2019년 4월 19일 금요일

[팁-Gmail] 이메일 주소 이용 태깅 및 자동 분류, 검색 하는 방법 소개

Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다.


예전에 제 블로그에서 한번 소개된 내용입니다. 중요한 부분만 발췌하여 다시 올려 봅니다.

모든 기록 관리를 위해서 Gmail을 활용하는 방법입니다.

본인이 자신의 이메일 주소로 태깅하여 메일을 보내는 것입니다.(예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송). 이때, 이메일 주소에 태깅하는 방법 및 지메일의 라벨 및 필터를 이용하여 자동 분류하고 검색 하는 방법을 소개하고자 합니다.


이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다.



  1. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법


  • 나는 모바일에서 메모용 앱으로는 Google Keep 을 주로 사용합니다. 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 장기 기록 보존(시점 확인(타임스탬프)를 위함)을 위해서 해당 메모를 나 자신 이메일로 보냅니다. 이떄 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+기록@gmail.com’ 로 보냅니다.  즉, 본인의 이메일 주소가 ‘hsikchoi@gmail.com’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+기록@gmail.com’ 으로 보냅니다.
  • 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+기록@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+기록@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+기록+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘hsikchoi@gmail.com’ 으로 인지합니다.
  • 스마트폰에서 종이 영수증을 캡처한 후(캡처용 앱은 어떠한 것을 사용해 도 무방) 이를 본인의 이메일 주소로 (예, hsichoi+영수증@gmail.com) 보내면 기록을 위한 저장 용도로 끝.
  • 나중에 Gmail안에서 검색할 경우는 검색창에서 ‘To:영수증' 으로 검색하면 ‘+영수증' 으로 태그된 모든 메일을 쉽게 검색 가능
 




  1. 태그된 메일을 자동으로 분류하여 라벨링 하는 방법

  • Gmail은 ‘라벨’ 이라는 기능과 ‘필터' 라는 기능을 통해서 수신되는 모든 메일를 자동 분류하여 원하는 ‘라벨' 을 색깔로 구별하여 붙일 수 있습니다.
  • ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 수신되는 메일은 라벨 ‘아이디어' 가 자동으로 부여되어 저장할 수 있습니다.
  • 아래 캡쳐한 이미지에서
  • (1) 번은 이메일 관리를 위하여 생성한 라벨들
  • (2) 번은 ‘필터' 기능으로 자동 부여된 라벨들
  • (3) 번은 Gmail만이 갖고 있는 쓰레드 기능으로, 기록된 메일에 대해서 추가로 메일을 주고 받거나, 보충 내용을 기록하고자 할 경우에 해당 메일에 대하여 reply를 하면 자동으로 쓰레드로 묶여서 하나의 메일로 저장되고 묶인 메일의 건수를 보여 줍니다.
  • (4) 번에 표시된 심볼은 이메일 주소에 수신자로 본인만 유일하게 지정되어 있는 메일임을 알려주는 표시 입니다.   
  • 예) 받는사람 주소:‘hsikchoi+evernote@gmail.com 로 메일을 보내면 ‘My Evernote’ 라벨이 자동으로 부여되고, 내부적으로 필터를 적용하여 ‘자동으로 Evernote 에도 저장이 되도록 허용을 할 수도 있습니다. (이메일을 이용하여 에버노트 저장기능은 최근 에버노트에서 유료 버전으로 바뀌었습니다)


  1. 라벨 검색 및 태그 검색

  • Gmail에서는 라벨 검색인 경유는 검색창에서 ‘label:아이디어' 로 검색이 가능
  • 받는 사람 주소에 ‘+’로 태그한 메일 검색은 검색창에서 ‘To:아이디어' 로 검색

4. 요점 정리



  • 기록을 위한 저장 도구로 이메일 시스템을 활용해야 하는 이유는 이메일의 싯점확인(타임스탬프) 기록에 대한 효력 때문입니다.
  • 생성된 기록의 시간을 나중에 임의로 수정할 수 있는 도구들은 기록용 저장 도구로 적합하지 않습니다.
  • Gmail안에서는 라벨, 태그, 필터등을 활용하여 수신된 메일들을 아주 쉽게 관리가 가능
  • 기록 작성용 도구는 무엇을 사용하여도 무방하나, 저장만은 이메일 시스템 활용하는 것을 권고
  • Gmail 만큼 장소, 시간, 디바이스 상관없이 메일을 보내고 저장하고 검색할 수 있는 시스템은 많지 않을 것입니다.  모든 기록은 Gmail로 모든 데이터 저장 관리는 Google Drive로 통일


----------------------------------------
G Suite/Chromebook 전문 블로그 - charlychoi.blogspot.kr

2019년 4월 18일 목요일

[Google 드라이브 MS Office 문서 변환 없이 실시간 편집 및 협업 데모]

이번 Next 2019 에서 발표된 G Suite 관련 내용중에 가장 주목 할 만한 것입니다. "드라이브에서 MS Office 문서를 구글 문서로 변환 없이도 실시간 편집 및 협업 가능" 입니다.

