협업을 위한 매우 유용한 Google 스프레드시트 활용 팁 9가지

배경

부서의 팀원들끼리 협업을 위해서 Google의 스프레드시트 만큼 효율적인 도구는 많지 않습니다. 이번 팁에서는 Google 스프레드시트롤 협업 작업을 위해서 필수적으로 알아야 할 내용을 소개 하고자 합니다.  

공동 협업 작업을 위하여 MS Office 365의 Excel 또는 Excel Online을 사용한다고 하더라도, 팀원들간에 공동 작업을 위해서는 제약 사항이 많습니다.  시트를 이용하여 공동 문서 작업을 할 경우에는 MS Excel 또는 Excel Online이 적합하지 않을 수 있습니다.

Google 스프레드시트에는 팀원들과 공동 협업 작업을 위한 중요한 기능들을 제공하고 있습니다. 여기서 제공하는 이러한 기능들을 이해한다면 팀원간의 공동 협업 작업을 통해서 업무 효율을 극대화 시킬 수 있을 것입니다.  

여기에 좋은 Business Case 가 있습니다.

• 나는 5명의 멤버를 갖고 있는 영업부 부장입니다.
• 내가 작성한 Sales Report 스프레드시트를 팀원 5명에게 공유하여 각자 Sales Report 작성하도록 합니다.  
• 멤버들 중 일부는 스프레드시트 작성에 익숙치 않기 때문에, 이들은 실수로 또는 잘 못 입력을 하여 내용을 망칠 수 있는 가능성이 있습니다.
• 멤버들이 수정을 하거나 입력을 한 모든 기록을 확인 해야 합니다.
• 멤버 중에 누군가가 시트를 수정하거나 변경을 하게 되면 나한테 자동으로 알림 메시지가 전달이 되도록 해야 합니다.
• 시트에 있는 모든 내용을 멤버들이 수정 또는 입력을 할 수 있으나, 일부 중요한 데이터는 보기만 가능하고 수정을 못하도록 해야 할때가 있습니다.
• 멤버중에 일부는 시트 내용을 볼 수 만 있고 수정은 할 수 없으며, 스프레드시트 내의 일부 민감한 정보가 있는 시트는  일부 멤버들은 볼 수 없도록 해야 합니다.
• 시트에는 현장에서 찍은 사진들도 저장이 되어 멤버들간에 공유가 될 수 있도록 해야 합니다.
• Sales Report 가 완성이 되면 그래프 차트로 회사 내부 사이트에 게시되어 전 직원들이 볼 수 있어야 합니다.

1. 시트와 셀 영역 보호 기능

내가 생성한 시트를 팀원들과 공동 편집 작업을 해야 할 경우, 공동 편집자들에게는  수정 권한을 부여하여 공유를 해야 합니다.  스프레드시트  문서 내용에는 다른 사람들이 함부로 수정하면 안되는 민감한 시트나 특정한 데이터들이 있을 수 있습니다. 이러한 민감한 내용들은 공동 편집자들이 수정하지 못하도록 할 필요가 있습니다.

Google 스프레드시트에는 ‘보호된 시트와 범위’ 기능이 있습니다. 특정한 시트의 셀 범위를 지정하여 공유자들이 이 범위는 수정 하지 못하도록 설정할 수 있습니다.

 

2. 시트 감추기

팀원중에 일부에게는 수정 권한은 주지 않고 보기 권한만 주는 경우가 있습니다. 스프레드시트에는 보기 권한자가 보면 안되는 민감한 시트가 있을 있습니다. Google 스프레드시트는 시트를 감출 수 있는 기능을 제공합니다. 선택된 시트를 감추면, 보기 권한만 있는 사용자는 해당 시트의 내용을 볼 수 없게 됩니다.  

