2016년 1월 27일 수요일

[Google Apps 전사 캘린더 생성 및 공유 방법]

Google Apps에서는 캘린더뿐만이라 구글 드라이브사용시, 캘린더 또는 드라이브의 폴더나 문서들을 전사 적으로 공유하거나 부서나 팀별로 공유하고자 할경우는 반드시 Google Apps에서 제공하는 Groups를 이용해야 합니다.

본 자료에서는 관리자가 전사 공유 캘린더를 생성하여 이를 전체 직원들에게 공유하는 방법을 설명합니다.

  1. 관리자가 캘린더 생성시 반드시 ‘특정 사용자와 공유’ 항목에서 특정인 email , 또는 부서 group 메일 (예, sales@mycompany.com), 전사 groups (예, all@mycompany.com) 메일 주소를 지정


사용권한 설정은
  • 만일 공유 받는 자들도 공유 캘린더에 일정을 등록하여 공유하고 할 경우는 ‘일정변경' 선택
  • 만일 공유 받는 자들이 공지된 캘린더 일정 보기만 할 경우는 ‘모든 일정 세부정보 보기' 선택


2. 전체 또는 부서별, 팀별 Groups 생성 방법
  • 관리자는 Google Apps 관리자 콘솔에 로그인 한후 콘솔에서 제공하는 메뉴, Groups 를 선택하여 새로은 그룹을 생성 (예, 전사 group면 all@mycompany.com)
  • 전사 그룹 생성시 주의 사항은, 반드시 mycompany.com 내의 모든 사용자들 이 그룹에 추가합니다. 선택해야 합니다.
  • 만일 위 선택을 하지 않을 경우는, 관리자는 해당 all@mycompany.com 그룹의 멤버들을 매뉴얼로 추가해야 합니다. Google Apps에서는 전사 그룹생성시에는 전체 직원을 멤버로 일일히 추가하지 않아도 될 수 있도록 이 선택이 제공됩니다.

  • 부서별 또는 프로젝트 팀별 그룹도 이와 같은 방법으로 생성 하여 멤버들을 그룹에서 추가하면 됩니다. (예, sales@mycompany.om,)

3. 전사 그룹 all@mycompany.com 생성이 된 후, 캘린더 생성 및 공유시 1번에서 설명한 것과 같이 ‘특정 사용자와 공유’ 에 all@mycompany.com 을 지정하여 전사 공유 캘린저 생성

4. 3번 절차가 끝난후 회사의 각 직원들은 아래와 같은 메일을 수신되어야 합니다.


  • 위 메일을 수신한 각 지원들을 메시지 본문에 있는 ‘링크를 클릭하세요' 를 클릭하여 내 캘린더에 전사 공유를 추가 해야 합니다.


5.  직원들 캘린더에 전사 공유 캘린더 표시하기
  • 각 직원들이 정상으로 캘린더 추가가 되면, 아래와 같이 ‘다른 캘린더' 에 전사 공유 또는 타부서에서 공유한 캘린더가 표시되어야 합니다.



-------------------------------------
Google Apps 전문 블로그 - charlychoi.blogspot.kr