기본 콘텐츠로 건너뛰기

협업을 위한 매우 유용한 Google 스프레드시트 활용 팁 9가지


배경


부서의 팀원들끼리 협업을 위해서 Google의 스프레드시트 만큼 효율적인 도구는 많지 않습니다. 이번 팁에서는 Google 스프레드시트롤 협업 작업을 위해서 필수적으로 알아야 할 내용을 소개 하고자 합니다.  

공동 협업 작업을 위하여 MS Office 365의 Excel 또는 Excel Online을 사용한다고 하더라도, 팀원들간에 공동 작업을 위해서는 제약 사항이 많습니다.  시트를 이용하여 공동 문서 작업을 할 경우에는 MS Excel 또는 Excel Online이 적합하지 않을 수 있습니다.

Google 스프레드시트에는 팀원들과 공동 협업 작업을 위한 중요한 기능들을 제공하고 있습니다. 여기서 제공하는 이러한 기능들을 이해한다면 팀원간의 공동 협업 작업을 통해서 업무 효율을 극대화 시킬 수 있을 것입니다.  

여기에 좋은 Business Case 가 있습니다.

  • 나는 5명의 멤버를 갖고 있는 영업부 부장입니다.
  • 내가 작성한 Sales Report 스프레드시트를 팀원 5명에게 공유하여 각자 Sales Report 작성하도록 합니다.  
  • 멤버들 중 일부는 스프레드시트 작성에 익숙치 않기 때문에, 이들은 실수로 또는 잘 못 입력을 하여 내용을 망칠 수 있는 가능성이 있습니다.
  • 멤버들이 수정을 하거나 입력을 한 모든 기록을 확인 해야 합니다.
  • 멤버 중에 누군가가 시트를 수정하거나 변경을 하게 되면 나한테 자동으로 알림 메시지가 전달이 되도록 해야 합니다.
  • 시트에 있는 모든 내용을 멤버들이 수정 또는 입력을 할 수 있으나, 일부 중요한 데이터는 보기만 가능하고 수정을 못하도록 해야 할때가 있습니다.
  • 멤버중에 일부는 시트 내용을 볼 수 만 있고 수정은 할 수 없으며, 스프레드시트 내의 일부 민감한 정보가 있는 시트는  일부 멤버들은 볼 수 없도록 해야 합니다.
  • 시트에는 현장에서 찍은 사진들도 저장이 되어 멤버들간에 공유가 될 수 있도록 해야 합니다.
  • Sales Report 가 완성이 되면 그래프 차트로 회사 내부 사이트에 게시되어 전 직원들이 볼 수 있어야 합니다.

1. 시트와 셀 영역 보호 기능

내가 생성한 시트를 팀원들과 공동 편집 작업을 해야 할 경우, 공동 편집자들에게는  수정 권한을 부여하여 공유를 해야 합니다.  스프레드시트  문서 내용에는 다른 사람들이 함부로 수정하면 안되는 민감한 시트나 특정한 데이터들이 있을 수 있습니다. 이러한 민감한 내용들은 공동 편집자들이 수정하지 못하도록 할 필요가 있습니다.

Google 스프레드시트에는 ‘보호된 시트와 범위’ 기능이 있습니다. 특정한 시트의 셀 범위를 지정하여 공유자들이 이 범위는 수정 하지 못하도록 설정할 수 있습니다.

 

2. 시트 감추기

팀원중에 일부에게는 수정 권한은 주지 않고 보기 권한만 주는 경우가 있습니다. 스프레드시트에는 보기 권한자가 보면 안되는 민감한 시트가 있을 있습니다. Google 스프레드시트는 시트를 감출 수 있는 기능을 제공합니다. 선택된 시트를 감추면, 보기 권한만 있는 사용자는 해당 시트의 내용을 볼 수 없게 됩니다.  

hide sheet.gif

3. 데이터 확인


협업하는 멤버들이 데이터를  실수로 잘못 입력하는 경우가 발생할 수 있습니다. 이를 방지하기 위한 방법으로 입력되는 데이터의 허용되는 범위를 지정하거나, 지정된 목록의 데이터만 입력을 하거나, 지정된 날짜 범위의 데이터만 입력을 할 수 있도록 할 수 있습니다. 이렇게 함으로써, 실수로 허용되지 않은 데이터를 입력하는 것을 방지 할 수 있습니다. 협업을 통해서 공동으로 편집 작업을 해야 할 경우는 이 기능은 필수적으로 필요 합니다.




