2016년 12월 27일 화요일

협업을 위한 Google 스프레드시트 활용 백서




배경


부서의 팀원들끼리 협업을 위해서 Google의 스프레드시트 만큼 효율적인 도구는 많지 않습니다. 이번 백서에서는 Google 스프레드시트롤 협업 작업을 위해서 필수적으로 알아야 할 내용을 소개 하고자 합니다.  

공동 협업 작업을 위하여MS Office 365의 Excel 또는 Excel Online을 사용한다고 하더라도, 팀원들간에 공동 작업을 위해서는 제약 사항이 많습니다.  시트를 이용하여 공동 문서 작업을 할 경우에는 MS Excel 또는 Excel Online이 적합하지 않을 수 있습니다.

Google 스프레드시트에는 팀원들과 공동 협업 작업을 위한 중요한 기능들을 제공하고 있습니다. 여기서 제공하는 이러한 기능들을 이해한다면 팀원간의 공동 협업 작업을 통해서 업무 효율을 극대화 시킬 수 있을 것입니다.  

여기에 좋은 Business Case 가 있습니다.

  • 나는 5명의 멤버를 갖고 있는 영업부 부장입니다.
  • 내가 작성한 Sales Report 스프레드시트를 팀원 5명에게 공유하여 각자 Sales Report 작성하도록 합니다.  
  • 멤버들 중 일부는 스프레드시트 작성에 익숙치 않기 때문에, 이들은 실수로 또는 잘 못 입력을 하여 내용을 망칠 수 있는 가능성이 있습니다.
  • 멤버들이 수정을 하거나 입력을 한 모든 기록을 확인 해야 합니다.
  • 멤버 중에 누군가가 시트를 수정하거나 변경을 하게 되면 나한테 자동으로 알림 메시지가 전달이 되도록 해야 합니다.
  • 시트에 있는 모든 내용을 멤버들이 수정 또는 입력을 할 수 있으나, 일부 중요한 데이터는 보기만 가능하고 수정을 못하도록 해야 할때가 있습니다.
  • 멤버중에 일부는 시트 내용을 볼 수 만 있고 수정은 할 수 없으며, 스프레드시트 내의 일부 민감한 정보가 있는 시트는  일부 멤버들은 볼 수 없도록 해야 합니다.
  • 시트에는 현장에서 찍은 사진들도 저장이 되어 멤버들간에 공유가 될 수 있도록 해야 합니다.
  • Sales Report 가 완성이 되면 그래프 차트로 회사 내부 사이트에 게시되어 전 직원들이 볼 수 있어야 합니다.

시트와 셀 영역 보호 기능

내가 생성한 시트를 팀원들과 공동 편집 작업을 해야 할 경우, 공동 편집자들에게는  수정 권한을 부여하여 공유를 해야 합니다.  스프레드시트  문서 내용에는 다른 사람들이 함부로 수정하면 안되는 민감한 시트나 특정한 데이터들이 있을 수 있습니다. 이러한 민감한 내용들은 공동 편집자들이 수정하지 못하도록 할 필요가 있습니다.

Google 스프레드시트에는 ‘보호된 시트와 범위’ 기능이 있습니다. 특정한 시트의 셀 범위를 지정하여 공유자들이 이 범위는 수정 하지 못하도록 설정할 수 있습니다.

 


시트 감추기

팀원중에 일부에게는 수정 권한은 주지 않고 보기 권한만 주는 경우가 있습니다. 스프레드시트에는 보기 권한자가 보면 안되는 민감한 시트가 있을 있습니다. Google 스프레드시트는 시트를 감출 수 있는 기능을 제공합니다. 선택된 시트를 감추면, 보기 권한만 있는 사용자는 해당 시트의 내용을 볼 수 없게 됩니다.  

hide sheet.gif

데이터 확인


협업하는 멤버들이 데이터를  실수로 잘못 입력하는 경우가 발생할 수 있습니다. 이를 방지하기 위한 방법으로 입력되는 데이터의 허용되는 범위를 지정하거나, 지정된 목록의 데이터만 입력을 하거나, 지정된 날짜 범위의 데이터만 입력을 할 수 있도록 할 수 있습니다. 이렇게 함으로써, 실수로 허용되지 않은 데이터를 입력하는 것을 방지 할 수 있습니다. 협업을 통해서 공동으로 편집 작업을 해야 할 경우는 이 기능은 필수적으로 필요 합니다.