3. 데이터 확인

협업하는 멤버들이 데이터를  실수로 잘못 입력하는 경우가 발생할 수 있습니다. 이를 방지하기 위한 방법으로 입력되는 데이터의 허용되는 범위를 지정하거나, 지정된 목록의 데이터만 입력을 하거나, 지정된 날짜 범위의 데이터만 입력을 할 수 있도록 할 수 있습니다. 이렇게 함으로써, 실수로 허용되지 않은 데이터를 입력하는 것을 방지 할 수 있습니다. 협업을 통해서 공동으로 편집 작업을 해야 할 경우는 이 기능은 필수적으로 필요 합니다.

4. 필터 보기

헙업 멤버들이 특정 컬럼에 대해서 정렬하여 봐야 할 경우가 있습니다. 멤버가 정렬을 시도하면 원본의 데이터 순서가 바뀌게 됩니다.  이를 방지 하기 위해서 원본의 데이터에는 영향을 주지 않고, 원하는 컬럼의 데이터를 나만 정렬해서 볼 수 있게 할 수 있습니다.  Google 스프레드시트에서는 ‘필터 보기' 기능을 통해서 원본에는 영향을 주지 않고 나만 필요한 컬럼에 대해서 정렬하여 불 수 있습니다.   

멤버들이 각자가 데이터를 정렬하여 보기를 원할 경우는 ‘필터 보기' 기능을 이용하는 것을 권고합니다.

5. 조건부 서식

시트를 공유한 멤버들이 데이터들을 보기 쉽게 할 필요가 있습니다.  Google 스프레드시트에서는 ‘조건부 서식' 기능을 통해서 특정한 조건에 만족하는 데이터 (Cell,Row,Column)에 대해서 배경 색을 지정하는 기능을 제공하고 있습니다. 이것 통해서 배경색을 가지고 직관적으로 데이터 분석이 가능합니다.

6. 이미지 공유

스프레드시트 문서로 공동 협업 작업시 많이 사용하는 기능중에 하나는, 시트에 이미지를 삽입하여 공유하는 것입니다.

Google 스프레드시트에 이미지를 삽입하는 방법에는 두가지가 있습니다.

1).  ‘Menu > 삽입 > 이미지 를 통해서 로컬 PC 에서 이미지를 업로드 하거나, Google 포토 앨범, Google 드라이브에서 업로드하는 방법입니다. 이 기능을 통해서 로컬 PC의 이미지나,  Google 드라이브, Google 포토의 앨범의 이미지를 삽입 할 수 있습니다. 그러나, 시트 셀안에 이미지를 삽입 할 수는 없습니다.  

2). 함수 - image() 를 이용하여 특정한 셀에 이미지를 삽입할 수 있습니다. 이방법을 통해서 셀안에 이미지를 삽입 할 수 있습니다. 그러나, 내 로컬PC 의 이미지는 업로드 할 수 없고 웹에 공개된 이미지만 삽입할 수 있습니다.

7. 알림 규칙

시트를 공유한 멤버들이 데이터를 수정하거나, 입력을 할때 자동으로 알림 메일을 받을 수 있습니다. 스프레드시트 에서는  ‘알림 규칙’ 지정 할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 기능을 이용하여 알림 규칙을 지정하면 됩니다.

8. 댓글로 의사소통  

공동 편집 작업하는 멤버들간에는 스프레드시트에서 ‘댓글' 를 통해서 의사소통을 할 수 있습니다. 특정한 셀에대해서 멤버들에게  ‘댓글' 보낼 수 있습니다. 댓글 를 받은 멤버는 답장을 할 수 있습니다.

9. 차트 게시

시트에서 차트 만들기를 통해서 또는 ‘탐색' (시트 오른쪽 하단) 기능을 통해서 차트 그래프를 만들수 있습니다. 해당 차트가 생성이 되면 이 차트를 웹이나 사이트에 게시할 수 있습니다. 웹에 게시된 차트는 시트 원본의 데이터가 변경이 되면 웹에 게시된 차트도 자동으로 변경됩니다.

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