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Google Workspace의 라벨의 모든 것 대부분의 Google Workspace 사용자들은 라벨 기능은 Gmail에만 존재하는 것으로 알고 있습니다. 그러나, 라벨 기능은 Gmail 외에 다른 서비스들에도 숨어있다는(?) 사실을 알고 있나요? 사실 Google Workspace 는 라벨로 시작해서 라벨로 끝나는 서비스라고 해도 과언이 아닐 정도로 라벨의 활용도는 매우 높습니다.  이번 내용에서는 구글 워크스페이스안에서 라벨 기능을 제공하는 모든 서비스(숨어있는 서비스들 포함) 들을 소개하고자 합니다.      1. 대표적인 라벨 기능은 Gmail 에서 제공되고 있습니다.    - 자세한 정보는 여기 클릭   - Gmail 라벨 도움말  2. 주소록 (연락처)에서도 연락처 그룹 만들기를 위하여 라벨 기능을 활용합니다.  -  https://support.google.com/a/users/answer/9310148?hl=ko 3. 구글 그룹스에서 그룹 콘텐츠를 분류하기 위하여 라벨을 사용합니다. -  https://support.google.com/a/users/answer/9664435?hl=ko 4. 구글 드라이브에서도 라벨 기능을 제공하고 있다는 사실을 알고 있나요?  -  구글 드라이브에서 라벨 기능   구글 워크스페이스 안에는 숨어 있는 보물들이 많습니다. 구글은 이런 보물들을 왜? 숨겨놓고 잘 공개하지 않을까요?   다음 블로그에서는 Google Workspace에서의 공유기능은 꼭 구글 드라이브에만 있는 것이 아니다.  다른 서비스들에서도 존재한다는 사실을 공유하고자 합니다.     

예전에 '지메일' 을 이용하여 보낸 메일의 수신 확인 하는 도구 를 소개한 적이 있습니다. 이 문서에서도 설명되어 있기도 하지만, 메일의 ‘수신 확인’ 기능은 모든 표준 이메일 시스템에서는 본래 제공하지 않는 기능입니다. 즉, 메일 내가 보낸 이메일에 대하여 상대방이 수신하여 읽었는지 여부를 알려주는 기능은 없다는 것입니다. 그러나 대부분의 이메일 서비스들 (네이버 메일, 카카오 메일 등등)에서는  메일 ‘수신 확인’ 기능을 제공하고 있습니다. 이러한 이메일 서비스들이 어떻게 메일 수신 확인 기능을 제공하고 있는지 한번 알아보도록 하겠습니다.  표준 이메일 서비스에서는 해당 기능이 없다보니 아래와 같은 편법 적인 방법을 사용하여 구현하고 있습니다.   이 방법의 원리는 간단합니다. 메일을 보낼 때 본문 내용에 잘 보이지 않는 이미지 또는 픽셀을 삽입하여 (이미지 픽셀 정도의 정보 만 삽입하여 수신자가 구별 할 수 없도록 하는 방식) 전송합니다.  메일을 수신한 상대방이 메일 내용을 열었을때 해당 이미지도 자동으로 열리게 한 후 이 정보를 메일 송신자에게 그 정보를 전달하는 방식입니다. 메일 본문 내용에 포함된 이미지를 통해서 아래와 같은 정보가 상대방에게 전달이 될 수 있습니다. 사용자의 IP주소나 위치와 같은 정보가 전달 사용자가 사용한 OS 의 종류가 무엇인지, 브라우저 종류가 무엇인지  언제 읽었는지 등등 수신 확인 서비스를 제공하는 네이버 메일을 예로 들어 보겠습니다. 네이버에서 메일을 작성하여 (분명히 메일 본문에는 이미지를 삽입 하지 않고 텍스트만으로 본문 메시지를 작성) Gmail 수신자에게 메일을 보내서 확인 해 보시기 바랍니다. Gmail에서 네이버에서 보낸 메일을 확인 해 보면, 분명 본문 내용에는 이미지가 없는 것으로 나옵니다. 그러나 Gmail 에서는 '이미지가 표시되지 않았습니다' 라는 표시가 나타납니다. (Gmail에서는 이 메시지가 나오는 것은 본문 내용에 이미지가 있다는 사실을 알려주는