필터 보기

헙업 멤버들이 특정 컬럼에 대해서 정렬하여 봐야 할 경우가 있습니다. 멤버가 정렬을 시도하면 원본의 데이터 순서가 바뀌게 됩니다.  이를 방지 하기 위해서 원본의 데이터에는 영향을 주지 않고, 원하는 컬럼의 데이터를 나만 정렬해서 볼 수 있게 할 수 있습니다.  Google 스프레드시트에서는 ‘필터 보기' 기능을 통해서 원본에는 영향을 주지 않고 나만 필요한 컬럼에 대해서 정렬하여 불 수 있습니다.   

멤버들이 각자가 데이터를 정렬하여 보기를 원할 경우는 ‘필터 보기' 기능을 이용하는 것을 권고합니다.


조건부 서식


시트를 공유한 멤버들이 데이터들을 보기 쉽게 할 필요가 있습니다.  Google 스프레드시트에서는 ‘조건부 서식' 기능을 통해서 특정한 조건에 만족하는 데이터 (Cell,Row,Column)에 대해서 배경 색을 지정하는 기능을 제공하고 있습니다. 이것 통해서 배경색을 가지고 직관적으로 데이터 분석이 가능합니다.


이미지 공유

스프레드시트 문서로 공동 협업 작업시 많이 사용하는 기능중에 하나는, 시트에 이미지를 삽입하여 공유하는 것입니다.

Google 스프레드시트에 이미지를 삽입하는 방법에는 두가지가 있습니다.
1).  ‘Menu > 삽입 > 이미지 를 통해서 로컬 PC 에서 이미지를 업로드 하거나, Google 포토 앨범, Google 드라이브에서 업로드하는 방법입니다. 이 기능을 통해서 로컬 PC의 이미지나,  Google 드라이브, Google 포토의 앨범의 이미지를 삽입 할 수 있습니다. 그러나, 시트 셀안에 이미지를 삽입 할 수는 없습니다.  

image insert.gif

2). 함수 - image() 를 이용하여 특정한 셀에 이미지를 삽입할 수 있습니다. 이방법을 통해서 셀안에 이미지를 삽입 할 수 있습니다. 그러나, 내 로컬PC 의 이미지는 업로드 할 수 없고 웹에 공개된 이미지만 삽입할 수 있습니다.

알림 규칙


시트를 공유한 멤버들이 데이터를 수정하거나, 입력을 할때 자동으로 알림 메일을 받을 수 있습니다. 스프레드시트 에서는  ‘알림 규칙’ 지정 할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 기능을 이용하여 알림 규칙을 지정하면 됩니다.




댓글로 의사소통  


공동 편집 작업하는 멤버들간에는 스프레드시트에서 ‘댓글' 를 통해서 의사소통을 할 수 있습니다. 특정한 셀에대해서 멤버들에게  ‘댓글' 보낼 수 있습니다. 댓글 를 받은 멤버는 답장을 할 수 있습니다.


차트 게시


시트에서 차트 만들기를 통해서 또는 ‘탐색' (시트 오른쪽 하단) 기능을 통해서 차트 그래프를 만들수 있습니다. 해당 차트가 생성이 되면 이 차트를 웹이나 사이트에 게시할 수 있습니다. 웹에 게시된 차트는 시트 원본의 데이터가 변경이 되면 웹에 게시된 차트도 자동으로 변경됩니다.






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2016년 12월 18일 일요일

[Google 번역기 vs. MS 번역기] 음성 인식율과 번역 품질 간단 비교 (한국어->영어)


Microsoft 사에서 MS Translate 앱을 출시하였습니다. 60개국 언어 지원이된다고합니다.
안드로이드/iOS 앱용 모두 설치 가능하다고 합니다.

 

요즘 기계 번역기에 관심이 많아서, 이번에 출시된 MS 번역기 앱을 내 안드로이드 폰(넥서스 6P-Android 7.1.1 beta) 설치하여  Google 번역기와 몇가지 핵심을 비교 하였습니다. (한국어->영어)

물론 결과는 Google 번역기 완승이지요. 아래 동영상을 보시면 압니다.