4. 필터 보기

헙업 멤버들이 특정 컬럼에 대해서 정렬하여 봐야 할 경우가 있습니다. 멤버가 정렬을 시도하면 원본의 데이터 순서가 바뀌게 됩니다.  이를 방지 하기 위해서 원본의 데이터에는 영향을 주지 않고, 원하는 컬럼의 데이터를 나만 정렬해서 볼 수 있게 할 수 있습니다.  Google 스프레드시트에서는 ‘필터 보기' 기능을 통해서 원본에는 영향을 주지 않고 나만 필요한 컬럼에 대해서 정렬하여 불 수 있습니다.   

멤버들이 각자가 데이터를 정렬하여 보기를 원할 경우는 ‘필터 보기' 기능을 이용하는 것을 권고합니다.


5. 조건부 서식


시트를 공유한 멤버들이 데이터들을 보기 쉽게 할 필요가 있습니다.  Google 스프레드시트에서는 ‘조건부 서식' 기능을 통해서 특정한 조건에 만족하는 데이터 (Cell,Row,Column)에 대해서 배경 색을 지정하는 기능을 제공하고 있습니다. 이것 통해서 배경색을 가지고 직관적으로 데이터 분석이 가능합니다.


6. 이미지 공유

스프레드시트 문서로 공동 협업 작업시 많이 사용하는 기능중에 하나는, 시트에 이미지를 삽입하여 공유하는 것입니다.

Google 스프레드시트에 이미지를 삽입하는 방법에는 두가지가 있습니다.
1).  ‘Menu > 삽입 > 이미지 를 통해서 로컬 PC 에서 이미지를 업로드 하거나, Google 포토 앨범, Google 드라이브에서 업로드하는 방법입니다. 이 기능을 통해서 로컬 PC의 이미지나,  Google 드라이브, Google 포토의 앨범의 이미지를 삽입 할 수 있습니다. 그러나, 시트 셀안에 이미지를 삽입 할 수는 없습니다.  

image insert.gif

2). 함수 - image() 를 이용하여 특정한 셀에 이미지를 삽입할 수 있습니다. 이방법을 통해서 셀안에 이미지를 삽입 할 수 있습니다. 그러나, 내 로컬PC 의 이미지는 업로드 할 수 없고 웹에 공개된 이미지만 삽입할 수 있습니다.

7. 알림 규칙


시트를 공유한 멤버들이 데이터를 수정하거나, 입력을 할때 자동으로 알림 메일을 받을 수 있습니다. 스프레드시트 에서는  ‘알림 규칙’ 지정 할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 기능을 이용하여 알림 규칙을 지정하면 됩니다.



8. 댓글로 의사소통  


공동 편집 작업하는 멤버들간에는 스프레드시트에서 ‘댓글' 를 통해서 의사소통을 할 수 있습니다. 특정한 셀에대해서 멤버들에게  ‘댓글' 보낼 수 있습니다. 댓글 를 받은 멤버는 답장을 할 수 있습니다.


9. 차트 게시


시트에서 차트 만들기를 통해서 또는 ‘탐색' (시트 오른쪽 하단) 기능을 통해서 차트 그래프를 만들수 있습니다. 해당 차트가 생성이 되면 이 차트를 웹이나 사이트에 게시할 수 있습니다. 웹에 게시된 차트는 시트 원본의 데이터가 변경이 되면 웹에 게시된 차트도 자동으로 변경됩니다.





