[알아두면 쓸모 있는 Google Workspace 팁] 원격 협업시 업무의 집중도를 높이기 위한 3가지 방법.

원격 협업시 업무의 집중도를 높이기 위한 3가지 방법.

물리적 사무실 공간에서 함께 일하는 사람들은 업무의 집중도를 높이기 위해서 업무에 방해받지 않으려는 여러가지 시도를 하곤 합니다. 주로 사무실 환경에서 헤드폰을 끼거나 이어폰을 꽂는 것으로 업무의 집중도를 높이도 합니다.

Google Workspace의 사용자들은 재택에서 근무를 하거나 사무실에서 근무하면서 팀원들과 원격으로 협업이 자연스럽게 이루어지고 있습니다. 원격으로 협업시에도 업무의 집중도를 높일 필요가 있습니다. 원격의 협업자들은 수시로 온라인 회의를 요청할 수 있고, 채팅 메시지를 보내기도 합니다. 나만의 업무 집중 시간대를 설정하여 방해를 받지 않고 집중을 할 수 있는 시간대를 설정하고 이 사실을 협업자들에게 알릴 필요가 있습니다.   

Google Workspace에는 업무의 집중도를 높이기 위한 방법 (팁) 3가지 있습니다. 

1. Google 캘린더에서 방해 금지 시간대를 만드는 방법

캘린더 이벤트에 방해 금지 시간대를  추가하여 다른 예정된 회의보다 개인 집중 시간을 우선시 하게 할 수 있습니다. 방해 금지 시간 이벤트를 추가할 때 자동으로 회의를 거부하는 옵션을 선택하는 것이 좋습니다. 이 옵션을 선택하면 집중 시간과 충돌하는 캘린더 초대장을 보내는 사람은 누구나 즉시 자동으로 초대 거부 알림을 받게 됩니다.

여러 동료들과 협업하는 경우 매일, 매주 또는 매월 집중 시간에 사용할 예상 시간에 대해 논의하고 합의할 수 있도록 제안 할 필요가 있습니다. 예를 들어, 어떤 역할에서는 하루에 한 시간의 집중 시간이면 충분할 수 있습니다. 다른 상황에서는 프로젝트에 대한 집중적이고 중단 없는 작업을 위해 전체 요일 세트를 차단하는 것이 합리적일 수 있습니다. 조직 내 각 사람에게 이 기능을 적절하게 적용하는 방법을 논의하고 문서화하십시오.

새 방해 금지 시간 이벤트를 만들려면 웹에서 Google 캘린더를 열고 페이지 왼쪽 상단의 +만들기 버튼을 선택한 다음 방해 금지 시간을 선택합니다.

2. Google 채팅에서 상태를 방해 금지 모드로 설정하는 방법

Google 채팅 상태를 방해 금지 모드로 조정하여 동료에게 메시지를 나중으로 연기해야 ​​한다는 신호를 줄수 있습니다. Google 채팅에서 방해 금지가 활성화되면 시스템이 메시지 알림을 음소거합니다. 여전히 모든 메시지를 수신하지만 통지는 발생하지 않습니다. 이 옵션은 직접 또는 온라인 Google Meet 세션에서 고객이나 동료에게 최대한 주의를 기울이고자 할 때 유용할 수 있습니다.

Google 채팅 상태를 방해 금지로 설정하려면 웹에서 Google 채팅 또는 Gmail을 열고 페이지 오른쪽 상단에 있는 채팅 상태 표시기를 클릭(또는 탭)합니다. 이 옵션은 기본적으로 활성으로 설정될 수 있습니다. 알림을 음소거하려면 방해 금지를 선택합니다.

다음으로 음소거 기간을 30분, 1시간, 2시간, 4시간, 8시간, 24시간 또는 특정 시간까지 선택합니다. 마지막 옵션을 사용하면 특정 미래 날짜와 시간을 선택하여 Google 채팅 알림을 재개할 수 있습니다.

대부분의 조직에서 명확한 이메일 응답 기간 기대치를 설정하지만 귀하의 조직에서도 마찬가지로 채팅 응답 표준을 설정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 예상 채팅 응답 시간은 사람들이 24시간과 같이 더 짧은 시간 내에 메시지에 응답하는 것입니다. 그러나 일부 상황 및 역할에서는 예상 응답 시간이 1시간 정도로 짧을 수 있습니다.

3. Gmail에서 보내기를 예약 전송하기

이메일과 관련된 한 가지 문제는 이메일을 보낼 때 바로 응답을 받을 수 있다는 것과, 답장이 가능한 시간(예: 하루 늦게 또는 전통적인 업무 외의 휴일)은 실제로 다른 사람이 이메일에 대해 조치를 취하기를 원하는 시간이 아닐 수 있다는 것입니다.

Gmail 의 예약 전송 기능은 미래의 날짜와 시간에 전송 할 수 있게합니다.  이메일로 전송되는 시간을 정확하게 관리하는 방법입니다. 이 예약 전송을 사용하면 다른 사람의 표준 근무 시간에만 이메일을 보낼 수 있을 뿐만 아니라 이메일에 대하여 응답할 수 있는 최적의 시간에 있을 때만 이메일을 보낼 수 있습니다.

Gmail에서 이 예약 전송 기능을 사용하려면 웹에서 Gmail을 열고,  ‘편지 쓰기’ 버튼을 선택하여 새 이메일 초안을 작성하고 평소와 같이 받는 사람, 제목 및 메시지를 입력합니다. 그런 다음 이메일 보내기 버튼 오른쪽에 있는 삼각형을 선택하고 보내기 예약을 선택합니다( 

제공된 시간 중 하나를 선택하거나 시간을 선택하여 캘린더에서 날짜와 시간을 선택합니다. 지정된 날짜 및 시간까지 이메일은 받은 편지함, 별표, 다시 알림, 중요 및 보낸 메시지와 동일한 목록의 예약됨 범주에 남아 있습니다.

귀하는 이메일이 전송되기 전에 언제든지 이메일 내용과 일정 전송 날짜 및 시간에 액세스, 편집 및 조정할 수 있습니다. 선택한 시간에(온라인 상태일 필요는 없음) 시스템에서 예약된 이메일을 보냅니다.

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참고: 본 내용은 지난 2022년9월23일에 TechRepublic 사이트에 올라온 영문 블로그를 번역 및 각색한 것입니다.