2017년 4월 7일 금요일

[팁: G Suite Business의 무제한 용량 ‘팀 드라이브’ 를 협력업체와 함께 사용하는 방법]


배경



그동안 기업들이 무제한 용량의 G Suite Business (unlimited) 사용하면서 각 이메일 계정별로 무제한 용량이 제공되었음에도 불구하고 효율적으로 사용하지 못하고 있었습니다.


팀 드라이브가 출시되기 전까지는 G Suite Business 개별 계정으로 할당된 무제한 용량의 내 드라이브를 협력업체 (또는 개인 지메일 계정의 사용자 포함) 와 공유하여 나누어 쓸 수가 없었습니다.


Google 드라이브는 철저하게 개별 계정별로 소유권이 관리되는 구조로 되어있기 때문에, 협력업체와 협업을 위해서 내 드라이브를 공유하고자 할 경우는 별도의 G Suite 계정을 만들어 제공을 하거나, 유료인 3rd party 웹하드 서비스 가입하여 guest 계정을 만들어서 계정을 공유하는 방법을 주로 사용하고 있었습니다.


지금 부터는 무제한 용량의 팀 드라이브를 통해서 협력업체와 함께 사용할 수 있게 되었습니다.  협력업체에서도 자료를 생성 및 업로드를 자유롭게 할 수 있습니다.  


팀 드라이브의 무제한 용량 외부 사용자에게 공유하기   



G Suite Business/Education 에 ‘팀 드라이브' 기능이 추가 되었습니다. ‘팀 드라이브' 는 기업에서 팀 단위 협업을 하기 위하여 필요로하는 탁월한 기능을 제공하고 있습니다.  (참조: 팀 드라이브 백서.pdf )


팀 드라이브에서는 팀 폴더를 생성한 후 폴더를 공유할 멤버로 외부 사용자를 지정할 수 있습니다. 외부 사용자는 G Suite Basic 또는 G Suite Business 를 사용하지 않아도, Google 계정만 있으면 공유가 가능합니다.


Google 계정은 무료 Gmail 계정을 보유하고 있거나, 아니면 Gmail 계정이 아닌 기존 보유한 이메일을 이용하여 Google 계정을 생성한 분들은 모두 ‘팀 드라이브'의 팀 폴더 공유가 가능합니다.
(참조: 구글 계정의 모든 것  문서)


‘팀 드라이브' 의 팀 폴더가 구글 계정 사용자에게 공유가 되면 (멤버로 외부 구글 계정자 추가) 공유 받은 사람은 내 계정의 Google 드라이브에 ‘팀 드라이브’ 가 자동으로 생기게 됩니다. 이 사용자는 이 팀 드라이브에서 새로운 팀 폴더는 생성할 수는 없으나 공유 받은 팀 폴더에서는 (수정 또는 전체 권한 부여시) 자유롭게 폴더 및 로컬 PC의 폴더 및 파일들을 업로드 할 수 있습니다. 이때 공유된 폴더에 올려지는 모든 자료들의 소유권은 모두 팀 드라이브의 팀 폴더를 생성하여 공유한 사람이 갖게 됩니다.



예). G Suite Business (charlychoi.com) 계정에서 ‘팀 드라이브' -> ‘협력업체-A’ 폴더를 생성하고 해당 폴더 (‘협력럽체-A’)에 새 멤버로 외부 사용자 ‘hsikchoi@naver.com’ 또는 hsikchoi@gmail.com 사용자를 추가 할 수 있습니다. 이때, hsikchoi@naver.com 사용자는 구글 계정으로 로그인이 가능해야 합니다. (네이버 계정으로 무료 15GB 구글 계정 신청할 수 있음. 참조: 구글계정의 모든 것 )




외부 계정의 멤버 액세스 권한- 전체 권한 또는 수정 권한 (파일을 생성 및 수정은 가능하나 삭제는 불가능) 을 지정 해야 함.

외부 사용자 - hsikchoi@naver.com 이름으로 구글 계정에 로그인 (drive.google.com)




구글 드라이브에 로그인 하면, 내 드라이브 아래에 ‘팀 드라이브' 가 자동으로 표시됨.  팀 드라이브에는 공유받은 팀 폴더가 표시됨. 해당 팀 폴더에 생성되는 모든 파일의 소유자는 charlychoi.com 가 됩니다 라는 안내문구가 보이게 됨




또는 개인 지메일 - hsikchoi@gmail.com 로 공유가 된 경우




결론적으로 외부 사용자들 (hsikchoi@naver.com 또는 hsikchoi@gmail.com, 회사 계정으로 구글 드라이브 신청한 자)의 구글 드라이브에는   G Suite Business  사용자 (charlychoi.com) 가 공유한 무제한 용량의 팀 폴더를 charlychoi.com 계정이 없어도 같이 사용할 수 있습니다.


단, 이 팀 폴더가 ‘전체 권한'을 가지고 있다고 하더라도 구글 내 드라이브에서 폴더 이동은 할 수 없음. 파일은 이동이 가능. 로컬 PC 의 폴더나 파일은 자유롭게 업로드는 가능합니다.


팀 드라이브의 외부 공유 기능을 통해서 무제한 용량을 외부 협력업체와 자유롭게 공유하여 사용을 할 수 있게 되었습니다. 물론 외부 협력업체는 무료로 신청이 가능한 Google 계정을 보유하고 있어야 합니다.

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