PDF 문서 다운로드는 여기
--------------------


G Suite 전문 블로그 -  charlychoi.blogspot.kr 
촬리초이 유튜브 채널 구독 - youtube.com/user/choicharly 

댓글

  1. 이 포스팅 덕분에 스프레트시트 활용법을 배울 수 있었습니다 감사합니다!

    답글삭제

댓글 쓰기

이 블로그의 인기 게시물

GPT-5, 제대로 활용하는 프롬프트 완벽 가이드 (실용 예제 포함)

  GPT-5, 제대로 활용하는 프롬프트 완벽 가이드 (실용 예제 포함) 새로운 AI 시대의 게임 체인저, GPT-5의 잠재력을 120% 끌어내는 방법을 알아봅니다. 참고 자료:  이 포스트는 OpenAI의 공식  'GPT-5 prompting guide'  문서를 바탕으로, 독자들의 이해를 돕기 위해 예시와 설명을 추가하여 재구성되었습니다. 최근 공개된 OpenAI의 새로운 플래그십 모델,  GPT-5 는 단순히 똑똑한 챗봇을 넘어섰습니다. 스스로 계획을 세우고, 도구를 사용하며, 복잡한 코딩 작업까지 수행하는 '에이전트(Agent)'로서의 능력이 비약적으로 발전했죠. 하지만 이런 강력한 도구도 어떻게 사용하느냐에 따라 그 결과는 천차만별입니다. 이 글에서는 GPT-5의 잠재력을 최대한 끌어낼 수 있는 핵심적인 프롬프트 작성법을 구체적인 상황별 예시와 함께 알기 쉽게 설명해 드립니다. 이제 막 GPT-5를 시작하는 분부터, 더 높은 수준의 활용을 고민하는 분들까지 모두에게 유용한 가이드가 될 것입니다. 🤔 "AI가 똑똑해졌는데, 왜 아직도 프롬프트 가이드가 필요한가요?" 좋은 질문입니다. 많은 분들이 '최신 AI는 알아서 잘 해주는데, 굳이 복잡한 프롬프트 기법을 배워야 하나?'라고 생각하실 수 있습니다. 결론부터 말하자면,  고급 추론이 가능하다는 것 과  항상 내가 원하는 최적의 결과를 주는 것 은 다르기 때문입니다. GPT-5에게 프롬프트 가이드가 여전히 중요한 핵심 이유는 다음과 같습니다. 다양한 시나리오 대응:  GPT-5는 매우 복잡하고 긴 맥락을 처리할 수 있지만, 같은 질문이라도 어떻게 구조화하고 조건을 제시하느냐에 따라 결과물의 품질이 크게 달라집니다. 가이드는 특정 목적(보고서 작성, 코드 생성 등)에 맞춰 최적의 지시 구조를 제시합니다. 모델의 모든 기능 활용:  GPT-5는 멀티모달, 확장된 토큰 길이 등 새로운 기능이 많습니다. 사용자가 이런 기능을 의식적...