기록하기 위한 모든 도구는 버려라!   Gmail 하나 면 충분 기록의 핵심은 타임스탬프이다. 일기를 쓰던, 회의록을 작성하던, 거래하는 업체와 계약서를 주고 받던, 내 문서를 생성하던, 디지털 문서의 진본 확인을 할 때도 가장 중요한 것은 생성된 시간(타임스탬프)에 대한 기록입니다.  기록을 위한 앱을 활용 할 때는 개인용이던 기업 용이던 어떠한 것들을 사용하던 간에 반드시 생성 된 시간이 기록되고, 향후에도 수정 및 위변조가 불가능한 것으로 인정을 받을 수 있는 도구를 활용하는 것을 권고합니다.  추천하고 싶은 가장 좋은 방법으로는 Gmail을 기록 보관 용으로 활용하는 것입니다.  Gmail 만큼 기록을 위한 유용한 도구가 없는 듯 합니다.  Gmail 은 4가지 중 (무료 Gmail 사용자는 15GB, 기업용 Google Workspace 의 Gmail, 교육용 Google Workspace for Education, 비영리 단체용 Google Workspace for Nonprofit) 하나를 선택하여 사용할 수 있습니다. 저는 단순히 이메일 주고 받는 용도 외에도, 온갖 종류의 기록(일지, 일기, 아이디어, 읽은 책 기록, 회의록, 영수증 첨부, 스마트폰으로 스캐닝한 종이문서, 첨부문서등등)들을 Gmail에 저장하고 있습니다.  구글의 제품 개발 부사장이었던 '조너선 로젠버그'는 본인의 여권, 의료 보험 증등을 스캐닝하여 본인을 받는 사람 주소로 이메일을 보내어 Gmail안에 저장한다고 합니다. 이렇게 하면, 언제 어디서든 기기와는 상관없이 검색이 쉽기 때문에 기록 및 저장을 위해서 Gmail을 사용한다고 합니다.    서론이 너무 길었군요. Gmail을 활용하여 효율적으로 기록하고 자동으로 분류하고 쉽게 검색 하는 방법을 소개합니다. 기록을 원하는 내용을 자신의 이메일 주소로 메일을 보내는 것입니다. (앞에서 언급한 구글의 부사장인 ‘조나선 로젠버그'가 주로 사용하는 방법, 예). 본인의 여권을 스캔하여 Gm

  Gmail 동적 이메일이란? 구글이  Gmail에서 동적 이메일 지원하기로 발표 한 지 벌써 2년이 지나고 있습니다. 당시 발표한 내용에 의하면, Gmail 에서 동적 이메일 ( Accelerated Mobile Pages (AMP))은  Gmail 본문 내용안에서 상호 인터렉션이 가능 할 수 있도록 동적인 메일을 지원하는 것이었습니다.  Gmail이 동적 이메일 기능을 제공하기 이전에도, 구글 설문이나 캘린더 초대등과 같은 서비스에서 이와 같은 상호 인터렉션이 가능한 서비스를 이미 제공하고 있었습니다. 지메일 본문 안에서  설문 내용에 직접 응답을 하거나, 캘린더 초대시 이메일 안에서 RSVP 응답을 할 수가 있었습니다.  <지메일 본문 안에서  구글 설문 응답> <지메일 본문 안에서  캘린더 이벤트 초대 응답> 사실 이러한 기능들이 동적인 이메일의 전형적인 예라고 할 수 있습니다. 그러나,  특정한 구글 서비스(설문, 캘린더)에서만 가능하였지 일반적인 3rd party 앱에서는 사용할 수 없었습니다. 구글 Accelerated Mobile Pages (AMP) 기능을 Gmail에 제공함 으로써 3rd party 에서도  지메일 본문 내용안에서 동적으로 인터렉션이 가능해졌습니다. 지메일 동적인 이메일 (AMP) 기능을 사용한 몇가지 샘플이 있습니다. Pinterest 앱이 지메일 본문 안에서  동적으로 사용할 수 있도록 지원   지메일 본문 안에서  사용자가 만든 양식 폼에 직접 입력  지메일 본문 안에서 여러개의 이미지들을 좌우로 슬라이딩이 가능하도록 표시  지메일 본문에 동적인 이메일이 포함되어 있는지 여부 확인하는 방법 본문이 동적인 이메일이라고 하면 본문 우측 상단에 번개 심볼이 보이면 해당 메일은 동적인 이메일을 포함하고 있는 것입니다. 지메일에서 동적 이메일 사용하도록 설정하기  Gmail->설정->기본 설정->동적 이메일을 사용 설정 SBC 전자결재 솔루션 GDriveFlow ver 8.0 에서 Gmai

