2015년 7월 12일 일요일

[지메일 팁 추가]모든 기록용 저장도구는 버려라, 기록을 위한 Gmail 활용 Know-How

모든 기록을 위한 도구는 버려라!  Gmail 하나면 충분

기록의 핵심은 시간 기록이다 일기를 쓰던, 회의록을 작성하던, 협력 업체와 자료를 주고 받던, 문서를 생성하던, 디지털 문서의 진본 확인을 할 때도 가장 중요한 것은 생성된 시간(타임스탬프)에 대한 기록은 매우 중요한 의미를 갖는다.


개인이던 기업이던 송사에 희말려 검찰 또는 법정에 증거 자료를 제출 할 경우, 에버노트, 드롭박스, 구글드라이브, 내 노트북, 회사 파일 서버 등등에 저장된 데이터들을 자료로 제출하면 이를 증거 자료로 인정할까요?  

디지털 자료 중에 법적인 증거 자료로 효력을 가질 수 자료는 이메일로 주고 받은 내용이라고 합니다. 이유는 이메일 주고 받을때 기록되는 시간 (타임스템프) 정보는 수정 불가능한 것으로 인정하고 있으며, 싯점을 확인 할 수 있는 중요한 시간 정보를 갖고 있기 때문일 것입니다.


이러한 이유로 인하여 글로벌 비즈니스를 하는 대기업에서는 고가의 비용을 지불하면서, 기업용 이메일 아카이빙 솔루션(소위 eDiscovery 솔루션이라는 이름으로)들여 직원들이 주고 받는 모든 이메일 내용을 별도로 저장 관리하고자 하는 이유가 여기에 있는 것입니다.


개인 또는 일반 중소기업에서는 이런 비용까지 들여가며 특별히 따로 신경을 쓸 필요는 없다고 보여집니다. 개인이던 일반 기업이던 기존 이메일 활용만 잘 하면 이러한 문제는 모두 해결이 될 수 있습니다.


무엇보다도 중요한 것은 기록을 위한 도구를 활용 할 때는 개인용이던 기업 용이던 기록용 작성 도구들을 어떠한 것을 사용하던 간에 반드시 저장은 시점 확인(생성 시간이 기록된)이 가능할 수 있도록, 향후에도 수정 및 변조가 불가능한 것으로 인정을 받을 수 있는 이메일을 이용하여 기록하라고 권고하고 싶습니다.

추천하고 싶은 방법으로 가장 좋은 것으로 Gmail 만큼 이메일 기능 외에도 기록을 위한 유용한 도구가 없는 듯 합니다. Gmail 은 3가지 중 (무료 Gmail 사용자는 15GB, 기업용 Gmail 사용자는 30GB, 기업용 무제한 용량 Gmail) 하나를 선택하여 사용하면 됩니다.  기록용 저장 도구로 다른 것을 다 버리고, Gmail 하나면 충분하다는 생각입니다.


저는 단순히 이메일 주고 받는 용도 외에도, 온 갖 종류의 기록(일지, 일기, 아이디어, 읽은 책 기록, 회의록, 영수증 첨부, 스마트폰으로 스캐닝한 종이문서, 첨부문서등등)들을  용량 제한의 부담 없이 무제한 용량의 Gmail (Drive for Work Unlimited의 Gmail)을 사용하고 있습니다.  ‘Drive for Work Unlimited 버전에서는 소위 eDiscovery 솔루션인 Google Vault가 기본 포함되어 있어서, 이메일을 실수 삭제를 하던 직원이 고의로 중요한 메일을 삭제를 하던 Vault 안에서는 삭제되지 않고 모두 기록 보존이 됩니다. (이러한 자료는 증거 자료로 효력을 갖고 있음)


구글의 제품개발 부사장이었던 '조너선 로젠버그'는 본인의 여권, 의료보험증등을 스캐닝하여 본인을 받는사람 주소로 이메일을 보내어 Gmail안에 저장한다고 합니다. 이렇게 하면, 언제 어디서나 디바이스에 상관없이 검색이 하기 때문에 기록 및 저장을 위해서 Gmail을 사용한다고 합니다.


서론이 너무 길었군요. Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다.


기록 관리를 위하여 Gmail로 본인이 본인 이메일 주소로 모든 내용 (기록을 하기를 워하는 모든 데이터)을 보내는 것입니다. (앞에서 언급한 구글의 부사장인 ‘조나선 로젠버그'가  주로 사용하는 방법, 예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송)


이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다.