2016년 12월 16일 금요일

[팀 드라이브 백서] G Suite Business (Unlimited)와 G Suite for Education 을 위한 Team Drive 백서

G Suite Business (Unlimited) 와 G Suite for Education의 Google 드라이브를 보완하기
위한 서비스로 새롭게 추가된 서비스입니다.

기존 Google 드라이브에서 팀단위 공동작업을 하기위하여 필요로 하였던 기능들입니다.
  

참고: 본 백서가 작성된 2016년 12월에는 Google의 Early Adopter Program에 의해서 베타 테스터로
선정되었고, 한 도메인에서만 서비스가 허용이 되어 테스트 한  것을 근거로 하고 있습니다. 현재는
베타 버전입니다. Google의  정식 릴리스는 2017년 초에 계획하고 있습니다.
아래 내용은 정식 릴리스 버전에서는 변경 될 수 있습니다.



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2016년 12월 15일 목요일

[The Great A.I Awakening] 뉴욕타임즈에 특집으로 실린 인공지능 Google 번역기에 대한 기사 소개

The Great A.I. Awakening

How Google used artificial intelligence to transform GoogleTranslate, one of its more popular services — and how machine learning is poised to reinvent computing itself.



원문 : http://www.nytimes.com/2016/12/14/magazine/the-great-ai-awakening.html

뉴욕타임즈는 최근 인공지능 기계학습이 적용된 Google 번역기의 혁식성을 평가하면서, 이와 관련한 장문의(약 26페이지 분량) 기사를 실었습니다. (구글 CEO 순다이 피차이 인터뷰 기사 포함)

특히, 일본 동경대 교수가 실험한 내용을 예를 들었습니다. 기사 내용중 발췌 (구글 번역기로) 번역한 내용

11 월 초 금요일 늦은 밤, 도쿄 대학에서 인간 - 컴퓨터 상호 작용의 뛰어난 교수 인 레 키모토 (Jun Rekimoto)는 온라인에서 소셜 미디어에 관한 특이한 소식을 알리기 시작하면서 온라인 강의를 준비했습니다. 명백하게 회사의 인기있는 기계 번역 서비스 인 Google 번역은 갑자기 거의 상상할 수 없을 정도로 향상되었습니다. Rekimoto는 Transl 자신을 방문하여 실험을 시작했습니다. 그는 놀랐다. 그는 잠들었어야했지만, 번역은 그의 상상력을 되찾기를 거부했습니다.

Rekimoto는 블로그 게시물에 자신의 초기 연구 결과를 썼습니다. 먼저 그는 "The Great Gatsby"의 두 가지 출판 버전 인 Nozaki Takashi의 1957 년 번역본과 Haruki Murakami의 최신작과 몇 가지 문장을이 새로운 Google 번역본이 만들 수 있었던 것과 비교했습니다. 무라카미 (Murakami)의 번역은 "매우 세련된 일본어"로 쓰여졌습니다. Rekimoto는 이메일을 통해 나에게 나중에 설명했지만 산문은 "Murakami-style"이라고합니다. 대조적으로 Google의 번역은 "약간의 부자연 스러움"에도 불구하고 "더 투명합니다 . "

자세한 내용은 원문을 Google 웹 번역기로 번역한 문서(전혀 편집하기 않고, English-to-Korean 으로 변역한 결과) 를 참고하시기 바랍니다.

The Great A.i Awakening - New York Times Magazine (한글)

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2016년 12월 13일 화요일

[안드로이드용 Gboard 출시 예정] 구글 키보드 + 구글 검색 = Gboard

iOS에 릴리스 된지 6 개월 후, Gboard가 Android용이 나왔습니다. 



Gboard는 구글 검색을 이용한 구글 매시업이며, 안드로이드에서는 이전에 "구글 키보드"라고 불리는 기본 키보드 앱을 대체합니다. Google 키보드 5.2에서 Gboard 6.0으로 옮겨 가고 있습니다.

Gboard의 기본 사항은 iOS 데뷔 이후 변경되지 않았습니다. 이제 텍스트 입력란에 입력하는 대신 Google에 입력 할 수있는 Google 로고가 키보드에 있습니다. 모든 앱 내부에서 빠른 검색을 실행할 수 있으며 검색 결과를 실행하면 결과가 문자 키를 대체합니다. 거기에서 결과를 눌러 텍스트 필드에 놓을 수 있습니다.