(** 이 기능의 하이라이트는 실시간 공동작업 및 편집을 위해서 MS Office 파일을 구글 문서로 변환하지 않는다는 것입니다. **)

이 기능은 아직 정식으로 G Suite 에 반영되고 있지는 않고 있으나, 발표 기준으로 15일 안에 반영된다고 합니다.

따라서, 해당 기능이 어떻게 동작을 하는지 Next 2019에서 발표한 내용중 일부를 발췌 편집한 데모 영상입니다.

데모 시나리오
1. Google Docs 사용자 - Google 드라이브에서 MS Word  파일을 변환 없이 오픈 한 후 편집 및 댓글, MS      Office 사용자에게 공유
2. MS Office 사용자 - PC에서 Drive File Stream 을 경유 공유 받은 Word 파일을 열고 내용 수정 및 댓글        달기
3. Google Docs 사용자 - MS Word 파일을 열고 댓글에 대한 답글

이 기능에 사용법에 대한 Google 도움말 참고 - http://bit.ly/2VTgdsz



2019년 4월 17일 수요일

[G Suite Enterprise ] Context-Aware (상황 인식) 기반 액세스 콘트롤 기능 추가




상황 인식 기능이란 기업에서 보안 강화를 위하여 허가된 네트워크 또는 회사 기기로 등록한 컴퓨터만이 G Suite 서비스를 (Gmail, Drive, Calendar, Google Keep) 액세스 할 수 있도록 통제하는 기능입니다. 조직단위 구성하여 G Suite 서비스 앱들 액세스 통제할 수 있도록 한 것입니다.

예). - G Suite 서비스를 회사 내부 네트워크에서만 액세스 하도록 설정을 하면, 외부 (집 또는 스타박스 카페 등등)에서는 G Suite 서비스 접속이 불가
      -  회사에세 제공하는 컴퓨터를 등록 (일련번호)하면 등록되지 않은 컴퓨터로는 G Suite 서비스 접속 불가 


이 영상에서는 회사에 기기로 등록된 컴퓨터(일련번호 등록)와 등록되지 않은 컴퓨터가 G Suite 서비스에 접속이 되는지 여부를 보여주는 데모입니다.  



Context-Aware 액세스에 대한 자세한 정보는 여기를 클릭하시기 바랍니다.  

2019년 4월 12일 금요일

[MS 새로운 Edge 브라우저 개발자용 버전 사용기 (G Suite 서비스 적합성 테스트)]

크롬 호환되는 MS의 새 Edge 브라우저 (개발자용) 사용기 (G Suite 서비스 적합성) MS 가 기존 엣지 브라우저를 버리고, 오픈소스 크로미엄 기반의 새로운 엣지 브라우저를 개발하고 있습니다. 현재는 개발자 버전 배포 중. G Suite/Gmail 서비스는 크롬 브라우저에 최적화 되어 있습니다. 그동안 MS 엣지 브라우저는 G Suite 서비스용으로는 몇가지 지원안되는 기능으로 인하여 사용상 문제가 있었습니다. 이번에 새롭게 개발중에 있는 New Edge 브라우저는 오픈소스 크로미엄 (크롬 브라우저 오픈소스) 기반으로 하고 있다고 합니다. 따라서, G Suite 서비스에 얼마나 적합한지 기존 MS Edge 브라우저와 비교 테스트 해 보았습니다 개발자 버전 다운로드 : https://www.microsoftedgeinsider.com/...


2019년 4월 11일 목요일

[G Suite 빅 업데이트 3가지 소식]


구글이 미국에서 개최하고 있는 Next 2019 컨퍼런스에서 많은 업데이트 소식을 알리고 있습니다. 
금일(2019년4월 11일)에 공식적으로 발표한 업데이트 소식들중에서 3가지만 소개합니다.

1. 현재의 G Suite 용 Google+ 를 대치하는 새로운 앱 (Currents)이 출시 됩니다. 
-  현재의 Google+ 는 향후 자동으로 Current 서비스로 이전된다고 합니다.



2.  행아웃 Meet 에 라이브 캡션 기능 추가 - 행아웃 Meet 화상회의시 자동으로 캡션 텍스트가 표시 되도록 함

구글이 미국에서 개최하고 있는 Next 2019 컨퍼런스에서 많은 업데이트 소식을 알리고 있습니다. 
금일(2019년4월 11일)에 공식적으로 발표한 업데이트 소식들중에서 3가지만 소개합니다.

