2016년 1월 6일 수요일

[Google Apps 유용한 팁] 꼭꼭 숨어 있는 기능중에서 필수 기능들 소개

Google Apps 사용시 매뉴얼이나 안내문에도 나오지 않는 진정으로 숨어 있는 메뉴나 기능들이 많이 발견이 됩니다. 이번에 소개되는 내용들은 말 그대로 숨어 있는 기능들 (눈에도 잘 띄지 않는 기능들) 그러나 중요한 기능들을 찾아서 소개하고자 합니다. (소위 숨은 기능 찾기 1탄)

Gmail에서 숨어 있는 기능 찾기



  1. 관리/세부정보 보기  

    • 지메일 하단의 좌측에 관리 - 현재 내가 사용중인 용량 표시 및 추가 스토리지 구매
    • 세부정보 - 이 계정의 활동 정보 보기, 내가 접속한 모든 기록 정보 확인 및 의심스러운 접속 기록 확인  


                                     <관리>                                             <세부정보>

2. 편지쓰기->받은 사람/미리 준비된 답변

  • 받은 사람 - 마우스 클릭하면 주소록이 표시되고 검색후 여러명을 선택하면 동보로 메일 보내기 가능
  • 우측 하단의 메뉴를 클릭하면 - 미리준비된 답변 기능 활용 (자세한 내용은 여기 참조)




3.  중요도 표시 (자동분류함)

  • 환경설정->받은편지함->중요도 표시- 자동분류함의 자세한 정보는 여기 참조


캘린더에서 숨어 있는 기능 찾기

  1. 시간찾기/회의실/참석자에게 이메일 보내기

    • 시간찾기 - 이벤트에 초대한 참석자들의 가용한 시간을 확인 하는 기능. 약속전에 참석자들의 일정을 사전에 확인하기 위한 기능
    • 회의실 - 회사내의 회의실 또는 공용자원(예, 공영차량, 빔프로젝트 등등)을 사전 등록하여 회사 전체 캘린더에서 공유하여 자원 및 회의실을 온라인에서 효율적으로 관리
    • 참석자에게 이메일 보내기 - 이미 약속된 일정이 갑자기 변경이 되거나 급한일이 발생하여 기 약속된 일정에 참석하지 못할 경우, 참석자들에게 이메일 보내는 기능으로 지메일에서 메일을 보내는 번거로움 없이, 캘린더에서 바로 변경 일정 보내는 기능

2. 권장 시간

  • 회의 참여자들과 약속을 잡기위해서 참여자들과 약속이 겹치지 않도록 확인 하기위하여 캘린더가 자동으로 권장시간을 추천해 주는 기능



3. 약속시간대 (Google Apps 기능)

  • 내가 가용한 약속 시간대를 미리 정해서 공개하여 상대방이 원하는 시간대에서 약속을 잡는을 수 있게 하는 기능
    • 예). 임원이 직원들 면담 또는 학교에서 교수가 학생들 면담하고자 할 경우, 내가 가능한 시간대를 미리저애서 캘린더로 공유하면, 면담자들이 필요한 시간대를 선택하여 선착순으로 약속을 정할 수 있도록 함





행아웃에서 숨어 있는 기능 찾기

  1. 행아웃 화상 회의시 채팅창에 숨어 있는 구글드라이브 문서 공유

  • 행아웃 화상회의시 회의 참석자들과 문서 공유시 행아웃 창에서 바로 문서를 공유하여  협업이 가능하도록


구글 드라이브에서 숨어 있는 기능 찾기

  1. 드라이브의 사용된 용량 확인하기

    • 좌측 하단에 ‘드라이브' 옆에 “(i)” 를 클릭하면 드라이브에 저장된 가장 큰 파일 크기 순으로 정렬되어 표시됨


2. 드라이브 문서 공유시 - 복사/다운로드/프린트 방지 통제 기능  


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