배경
사실 Google Workspace에서는 Gmail 외에도 라벨을 활용하는 서비스들이 몇가지 더 있습니다.
대표적인 라벨 기능은 Gmail 에서 제공되고 있습니다. (도움말)
주소록 (연락처)에서도 연락처 그룹 만들기를 위하여 라벨 기능을 활용합니다. (도움말)
구글 그룹스에서 그룹 콘텐츠를 분류하기 위하여 라벨을 사용합니다. (도움말)
라벨은 사용자가 드라이브, 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션의 항목을 구성하고 찾고 정책을 적용하는 데 도움이 되도록 정의한 메타데이터입니다. 드라이브 라벨은 기록 관리, 분류, 찾기, 워크플로, 보고, 감사 등을 포함하여 파일을 구성하는 많은 일반적인 업무 시나리오에 유용합니다.
분류(라벨 구조)를 작성하고 정의하고 라벨을 게시할 수 있습니다. 최종 사용자는 편집할 수 있는 파일에 라벨을 적용하고 필드 값을 설정할 수도 있습니다. 조직에 대해 최대 100개의 라벨을 만들 수 있습니다.
드라이브 라벨을 사용하면 일관된 방식으로 드라이브의 파일 및 폴더에 맞춤형 라벨 및 속성을 부여 할 수 있고, 이 부여 될 라벨을 이용하여 검색을 효율적으로 할 수 있습니다.
Google 드라이브에서는 Google에서 제공하는 강력한 풀텍스트 검색 기능을 제공하고 있습니다. Google 문서 뿐만아니라 MS Office 문서, PDF, 이미지(텍스트를 포함한 이미지), HWP 문서 등등에 대해서 내용 검색이 가능합니다. 그러나, 경우에 따라서는 이러한 강력한 검색 기능으로 쉽게 찾을 수 없는 문서나 파일들이 있을 수 있습니다. 예를 들면, 아래와 같은 업무에 사용할 수 있습니다.
영업부에서는 고객들에게 전달하였던 견석서 중에서 제품 가격을 표준 가격보다 10% 싸게 보낸 견적서와 고객을 찾고자 할 경우가 있습니다.
법무팀에서는 관리하는 계약서 중에서 현재 초안 또는 서명 대기중에 있는 문서를 찾을 경우가 있을 수 있습니다.
결재 완료된 문서를 관리하는 부서에서는 이미 결재가 완료되었고 상신자가 ‘홍길동' 인 파일들을 찾을 수 있습니다.
정보 거버넌스 전략에 따라 콘텐츠 분류
조직 전체에 일관되게 적용할 수 있는 분류 스키마에 매핑되는 라벨을 만들어 민감한 콘텐츠나 특별한 처리가 필요한 콘텐츠를 식별할 수 있습니다
- 라벨에 내부 규정 준수 정책 적용
드라이브 라벨은 규정 준수 요구사항을 충족하기 위해 데이터 손실 방지 규칙(베타) 또는 Vault 보관 규칙(제공 예정)의 조건 또는 작업으로 사용할 수 있습니다.
규칙을 사용하면 라벨을 사용하여 드라이브 콘텐츠가 수명 주기 전반에 걸쳐 관리되고 조직의 기록 보관 관행을 준수하도록 할 수 있습니다.
- 더 빠른 파일 선별 및 찾기
기업의 지식 관리의 유용성을 한층 더 높일 수 있습니다. 공동 작업 환경에서 파일 작업을 하는 사용자는 추가 속성으로 적용한 라벨을 사용하여 콘텐츠 찾기 및 구성을 개선할 수 있습니다.그러면 조직의 사람들이 라벨 및 필드를 기반으로 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 예를 들어 조직의 누군가가 드라이브 검색 옵션을 사용하여 서명을 기다리고 있고 금요일까지 마감인 모든 계약을 찾을 수 있습니다.
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