1. 현재의 G Suite 용 Google+ 를 대치하는 새로운 앱 (Currents)이 출시 됩니다. 
-  현재의 Google+ 는 향후 자동으로 Current 서비스로 이전된다고 합니다.

2.  행아웃 Meet 에 라이브 캡션 기능 추가 - 행아웃 Meet 화상회의시 자동으로 캡션 텍스트가 표시 되도록 함



3. Office 문서 변환 없이도 Google 문서도구에서 공동 협업 작업이 가능해짐 
  - 구글 문서 도구(Docs, Spreadsheet, Slide) 에서 Office 문서를 변환없이 오픈하여 실시간 공동 편집작업이 가능해질 예정입니다. 






2019년 4월 9일 화요일

[유용한 팁] G Suite 도구 상자 소개

교육 기관에서 G Suite 사용은 무료입니다.  교육용 G Suite 의 공식 명칭은 G Suite for Education입니다.  G Suite for Education의 가장 큰 장점은 무제한 용량의 구글드라이브를 제공한다는 것입니다.

최근들어 국내 교육 기관들이 G Suite for Education을 많이 도입하고 있는 추세입니다.  특히 대학교인 경우는 많은 학생들과 졸업생들이 이 무제한 용량의 드라이브 (유료 G Suite Business에서 제공하는 서비스와 동일) 를 무료로 사용할 수 있는데도 불구하고 본인의 학교가 G Suite 서비스를 사용하고 있는지 모르는 경우가 있습니다. 

이 영상에서 제공하는 G Suite 도구 상자를 사용하면 G Suite 서비스를 사용하고 있는지 여부를 확인 할 수 있습니다. 이 도구 상자에서는 도메인명만 입력하면 네임서버, MX 레코드 값, TXT 값 등을 확인 할 수 있습니다. 

G Suite 서비스를 이용하는 기업 또는 학교에서 가끔 원치않게 DNS 정보 변경으로 인하여 G Suite 서비스를 위한 MX 레코드 값이 변경이 되는 경우가 있습니다. MX 레코드 값이 변경 될 경우는 G Suite 서비스 (특히 Gmail 서비스가 안됩니다. )가 중단될 수 있습니다.  

값자기 G Suite 서비스 (Gmail 서비스가 전체 도메인에서 동작을 하지 않을 경우는)가 안될 경우는 G Suite 도구 상자에서 해당 MX 레코드 값이 정상으로 되어 있는지 확인 해 볼 수 있습니다. 


이 도구는 퍼블릭 서비스입니다. 도메인 명으로 MX, 네임서버, TXT, CNAME 등등의 정보가 어떻게 되어 있는지 확인이 가능합니다.
  

2019년 4월 4일 목요일

[유용한 팁] Google 문서(Docs) PDF 보다 편리하게 보는 방법


PDF 파일을 PC나 모바일 폰에서 열어서 볼때 화면 크기에 따라서 좌우 스크롤 해야 하는 불편함이 있습니다. Google 문서는 다른이름으로 저장하기 기능을 통해서 'epub' 파일로 저장한 후 윈도우 PC에서는 엣지 브라우저에서, (해당 파일 클릭만 하면 뷰잉이 됨) 스마트폰에서는 '리디북스' 리더 Mac에서는 iBooks 리더기로 볼수 있습니다.



2019년 4월 2일 화요일

[G Suite 업데이트] Gmail 에 드디어 예약 전송 기능이 공식 추가됩니다.

Gmail 웹 버전 및 Android, IOS 용에 예약 전송 기능이 추가됩니다.


지메일 작성 후 전송시 예약된 날짜를 지정하여 전송할 수 있습니다. 


예약 날짜가 지정된 메일들은 지메일 좌측에 'Scheduled' 라는 라벨로 관리됩니다. 



Availability

Rollout details

  • Rapid Release domains: Extended rollout (potentially longer than 15 days for feature visibility) starting on April 1, 2019
  • Scheduled Release domains: Extended rollout (potentially longer than 15 days for feature visibility) starting on April 15, 2019

Please note, users may see the “Scheduled” folder before they are able to schedule their emails. This is expected behavior.

[G Suite Enterprise 버전]에서만 제공하는 보안 센터 대시보드/보안 상태/조사 도구 데모

G Suite Enterprise 버전은 G Suite (Basic, Business)의 최상위 버전입니다.  G Suite Enterprise 버전에서만  제공되는 서비스 중에는 보안 센터 기능들이 있습니다.  보안 센터 대시보드...