일반 사용자가 체감하는 GPT-5 vs GPT-4, Gemini Deep Think 심층 비교

🚀 AI 혁신의 새 시대 GPT-5 vs GPT-4 완전 비교 가이드 - 당신이 알아야 할 모든 것 🎯 들어가며: AI의 대학생이 박사가 되었다 ChatGPT를 사용해보신 분들이라면 이런 경험이 있으실 겁니다. "이메일 한 문장만 수정해달라고 했는데 왜 전체를 다시 써주지?" 또는 "분명히 구체적인 조건을 줬는데 왜 일부는 무시하고 자기 마음대로 하지?" 이런 답답함이 바로 GPT-4의 한계였습니다. 🏫 쉬운 비유로 이해하기 GPT-4 는  똑똑하지만 자기 고집이 센 대학생 과 같았습니다. 유창하게 대화하고 창의적이지만, 때로는 선생님(사용자)의 지시를 자기 방식대로 해석하곤 했죠. GPT-5 는  경험 많은 박사급 전문가 처럼 행동합니다. 당신의 요구사항을 정확히 이해하고, 신뢰할 수 있는 답변을 제공하며, 복잡한 업무도 체계적으로 처리합니다. 🔄 GPT-4에서 느꼈던 아쉬운 점들 1. 지시 불복종 문제 📝 실제 예시 사용자 요청:  "이 보고서에서 '매출 증가율' 섹션만 한국어로 번역해주세요" GPT-4 반응:  전체 보고서를 번역하거나, 매출 증가율 외에 다른 섹션도 함께 번역 문제점:  명확한 범위 제한을 무시하고 "도움이 될 것 같아서" 추가 작업 수행 2. 환각(Hallucination) 현상 환각이란?  AI가 그럴듯하지만  완전히 틀린 정보를 자신 있게 제시 하는 현상입니다. 마치 모르는 것을 아는 척하는 사람과 같죠. ⚠️ 위험한 예시 질문:  "2023년 대법원 판례 중 개인정보보호와 관련된 중요한 판결은?" GPT-4의 잘못된 답:  실제로는 존재하지 않는 판례를 구체적인 사건명과 함께 제시 위험성:  법률, 의료 등 정확성이 중요한 분야에서 심각한 문제 야기 가능 ✅ GPT-4의 장점 • 유창하고 자연스러운 대화 • 뛰어난 창의성과 스토리텔링 • 이미지, 음성 등 다양한 형태 처리 • 폭넓은 지식 기반 ❌ GPT-4의 한계 • ...

[알아두면 쓸모 있는 구글 문서 팁] 문서 공유시- 사용자 이름 대신에 익명의 동물이 표시 되는 이유와 동물 종류

구글 드라이브에는 다른 유사 서비스에서는 제공하지 않는 구글 만의 유니크한 기능들이 있다 구글 문서를  불특정 다수에게 전체 공개로 공유할 수 있습니다. 불특정인이 구글 문서에 접속한 경우 익명의 동물로 표시됩니다.  ' 웹에 공개' 또는 '링크가 있는 사용자' 공유 설정을 선택하면 인식할 수 없는 이름이나 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 파일에서 인식할 수 없는 이름을 볼 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다. 메일링 리스트와 파일을 공유합니다. Google 계정이 없는 사용자와 파일을 공유하며, 그 사용자가 다른 사용자에게 공유 초대를 전달했습니다. 내 파일을 수정할 수 있는 누군가가 파일을 다른 사용자와 공유했습니다. 다른 사용자가 자신의 Google 계정 이름을 변경했습니다. 공유 설정 페이지에서 해당 사용자 이름 위로 마우스를 이동하여 이메일 주소를 확인하세요. 익명의 동물 다른 사용자에게 개별적으로 보기 또는 수정 권한을 부여하거나 메일링 리스트에 속해 있는 경우에만 사용자 이름이 표시됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정하면 파일을 보고 있는 사용자의 이름이 표시되지 않습니다. 대신 다른 사용자가 익명으로 라벨이 지정되어 표시되고 각 익명 사용자는 다양한 익명의 동물로 나열됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정했지만 특정 사용자와 파일을 공유하는 경우 파일을 공유한 사용자의 이름이 표시됩니다. 그 외 다른 사용자가 파일을 볼 때는 익명으로 나타납니다. 비공개 파일의 익명 동물 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정한 다음 이를 '특정 사용자'로 변경하면 다음과 같은 경우 여러 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 누군가 파일을 여러 번 여는 경우에는 익명의 동물 목록에서 오래되고 연결이 끊긴 세션을 강제 종료하는 데 조금 시간이 걸릴 수 있습니다. 누군가 온...