  1. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법


  • 나는 스마트폰에서 메모용 앱으로 주로 Google의 Keep 을 사용 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 향후에 장기 기록 보존(싯점 확인을 위한 타임스탬프를 위함)을 위해서 해당 메모를 이메일로 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 보냅니다.  즉, 본인의 이메일 주소가 ‘hsikchoi@gmail.com’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 으로 보냅니다.


  • 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+아이디어@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+아이디어+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘hsikchoi@gmail.com’ 으로 인지합니다.
  • 스마트폰에서 종이 영수증을 캡처한 후(캡처용 앱은 어떠한 것을 사용해 도 무방) 이를 본인의 이메일 주소로 (예, hsichoi+영수증@gmail.com) 보내면 기록을 위한 저장 용도로 끝.
  • 나중에 Gmail안에서 검색할 경우는 검색창에서 ‘To:영수증' 으로 검색하면 ‘+영수증' 으로 태그된 모든 메일을 쉽게 검색 가능


  1. 태그된 메일을 자동으로 분류하여 라벨링 하는 방법
  • Gmail은 ‘라벨’ 이라는 기능과 ‘필터' 라는 기능을 통해서 수신되는 모든 메일를 자동 분류하여 원하는 ‘라벨' 을 색깔로 구별하여 붙일 수 있습니다.
  • ‘hsikchoi+아이디어@gmail.com’ 로 수신되는 메일은 라벨 ‘아이디어' 가 자동으로 부여되어 저장할 수 있습니다.
  • 아래 캡쳐한 이미지에서
  • (1) 번은 이메일 관리를 위하여 생성한 라벨들
  • (2) 번은 ‘필터' 기능으로 자동 부여된 라벨들
  • (3) 번은 Gmail만이 갖고 있는 쓰레드 기능으로, 기록된 메일에 대해서 추가로 메일을 주고 받거나, 보충 내용을 기록하고자 할 경우에 해당 메일에 대하여 reply를 하면 자동으로 쓰레드로 묶여서 하나의 메일로 저장되고 묶인 메일의 건수를 보여 줍니다.
  • (4) 번에 표시된 심볼은 이메일 주소에 수신자로 본인만 유일하게 지정되어 있는 메일임을 알려주는 표시 입니다.   
  • 예) 받는사람 주소:‘hsikchoi+evernote@gmail.com 로 메일을 보내면 ‘My Evernote’ 라벨이 자동으로 부여되고, 내부적으로 필터를 적용하여 ‘자동으로 Evernote 에도 저장이 되도록 허용을 할 수도 있습니다. (이메일을 이용하여 에버노트 저장기능은 최근 에버노트에서 유료 버전으로 바뀌었습니다)


  1. 라벨 검색 및 태그 검색
  • Gmail에서는 라벨 검색인 경유는 검색창에서 ‘label:아이디어' 로 검색이 가능
  • 받는 사람 주소에 ‘+’로 태그한 메일 검색은 검색창에서 ‘To:아이디어' 로 검색

4. 요점 정리
  • 기록을 위한 저장 도구로 이메일 시스템을 활용해야 하는 이유는 이메일의 싯점확인(타임스탬프) 기록에 대한 효력 때문입니다.
  • 생성된 기록의 시간을 나중에 임의로 수정할 수 있는 도구들은 기록용 저장 도구로 적합하지 않습니다.
  • Gmail 은 1계정당 월 $10 비용만 지불하면 (단, 5명 이상 라이센스 구매를 할 경우)무제한 용량을 구매할 수 있음으로, 모든 기록은 데이터 크기와 상관없이 Gmail에 저장하고 Google의 파워풀한 검색기능과 eDiscovery 솔루션인 Google Vault를 잘 활용할 수 있습니다.
  • Gmail안에서는 라벨, 태그, 필터등을 활용하여 수신된 메일들을 아주 쉽게 관리가 가능
  • 기록 작성용 도구는 무엇을 사용하여도 무방하나, 저장만은 이메일 시스템 활용하는 것을 권고
  • Gmail 만큼 장소, 시간, 디바이스 상관없이 메일을 보내고 저장하고 검색할 수 있는 시스템은 많지 않을 것입니다.  모든 기록은 Gmail로 모든 데이터 저장 관리는 Google Drive로 통일


작성자 : Charly Choi,
Google Apps 전문블로그 - charlychoi.blogspot.kr