그동안 지메일에서 자동 응답할 수 있는 방법은 ‘부재중 자동응답' 설정을 통해서 하는 것이 유일한 방법으로 알고 있었습니다. 아래 지메일 환경설정->기본설정->부재중 자동응답 설정 참고 이 방법은 말 그대로 부재중인 경우에만 자동 응답이 되도록 되어 있습니다. Gmail 에서 부재중이 아닌 상태에서도 원하는 조건에 따라서 (예, 수신하는 메일의 제목, 수신자 메일 주소, 송신자 메일 주소, 등등의 조건에 따라서) 선별적으로 원하는 자동 응답 메시지를 보낼 수 있는 방법이 있습니다. 순서는 우선 지메일 설정에서 '고급'의 '템플릿' 을 사용으로 활성화를 합니다. 그리고 지메일 본문에서 템플릿 문구 (자동 응답 문구)를 작성하여 템플릿으로 저장합니다. 지메일 필터 만들기를 통해서 특정 조건 만들고 해당 조건이 만족이 되면 자동으로 템플릿 문구를 보내기를 하도록 하는 방법입니다.   여기서 그 방법을 소개하고자 합니다. 이 방법은 Gmail에서 제공하는 고급 기능 중에 ‘템플릿' 기능과 ‘‘필터’ 설정에서 ‘템플릿 보내기' 기능을 활용하는 것입니다. 설정->고급-> ‘템플릿' 사용하기 설정  6. 템플릿(미리준비된 답변) 활용’ 참고 템플릿 만들고 저장하기 환경설정에서 필터 만들기 필터 조건  템플릿 보내기 설정 사용자 이메일로 수신된 자동 응답 메시지 샘플 이메일 사용자가 수신한 자동 응답 메시지에서 자동 응답자의 이메일 주소에는 ‘charly.choi +canned.response @’ 와 같이 별칭이 붙어서 전송이 됩니다. 따라서, 자동 응답 메일을 받는 사람은 수신 된 메일이 자동으로 전송된 것임을 알 수 있도록 한 것입니다. 필요한 업무에 이 방법을 적절히 사용하면 매우 유용할 것으로 생각합니다. ------------------------- 도서:  일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드   (최흥식 저)

아직도 Gmail 을 아래와 같은 뷰로 사용하고 있나요? (메일, 채팅, 스페이스, 영상통화가 분리되어 보이는 뷰)     Gmail의 새로워진 뷰는 아래와 같습니다. Mail/Chat/Spaces/Meet 메뉴를 좌측에 모아서 보이도록 한 뷰입니다.  이 새로워진 Gmail 로 변경하는 방법은 Gmail 설정 (우측 상단의 톱니바퀴)를 클릭 한 후  새 Gmail 뷰 사용을 선택하면 됩니다. 새 Gmail 뷰가 마음에 들지 않으면 이전 Gmail 뷰로 돌아 갈 수도 있습니다. 

Gmail은 라벨로 시작해서 라벨로 끝날 정도로 라벨을 잘 활용하는 시스템중에 하나입니다. 예를 들면, Gmail 의 받은편지함 (Inbox), 전체보관함(All mail), 중요편지함(Important), 보낸편지함(Sent), 휴지통 (Trash), 별표편지함(starred) 들이 시스템에서 제공하는 공개된 시스템 라벨들입니다.  Gmail 검색창에서 'label:Inbox' 또는 'is:All' 과 같이 공개된 시스템 라벨명으로 검색을 할 수 있습니다. Gmail에는 이와 같이 공개된  시스템용 라벨이 있는가 하면  공개되지 않은 숨겨진 (hidden) 라벨들이 존재합니다.  Gmail 내부 시스템에서는 수신되는 모든 메일 내용을 머신러닝에 의해서 분석하여 자동으로 분류하는 메카니즘이 동작하고 있습니다. 예를 들면, 인터넷 쇼핑몰에서 물건을 구매한 기록을 내 Gmail로 수신한 경우 Gmail 는 이 메일에 대해서 'purchases' 라벨을 자동으로 부여하여 분류 해 놓습니다. 또한 항공기 티켓 또는 호텔 예약에 관련 메일을 수신하였을 경우 'travel' 라벨이 자동으로 부여합니다. 이러한 라벨들을 hidden 라벨이라고 하며, 사용자에게는 노출되지 않는 라벨들입니다.  이러한 숨겨진 라벨들의 종류는 아래와 같습니다.    그중에 몇개 소개합니다. 지메일 검색창에서 아래 라벨 검색을 시도해보시기 바랍니다. 1. label:finance - 신용카드 또는 각종 명세서 메일들 검색 2. label:purchases - 물건을 구매한 알림이나 내역들 검색 3. label:trips - 비행기 티켓, 호텔 예약 등등 메일 검색 4. label:phishing - 본문 내용에 피싱 가능성 메일들 검색 5. label:travel - 여행사, 항공기 티켓,등등 검색 6. label:personal - 메일 수신자가 본인만 부여된 메일만 검색 --------- p