[팁] Google Slide 프리젠테이션시 모든 한글폰트가 '굴림체' 로 바뀌는 현상을 해결한 크롬 확장 프로그램 소개

구글 문서도구인 구글 슬라이드를 이용하여 프리젠테이션을 많이 하는 분들을 위한 희소식 현재 구글 슬라이드에서는 슬라이드 편집시 사용한 고유 한글 폰트들은 프리젠테이션 모드로 전환할 경우는 모두 '굴림체' 로 바뀌어 표시가 되는 불편함이 있었습니다. 예). 슬라이드 편집에서 사용한 '궁서체' 한글 폰트는, 프리젠테이션 모드에서는 '굴림체'로 바뀌어 디스플레이됨 예). 슬라이드 편집 모드 - '궁서체' 폰트 사용 프리젠테이션 모드에서 '굴림체' 로 변경됨    따라서, 이러한 현상을 해결하는 크롬 확장 프로그램이 개발 되었습니다.  크롬 확장 프로그램 명 - ShowAsis 입니다. 크 롬 웹스토어 링크 -  https://goo.gl/PVPkZz 이 확장 프로그램을 사용하여 슬라이드 프리젠테이션을 하면, 편집 모드의 폰트 그대로 프리젠테이션시에도 그대로 한글 폰트로 디스플레이 됩니다. 단, 단점은 슬라이드가 애니메이션 슬라이드가 있는 경우는 애니메이션이 동작하지 않습니다. ----------------------- G Suite/Google Apps 전문 블로그 -  charlychoi.blogspot.kr 도서 '기업과 학교를 위한 구글크롬북'

[알아두면 쓸모 있는 구글 Meet 팁] 구글 Meet에서 컴패니언 (Companion) 모드가 무엇이고 왜? 필요한가요?

  구글 Meet 에서 컴패니언 (Companion) 모드란 무엇이고 왜? 필요한가 지난 1월13일자  구글 영문 공식 블로그 에서  구글의 화상회의 도구인 Google Meet 에 컴패니언 (Companion) 모드 기능이 추가 되었다는 발표가 있었습니다. 이 모드가 무엇이고 왜? 필요한지 알아보도록 하겠습니다. 여러분들은 구글의 대표적인 화상회의 도구인 Google Meet 로 화상 회의를 얼마나 자주 하나요? Google Workspace 에 기본 기능으로 포함되어 있는 Google Meet 는 코로나19 펜데믹 이후로 많은 기업에서 활용하고 있을 것입니다. 그동안 한 회의실에서 여러명이 모여 화상 회의를 하는 경우 대부분은 하나의 노트북을 대표로 지정하고 나머지 참석자들은 노트북 주변에 모여서 회의 (비디오+음성)를 하거나, 아니면 각자의 노트북으로 화상 회의에 연결한 후 마이크를 mute 를 하여 참여해야만 하는 불편함이 있었습니다. (이유는 한 회의실안에서 화상회의시 여려명이 마이크를 On 하면 소위 하울링 또는 Audio Feedback 현상이 발생하기 때문)   구글은 Google Meet 로 화상 회의시 이러한 불편함을 없애기 위해서 소위 컴패니언 모드 기능을 추가하였습니다. 즉, 한 회의실에서 여러명이 회의에 참여할 경우 하나의 컴퓨터 또는 Google Meet 전용 하드웨어인 화상회의 기기를 메인으로 연결하고 나머지 참여자들은 각자의 노트북에서 컴패니언 모드로 접속 할 수 하도록 한 것입니다. 즉, 컴패니언 모드로 접속한 사용자는 자동으로 오디오와 비디오는 Off 가 나머지 기능들만 활성화 (화면공유, 손들기, 다른 참여자와 채팅, 자막 사용) 되어 회의에 참여 할 수가 있게 되었습니다. 이 기능은 개인 gmail 사용자 뿐만아니라 Google Workspace 의 모든 사용자들이 사용할 수 있게 업데이트 되었습니다. Google Meet 로 화상 회의에 참여 할 경우 컴패니언 모드로 접속을 하는 방법에는 ...