Android에도 마침내 이모티콘 검색 기능이 추가되었습니다. 이모티콘 버튼을 탭하기 만하면 일반 이모티콘 인터페이스 위에 검색 필드가 있습니다. 원하는 이모티콘을 찾으려면 더 이상 여러 탭과 페이지를 스크롤 할 필요가 없습니다.
키보드에는 gif 검색 기능이있어 채팅 이미지에 애니메이션 이미지가 바로 표시됩니다.
키보드 설정 (설정 -> 언어 및 입력 -> 가상 키보드 -> Gboard)에서 찾을 수있는 키보드 업데이트가 있습니다. 사용자 요청이었던 모든 텍스트 필드에 대해 화면에 숫자 행을 영구적으로 표시하는 옵션이 추가되었습니다. 자동 수정 시스템에는 여러 언어가 지원되므로 이중 언어 사용자는 언어를 혼합하고 매칭하여 두 언어에 대한 적절한 제안을 얻을 수 있습니다.




참조 : 기사 arstechnica- https://goo.gl/1kUcVV

2016년 12월 12일 월요일

[G Suite 한글 학습 센터 안내]

G Suite을 처음 사용하는 분, G Suite 서비스들 중에서 세부적인 도움말이 필요하신 분들 (예, 구글 사이트 안내)은 G Suite 학습센터를 활용해 보시기 바랍니다.

G Suite 7단계로 시작하기 

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2016년 12월 8일 목요일

[G Suite Business Team Drive 데모] 드디어 Team Drive 사용이 가능해졌습니다. 테스트 후기

Google이 G Suite Business (Unlimited) 사용자를 대상으로 EAP (Early Adepter Program)에 선정되어서, Team Drive를 사용할 수 있게 되었습니다. 

1차로 중요한 기능 위주로 테스트 한 후기입니다

 



주요 기능입니다
  • 팀 폴더 개념 추가 - 사용자 누구나 (관리자가 허용한 팀 드라이브에 팀 폴더 생성 및 공유 가능
유튜브 동영상 - https://www.youtube.com/watch?v=Wtn5cvMxNi0&feature=youtu.be

 
  • 팀 폴더는 철저하게 폴더 생성자의해서 통제 가능한 폴더로 관리 - 멤버 관리 (멤버 추가/삭제), 수정/삭제 권한 관리 부여
 

 

  • 팀 폴더를  구글 그룹스를 통해서 권한 관리 부여
          - 그룹스에 멤버 추가시 추가된 멤버의 팀드라이브 자동 표시
          - 그룹스 멤버 탈퇴시 탈퇴된 팀드라이브 자동 제거 됨

유튜브 동영상 - https://www.youtube.com/watch?v=qUUerAtuolc

 
  • 팀폴더에 소속된 멤버들이 생성하는 모든 문서들의 각 개별 소유권 개념은 없어짐.
         -   팀폴더 만든 사람만이 표시됨, 소유권자 개념은 없어짐. 

 
  • 팀폴더 만든자만이 삭제할 수 있는 권한을 가짐.
            유튜브 동영상 참고 - https://www.youtube.com/watch?v=qUUerAtuolc
  • 이전 구글드라이브에서 발생하는 '고아가된 파일' 방지 가능. 즉, 소유자가 생성한 파일과 폴더를 공유받은 자가 임의로 삭제 또는 다른 폴더로 옮기면서 본래 소유자의 파일이나 폴더가 사라지는 현상과 같은 부작용 방지
  • 팀 폴더의 멤버들이 팀 폴더내의 파일 또는 폴더의 임의 삭제를 허용하지 않음
  • 팀 폴더를 생성 및 파일을 생성한 사용자가 퇴사할 경우 (계정 삭제된 경우)도 팀드라이브에 해당 퇴사자가 생성 파일들을 모두 유지됨
  
  • 팀 드라이브에 생성된 팀 폴더별로 휴지통이 별도로 관리됨. 
 

