2016년 7월 6일 수요일

[팁:지메일/구글드라이브 버전관리] 실수로 잘못 보낸 첨부파일 갱신하기

구글 지메일을 통해서 첨부 파일을 보낼 경우 파일 사이즈는 25MB 크기 제약을 받습니다. 
즉, 첨부파일로 보낼 수 있는 파일은 25MB 크기 이상 보낼 수 없는 것이지요. 전통적인 방식으로 첨부문서를 보낼 경우, 보낸 후 내용이 잘 못 되어 있거나, 보낸 첨부 문서가 수정 사항이 발생을 하면, 해당 파일을 첨부하여 재 전송하는 수 밖에 없었습니다.  

그러나 구글 지메일에서는 구글 드라이브를 통해서 첨부문서를 링크 형태로 보낼 수 있습니다. 
원본 파일은 내 구글 드라이브에 존재하고 해당 파일의 링크 정보만 보내는 방식입니다. 이렇게 보낼 경우 Google Apps 사용자는 최대 10GB 크기 까지 링크형태로 보낼 수 있습니다.

저는 모든 첨부문서는 드라이브에 올려서 링크 형태로 메일을 보냅니다.  특히, PDF 파일이나 MS Office 문서 파일들을 이 링크 방식으로 많이 보내게 됩니다. 이때, 가끔 MS Office 문서 또는 PDF 파일을 링크로 보낸 후 원본이 잘 못되어서 수정본을 다시 보내야 할 경우가 있습니다.

예전 같으면, 해당 파일을 수정한 후 수신자들에게 다시 보내야 하지만, 구글 드라이브의 버전관리기능을 활용하면  최신 수정본을 다시 메일로 보내지 않고도, 버젼관리 기능을 이용하여 해당 문서에 최신 버전의 파일을 추가로 업로드 하기만 하면 됩니다. 



지메일에서 첨부 문서 보낼 시 위 이미지에서와 같이 구글드라이브를 통해서 보냅니다.




PDF문서와 같이 구글 드라이브에 non-Google 문서 포맷들은 버젼관리 기능을 활용할 수 있습니다.
한개의 문서에 여러개의 버전을 업로드하여 유지할 수 있게 할 수 있습니다. 링크로 전달한 이러한 문서들은 링크는 변경 없이 수정된 버전의 파일을 업로드하면 이전에 전달된 링크는 최신의 버전 문서를 유지하게 됩니다.

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