▶ 쇼츠 영상 보기 Grok Bot 공식 X 계정과 공식 뉴스 글에서, 회사가 자기 영업팀 안에서 쓰는 Shared Bots(공유 봇) 3종을 공개했습니다. 어떤 봇이 무슨 일을 하고, 사람은 어디서 개입하는지 공식 자료만으로 정리했습니다. Shared Bots란? 팀 전체를 위해 정해진 역할을 맡는 공유 봇입니다. 공유 스킬과 회사 내부 자료를 연결해 두고, 규칙이 바뀌면 봇을 한 번만 고쳐도 팀원 모두에게 반영됩니다. 각 사용자의 권한 안에서 움직이며, 민감한 작업에는 추가 제한이 걸립니다. Cursor 팀에 속한 Grok Bot 사용자가 쓸 수 있고, 각자의 대화 내용은 다른 사람이 볼 수 없습니다. 영업팀 봇 3종 Account Intel Bot : 미팅 전 고객 이력 브리핑을 준비하고, 고객 통화가 끝나면 통화 녹취를 읽어 Salesforce(CRM)를 업데이트하고, 후속 메일 초안을 만들어 담당자에게 검토를 맡깁니다. Quote Bot : 상품과 할인 조건이 다른 견적안 여러 개를 나란히 비교할 수 있게 준비하고, 승인된 견적으로 주문서를 만듭니다. Salesforce를 바꾸기 전에는 미리보기를 보여 주고 확인을 받습니다. Deal Bot : 특별 가격이나 표준이 아닌 계약 조건을 회사 정책과 대조해 검토하고, 맞는 승인 담당자에게 넘깁니다. 사람의 판단이 필요한 결정은 추천안을 만들어 전문 담당자의 승인을 받은 뒤 진행합니다. 사람의 역할 회사는 "현재로서는(For now)" 판단 기준을 명확히 정할 수 없는 결정과, 고객에게 나가는 커뮤니케이션은 사람이 검토하도록 하고 있다고 밝혔습니다. 영업 담당자가 Quote Bot으로 자기 할인을 스스로 승인할 수 없도록 권한도 나눠 두었습니다. 알아 둘 점 이 글은 회사가 자기 영업팀에서 쓰는 사례를 소개합니다. 같은 봇 3종이 제품으로 바로 제공된다는 내용은 아닙니다. 영상으로 1분 정리 핵심만 짧게 보고 싶다면 리서처K 쇼츠를 확인해 보세...
배경
그동안 기업들이 무제한 용량의 G Suite Business (unlimited) 사용하면서 각 이메일 계정별로 무제한 용량이 제공되었음에도 불구하고 효율적으로 사용하지 못하고 있었습니다.
팀 드라이브가 출시되기 전까지는 G Suite Business 개별 계정으로 할당된 무제한 용량의 내 드라이브를 협력업체 (또는 개인 지메일 계정의 사용자 포함) 와 공유하여 나누어 쓸 수가 없었습니다.
Google 드라이브는 철저하게 개별 계정별로 소유권이 관리되는 구조로 되어있기 때문에, 협력업체와 협업을 위해서 내 드라이브를 공유하고자 할 경우는 별도의 G Suite 계정을 만들어 제공을 하거나, 유료인 3rd party 웹하드 서비스 가입하여 guest 계정을 만들어서 계정을 공유하는 방법을 주로 사용하고 있었습니다.
지금 부터는 무제한 용량의 팀 드라이브를 통해서 협력업체와 함께 사용할 수 있게 되었습니다. 협력업체에서도 자료를 생성 및 업로드를 자유롭게 할 수 있습니다.
팀 드라이브의 무제한 용량 외부 사용자에게 공유하기
G Suite Business/Education 에 ‘팀 드라이브' 기능이 추가 되었습니다. ‘팀 드라이브' 는 기업에서 팀 단위 협업을 하기 위하여 필요로하는 탁월한 기능을 제공하고 있습니다. (참조: 팀 드라이브 백서.pdf )
팀 드라이브에서는 팀 폴더를 생성한 후 폴더를 공유할 멤버로 외부 사용자를 지정할 수 있습니다. 외부 사용자는 G Suite Basic 또는 G Suite Business 를 사용하지 않아도, Google 계정만 있으면 공유가 가능합니다.
Google 계정은 무료 Gmail 계정을 보유하고 있거나, 아니면 Gmail 계정이 아닌 기존 보유한 이메일을 이용하여 Google 계정을 생성한 분들은 모두 ‘팀 드라이브'의 팀 폴더 공유가 가능합니다.
‘팀 드라이브' 의 팀 폴더가 구글 계정 사용자에게 공유가 되면 (멤버로 외부 구글 계정자 추가) 공유 받은 사람은 내 계정의 Google 드라이브에 ‘팀 드라이브’ 가 자동으로 생기게 됩니다. 이 사용자는 이 팀 드라이브에서 새로운 팀 폴더는 생성할 수는 없으나 공유 받은 팀 폴더에서는 (수정 또는 전체 권한 부여시) 자유롭게 폴더 및 로컬 PC의 폴더 및 파일들을 업로드 할 수 있습니다. 이때 공유된 폴더에 올려지는 모든 자료들의 소유권은 모두 팀 드라이브의 팀 폴더를 생성하여 공유한 사람이 갖게 됩니다.
예). G Suite Business (charlychoi.com) 계정에서 ‘팀 드라이브' -> ‘협력업체-A’ 폴더를 생성하고 해당 폴더 (‘협력럽체-A’)에 새 멤버로 외부 사용자 ‘hsikchoi@naver.com’ 또는 hsikchoi@gmail.com 사용자를 추가 할 수 있습니다. 이때, hsikchoi@naver.com 사용자는 구글 계정으로 로그인이 가능해야 합니다. (네이버 계정으로 무료 15GB 구글 계정 신청할 수 있음. 참조: 구글계정의 모든 것 )
외부 계정의 멤버 액세스 권한- 전체 권한 또는 수정 권한 (파일을 생성 및 수정은 가능하나 삭제는 불가능) 을 지정 해야 함.
구글 드라이브에 로그인 하면, 내 드라이브 아래에 ‘팀 드라이브' 가 자동으로 표시됨. 팀 드라이브에는 공유받은 팀 폴더가 표시됨. 해당 팀 폴더에 생성되는 모든 파일의 소유자는 charlychoi.com 가 됩니다 라는 안내문구가 보이게 됨
결론적으로 외부 사용자들 (hsikchoi@naver.com 또는 hsikchoi@gmail.com, 회사 계정으로 구글 드라이브 신청한 자)의 구글 드라이브에는 G Suite Business 사용자 (charlychoi.com) 가 공유한 무제한 용량의 팀 폴더를 charlychoi.com 계정이 없어도 같이 사용할 수 있습니다.
단, 이 팀 폴더가 ‘전체 권한'을 가지고 있다고 하더라도 구글 내 드라이브에서 폴더 이동은 할 수 없음. 파일은 이동이 가능. 로컬 PC 의 폴더나 파일은 자유롭게 업로드는 가능합니다.
팀 드라이브의 외부 공유 기능을 통해서 무제한 용량을 외부 협력업체와 자유롭게 공유하여 사용을 할 수 있게 되었습니다. 물론 외부 협력업체는 무료로 신청이 가능한 Google 계정을 보유하고 있어야 합니다.
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