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[G Suite 협업 기능 강화]의 일환으로 Slack 팀과 협업하여 Slack에 새로운 기능들을 추가


Slack 사용자들의 희소식입니다
 
Google이 오늘 발표한 내용입니다. (아래). 협업 도구의 대명사인 Google 드라이브와 Slack 팀간에 파트너십을 강화하여, Slack 사용자들에게 더 많은 협업을 위한 새로운 기능들을 추가한다고 합니다. 국내에서는 Slack 사용자가 얼마나 되는지는 알수 없으나, Google은 이러한 협력관계를 통해서, 서로 보완적인 서비스를 만드는 것을 목표로 한다고 합니다


Google과 Slack, 팀의 협력 증진을위한 파트너십 강화

Google과 Slack은 미래의 업무에 대해 동일한 비전을 공유합니다 : 스마트 소프트웨어 팀을 하나로 모으고 모든 작업과 대화를 한 곳에서 원활하게 사용할 수 있습니다. 결과적으로 팀은보다 빠르고 효율적으로 이동할 수 있습니다. 우리는 각각의  비전을 향해 독립적으로 구축해 왔으며, 오늘 우리는 이 비전을 함께 실현하고자하는 의지를 나타내는 파트너십을 발표합니다.

우리는 또한 오픈 플랫폼을 통해 고객에게 선택의 여지를 제공하기 위해 Slack과 동일한 약속을 공유합니다. 우리는 고객이 성공하기 위해 필요한 도구를 사용하고 AOL, R / GA 및 Shopify와 같은 많은 회사에서 G Suite와 Slack을 함께 사용하기를 바랍니다.

이번 파트너십을 통해 Google 드라이브의 콘텐츠와 Slack의 의사 소통 간의 연결을 강화하기 위해 공동 제품 및 엔지니어링 노력을 강화하고 있습니다.

애니메이션 사진
"R / GA에서는 다양한 분야의 팀을 실시간으로 팀을 구성 할 수있을 때 최상의 업무를 창출한다는 사실을 발견했습니다. 대행사 전반에 걸쳐 G Suite 및 Slack을 선보이면서 우리는 원활하게 협업하고 고객과보다 쉽게 ​​연결하며 업무를 개선하고 업무 처리에 소요되는 시간을 단축 할 수있었습니다. 우리는 두 플랫폼이 우리 팀과 고객들을 위해 할 수있는 것을 최대한 활용하기위한 원활한 통합에 의존합니다. "라고 R / GA의 CTO 인 Nick Coronges는 말합니다.

Google 문서 도구 및 드라이브는 가장 초기의 불황 속에서 가장 인기가 있습니다. 사실 드라이브 파일은 평일 약 60,000 회 슬랙에 가져옵니다. 1.4 초마다 공유되는 파일입니다.

우리의 파트너십은 다음과 같은 여러 가지 새롭고 풍부한 기능에 중점을 둘 것입니다.

  • 즉석 사용 권한 : Slack에서 공유 된 파일을 적절한 팀원이 즉시 사용할 수 있도록 사용 권한을 완화합니다. Google 드라이브의 파일을 슬랙 채널에서 공유하면 시스템에서 자동으로 채널의 모든 사용자가 해당 파일에 액세스 할 수 있음을 확인합니다. 클릭 한 번으로 파일 공동 작업자를 쉽게 추가하거나 제거 할 수 있습니다.
  • 미리보기 및 알림 : Slack에서 공유 된 파일은 필요한 콘텐츠를 한눈에 미리 봅니다. Google 드라이브 및 문서 도구 알림이 슬랙에서 제공되므로 업데이트를 놓치지 않을 것입니다.
  • 슬랙 채널 + 팀 드라이브 : 팀 드라이브는 새로운 그룹 수준의 소유권 모델을 통해 공유 콘텐츠를위한 중앙 장소를 만들어 팀을 동기화 상태로 유지합니다. 9 월에 발표 된 Team Drives는 현재 얼리 어답터 고객이 사용할 수 있으며 2017 년에는보다 광범위한 릴리스가 예정되어 있습니다. 고객은 팀 드라이브와 슬랙 채널을 페어링하여 컨텐트와 대화를 동기화 할 수 있습니다. 연결된 슬랙 채널에 업로드 된 새 파일은 자동으로 팀 드라이브에 저장됩니다. 관련 팀 드라이브 업데이트가 Slack에서 공유되며 액세스 권한이있는 사용자 집합이 두 제품간에 동기화 상태를 유지합니다.
  • G Suite의 여유 공간 제공 : G Suite에서 실행되는 회사는 이미 클라우드를 통해 조직을 운영하고 있으며 곧 G Suite 관리 콘솔에서 몇 번의 클릭만으로 팀 전체 또는 전체 회사에 Slack을 제공 할 수 있습니다.

