail을 클릭한 후 주소록을 선택합니다.
  1. 주소록 목록 위에 있는 더보기를 클릭합니다.
               
  1. 주소록 복원...을 클릭합니다.
  2. 주소록 목록을 되돌릴 시간(예: 10분 전, 1시간 전, 1주일 전 등)을 선택합니다.
    • 도움말: 시작한 시점으로 돌아가길 원하는 경우를 대비하여 주소록을 복원하는 시점을 기록해 두세요.
  3. 복원을 클릭합니다. 복원이 완료되면 화면 상단에 알림이 표시됩니다.
복원 실행취소
  • 주소록을 복원한 직후에 화면 상단의 노란색 알림바에서 실행취소를 클릭하면 복원을 즉시 실행취소할 수 있습니다.
  • 알림바가 더 이상 표시되지 않으면 언제든지 원래 복원 절차를 시작하기 직전의 시점으로 주소록을 복원할 수 있습니다.
채팅 주소록의 24시간 규칙
주소록에서 연락처를 삭제하면 채팅 목록에서도 삭제됩니다. 연락처를 삭제한 경우에도 채팅은 추후 24시간 동안 이 연락처의 초대 상태를 기억합니다. 따라서 삭제한 연락처를 24시간 내에 복원하면 이 연락처가 채팅에서 완전히 복원됩니다. 삭제된 연락처를 24시간 이후에 복원하면 해당 사용자를 채팅 목록에 다시 초대해야 합니다.

5. Google Apps 관리자 콘솔에서 데이터 복원

Google Apps 사용자들이 지메일 또는 드라이브의 휴지통을 완전히 비울 경우는 사용자는 물리적으로 비워진 휴지통을 복원할 방법은 없습니다. 그러나, Google Apps 사용자는 휴지통까지 비운 데이터를 복원하기 위해서는 Google Apps 관리자에게 복원을 요청할 수 있습니다.


관리자는 특정 사용자의 데이터 (드라이브 및 지메일)를 현재의 시점에서 25일 전까지는 모두 복원 시킬 수 있습니다.




6. Google Apps 관리자 콘솔에서 최근에 삭제한 사용자 복원



이 작업을 수행하려면 최고 관리자로 로그인해야 합니다.
사용자 계정을 삭제한 후 5일 내에 복원할 수 있습니다. 5일 후에는 관리 콘솔이 사용자 계정을 영구적으로 삭제하므로 Google 기술 지원팀에 문의해도 복구할 수 없습니다. 대부분의 경우, 삭제된 사용자 계정을 복원하면 사용자의 이메일, 캘린더 일정, 기타 데이터도 함께 복원됩니다. 하지만 Google에서는 삭제한 사용자에 대한 데이터가 모두 복구된다고 보장할 수 없습니다.
Google 지원팀은 삭제한지 5일이 경과한 사용자 계정은 복원할 수 없습니다.
최근에 삭제한 사용자를 복원하려면 다음 조건을 충족해야 합니다.
  • 삭제한 계정의 사용자 이름은 계정을 삭제한 후 생성한 그룹, 사용자 이름 또는 이메일 별칭과 일치하지 않아야 합니다. 일치하는 경우 '이미 존재하는 사용자 이름입니다'라는 오류 메시지가 표시됩니다.
  • 사용 가능한 사용자 라이선스가 있어야 합니다. 없는 경우 '도메인의 사용자 제한을 초과합니다'라는 오류 메시지가 표시됩니다.
최근에 삭제한 사용자를 복원하려면 다음 단계를 따르세요.
  1. 로그인합니다.
  2. 사용자를 클릭합니다.
  3. 사용자 목록 옆에 있는 필터에서 최근 삭제된 사용자 필터를 선택합니다. 필터가 표시되지 않으면 Filter button을 클릭합니다.
  4. 복원하려는 사용자 옆의 체크박스를 선택합니다. 한 번에 한 명의 사용자만 복원할 수 있습니다. 계정이 완전히 삭제되어 복원할 수 없는 경우에는 사용자가 목록에 표시되지 않습니다
  5. Undelete user을 클릭합니다.
  6. 여러 조직 단위가 있는 경우 사용자를 할당할 조직 단위를 선택합니다.

관리 콘솔은 복원된 사용자의 드라이브 데이터가 사용자가 삭제되기 전에 전송되었거나 계정이 삭제된 시점에 사용자가 일시중지된 상태였다면 계정을 일시중지됨 상태로 복원합니다. 그 외의 경우에는 관리자가 사용자를 복원하면 지정한 조직에 사용자가 표시됩니다.
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2016년 1월 21일 목요일

[Google for Work 파트너를 위한 커뮤니티 소개 ] 각종 Google 제품 자격 시험 (Credential) 취득기


Google에서 판매하는 기업용 및 교육용 제품들을 총칭하여 "Google for Work" 이라고 합니다. 

Google for Work 에는 아래와 같은 제품들이 있습니다. 각자의 제품들은 국가별로 자격을 갖춘 Partner들을 통해서 판매 및 지원이 되고 있습니다.



Google에서 공식적으로 인가된 Partner 들은 각 제품별로 필요한 자격요건이 갖추어져야 Partner 관계를 유지할 수 있습니다. Google 에서는 이러한 Partner들을 위한 Partner Community 사이트를 운영하고 있습니다. 인가된 Partner 들만 접속이 가능한 Partner Portal 사이트 (Google for Work | Connect)입니다.

제품별 전문화를 위해서 파트너들은 이 사이트에서 운영하는 각종 온라인 교육 코스를 이수를 해야하고 제품별 자격 시험에 합격을하여 Credential 을 취득해야 합니다. 모든 온라인 교육 및 시험은 이 Partner Portal 사이트를 통해서 이루어집니다. 

이 파트너 커뮤니티 활성화를 위하여 Google 에서는 개인별 활동 및 자격 능력에 따라서 점수를 부여하여 Level 1 - Level 10까지 레벨(Level 10이 가장 많은 점수를 갖게 되는 최고의 레벨이지요) 을 부여합니다. 

그리고 각종 온라인 교육 코스를 이수 (코스마다 시험을 치루어 70-80점을 넘어야 코스 완료가 됩니다)하여 자격시험을 통과하면 영예의 Badge 를 줍니다. 이 Badge가 이 커뮤니티에서는 본인 능력을 증명하고 명예를 상징하는 표시가 됩니다.   

참고로 Level 1에 머물러 있는 분들의 순위는 전세계에서 대략 5000등 순위 정도라고 보면 됩니다. 
아래 Level 은 제가 이번에 취득한 Level 6입니다. 전세계에서 순위가 99번째로 등재 되었습니다.  제가 목표로한 100번째안에 들어가는 것을 오늘 드디어 달성하였습니다. (짝짝짝!  자축~)






Google Work|Connect 파트너 커뮤니티에 제 계정으로 로그인 하면 위와 같이 전세계 파트너들의 순위가 표시가 됩니다. 보이시죠? 99번째 Charly Choi, Level 6 입니다.

위 뱃지들은 그동안 제가 취득한 뱃지들입니다. 

제가 취득한 Credential (Google 의 공식 자격등)은 아래 제품들에 관련된 것입니다. 
 - Google Apps for Work 
 - Google Apps for Education
 - Chrome for Work 
 - Android for Work

앞으로 도전해야 할 제품들은 - Maps, Cloud 입니다. 

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