Gmail 을 업무용으로 주로 사용하는 사용자로서, 그동안 가장 큰 불편중에 하나는 메일 본문 내용 작성 시 테이블 (표)이나 차트를 바로 입력할 수 없다는 것이었다.  이메일 본문에 표나 차트를 삽입하려면 구글스프레드시트나 엑셀에서 작성후 복사 붙이기로 작성하는 방법이 있었으나 이는 매우 번거로운 작업이기도 하였다. 지난 2022년 3월에 구글이 구글문서를 업그레이드하면서 문서(Docs)안에서 이메일 초안을 작성하고 바로 지메일로 보낼 수 있는 기능이 추가 되었다. 이 기능을 통해서 이메일 본문 안에 표나 차트를 자유롭게 편집이 가능하게 되었다.  특히 이메일 초안을 여러 명에게 검토 의견을 받아야 할 경우 이메일로 보내고 받고 할 필요 없이, 구글 문서를 공유하여 공동 작업이 가능해 진 것도 업그레이드 된 부분이다. .  구글 문서에서 이메일 초안 기능을 사용하려면, ‘@’ 를 입력한 후 ‘빌딩 블록’ 목록이 나타나면 목록중에서 ‘이메일 초안’ 을 선택하면 된다.  아래와 같이 이메일 초안 작성이 완료 된 후에는  좌측 상단에   이메일 아이콘을 클릭하면 지메일이 실행이 된다. 

  통합된 Gmail 환경에 대해 알아야 할 10가지 중요 사항 이번에 구글 워크스페이스에서 업무 필수 도구를 한 곳에 모아 통합한 Gmail 환경에서 알아야 할 중요한 10가지 기능들입니다. 1 여러 커뮤니케이션 채널을 모두 Gmail에서 사용 컴퓨터에서든 휴대기기에서든 통합된 Gmail 환경을 통해 모든 온라인 커뮤니케이션 스트림을 Gmail이라는 하나의 익숙한 장소에서 이용할 수 있습니다. 여기에는 이메일, 한 명 이상의 사용자와 대화할 수 있는 채팅 메시지, 채팅방, 화상 또는 음성 회의 등이 포함됩니다. 이제 작업 환경을 변경하지 않고도 하나의 커뮤니케이션 스트림에서 다른 스트림으로 쉽게 이동할 수 있습니다. 웹 버전 자세히 알아보기 그룹 커뮤니케이션 권장사항 2 일대일로, 그룹에서 또는 채팅방에서 채팅 채팅 메시지를 사용하여 동료와 신속하게 일대일 대화를 나누거나 비공식 그룹을 만들어 여러 사용자와 동시에 채팅할 수 있습니다. 보다 공식적인 팀 공동작업을 하려면 채팅방을 만드세요. 채팅방에서는 팀이 프로젝트를 진행할 수 있는 공간을 제공합니다. 팀은 하나의 채팅방 내에 여러 주제에 대해 다수의 대화목록(‘대화’라고 함)을 생성하고 유지할 수 있습니다. 채팅방에 추가된 모든 사용자는 대화 기록을 확인하여 이전 토론 내용을 확인할 수 있습니다. 자주 연락하는 사용자 또는 채팅방을 쉽게 찾으려면 목록 상단에 고정하세요. 웹 버전 자세히 알아보기 채팅방 및 그룹 메시지 3 회의 예약, 시작, 참여 통합된 Gmail 환경을 사용하면 Gmail에서 바로 화상 회의 또는 음성 회의를 예약, 시작, 참여할 수 있습니다. 웹 버전 자세히 알아보기 Gmail에서의 Google Meet 사용을 위한 빠른 시작 가이드 4 채팅 메시지를 이메일로 전달 Chat에서 Gmail 받은편지함으로 메시지를 전달할 수 있습니다. 이렇게 하면 채팅 기록이 사용 중지된 경우에도 채팅 메시지를 보관할 수 있습니다. 전달된 메시지에는 대화목록에서 해당 메시지 전 4개의 채팅 메시지가 포함