슬랙 (Slack)과 협력하면서 우리는 제품을 더 효과적으로 연계시킬 수있는 방안을 모색 할 것이지만 Google 제품 및 기술로 규모를 완화하고 고객에게 서비스를 제공하는 방법에 대해서도 계속 연구 할 것입니다. 우리는 Slack과 함께 일할 수있는 많은 방법과 고객을 위해 함께 제공 할 향상된 경험을 기대합니다.


2016년 12월 7일 수요일

[G Suite 구글문서 팁] 전자책 포맷 EPUB 생성 방법과 Google Play북에서 전자책 읽기(동영상)

SBC Tech에서 매월 발행하는 G Suite 소식지는 표준 전자책 포맷인 epub 파일로도 배포가 됩니다.
표준 전자책 포맷인 epub 파일을 간단히 생성하고, Google Play북에서 내가 만든 epub 전자책 파일을 읽는 방법 소개입니다.



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2016년 12월 6일 화요일

[G Suite 퇴사자를 위한 조치] 직원이 퇴사한 후 데이터 보안 유지를 위한 7가지 조치 (권장사항)


G Suite 관리자는 직원이 퇴사할 때 다음 권장사항을 수행하여 조직의 데이터를 안전하게 보호하세요.
  1. 모든 휴대기기 초기화
    G Suite 관리자는 관리 콘솔에서 퇴사한 사용자 기기의 데이터를 원격으로 삭제할 수 있습니다. 전체 기기를 원격 초기화하거나 G Suite 데이터만 삭제할 수 있습니다.
  2. 비밀번호 복구 액세스 권한 삭제 
    퇴사한 사용자가 비밀번호 복구 기능을 사용할 수 없도록 복구 이메일 주소 및 복구 전화번호를 삭제합니다.
  3. 사용자 비밀번호 변경
    퇴사한 사용자의 비밀번호를 재설정합니다. 그러면 무단 액세스의 위험을 현저하게 줄일 수 있습니다.
  4. 모든 OAuth 2.0 애플리케이션 토큰 취소
    G Suite 사용자의 계정 보안을 높이기 위해, 사용자 비밀번호를 변경하면 특정 제품에 액세스하기 위해 발행된 OAuth 2.0 토큰이 취소됩니다. 모든 승인된 액세스를 검토하고 기타 승인된 애플리케이션을 취소합니다. 
  5. G Suite 액세스 차단
    퇴사한 사용자의 로그인 쿠키를 재설정하여 G Suite 계정 보안을 강화합니다. 그러면 G Suite에 대한 무단 액세스 위험을 현저하게 줄일 수 있습니다.
  6. 보안 키 취소 및 앱 비밀번호 액세스 취소
    사용자의 보안 설정을 관리하여 2단계 인증 및 비밀번호 안정성을 강화합니다. 퇴사한 사용자 계정에 액세스 권한이 부여된 모든 보안 키 또는 애플리케이션 비밀번호를 취소합니다.
  7. 사용자의 계정 삭제 
    모든 데이터를 이전하고 계정을 삭제하여 Google 클라우드 계정 보안을 강화합니다. 그러면 퇴사한 사용자는 조직의 데이터에 액세스할 수 없습니다.

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2016년 12월 5일 월요일

[SBC Technology G Suite 한글 소식지 12월호]


SBC Technology에서 발행하는 G Suite 소식지입니다. 이번호 부터는 Google에서 매월 초 발행하는 영문 뉴스레터를 한글로 번역하고 새로운 소식들을 추가로 정리해서 바로 배포를 합니다.
이제는 Google의 G Suite 뉴스레터 영문판이 게시 되는 그 주에 바로 한글판 뉴스레터도 게시 될 수 있도록 하겠습니다. 
다양한 문서 포맷 (구글 문서, PDF, 표준 전자책(epub),킨들전자책(mobi), 유튜브 동영상) 으로 제공이 됩니다. 원하는 포맷을 선택하여 구독 할 수 있습니다










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SBC Technology 소식 및 새로운 정보

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