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[알아두면 쓸모 있는 구글워크스페이스 팁] Google Workspace에서 조직과 그룹의 차이점

 조직 및 그룹으로 Google Workspace 
서비스 관리하기 



요약 2

조직을 구성하여 통제할 수 있는 Google Workspace 서비스 4

그룹을 구성하여 통제할 수 있는 Google Workspace 서비스 4

액세스 제한 여부 선택 4

서비스에 대한 액세스를 제한하는 사유 4

서비스 액세스 제한이 사용자에게 미치는 영향 5

그룹과 조직 비교 6

액세스 그룹을 사용하여 서비스 사용 설정하기 7

조직을 사용하여 서비스 설정하기 7

액세스 그룹 작동 방식 7

전형적인  2가지 Case 설정 방법 9

Case 1- 연구소(Research) 조직만 Google 드라이브 외부 공유 차단 9

Case 2 - 모든 사용자 Google Workspace Youtube 차단하고 마케팅 그룹만 ‘Youtube’ 서비스 허용 9

추가 Google 서비스 목록 9


요약

Google Workspace에서는 사용자 조직 또는 액세스 그룹을 만들어서 Google Workspace의 각 서비스들(예, 지메일, 구글 드라이브, 캘린더등등)에 대해서 조직 단위 또는 그룹 단위 사용 통제를 할 수 있습니다.

조직(Organizational Unit)은 주로 Google Workspace 서비스를 조직 단위로 허용 (Enable) 또는 중지 (Disable) 를 위한 용도로 사용합니다. 액세스 그룹은 Google Workspace 서비스를 ‘허용(Enable)’ 하는 용도로만 사용할 수 있습니다. 즉, 액세스 그룹으로는 Google Workspace 서비스를 중지하는 설정은 할 수는 없습니다.


Google Workspace 관리자는 아래와 같은 Google Workspace 서비스들에 대해서 조직 (Organizational Unit-OU) 또는 액세스 그룹을 구성하여 조직 단위로 액세스 권한 통제를 할 수 있습니다.

  • Google Workspace 핵심 서비스 (13종)
    • Cloud Search 

    • Gmail

    • Currents

    • Google Vault

    • Google Chat

    • Groups for Business

    • Hangout Chat

    • Jamboard 

    • Keep

    • 드라이브 및 문서

    • 사이트 도구

    • 작업

    • 캘린더

  • 추가 Google 서비스  (50종)

  • Marketplace 앱

    • Google Workspace Marketplace 에서 설치하는 3rd party 앱들 


Google Workspace에서 ‘조직’ 의 의미는 위에서 언급한 서비스에대한 액세스 권한을 부여하여 통제하기 위한 용도로 구성하는 것입니다. 관리자는 필요에 따라서 조직들을 만들고 조직에 사용자들을 배속시키고 각 조직별로 Google Workspace 서비스 액세스 권한을 별도로 부여 (활성화 또는 비활성화)할 수 있습니다.

그룹스를 이용한 ‘액세스 그룹’ 은 특정 사용자 그룹을 만들어서 Google Workspace 서비스 사용을 허용할 때만 사용할 수 있습니다.

  • 예1). ‘Parttime’ 사용자들에게는 Gmail 만 사용할 수 있게 하고, Google 드라이브 서비스를 사용할 수 없도록 통제할 수 있습니다. Google Workspace 관리자는 사용자 메뉴에서 ‘Parttime’ 이라는 조직을 만든 후 이에 해당하는 사용자들을 이 조직에 배속 시키고 Parttime 조직에 대해서는 Gmail 서비스만 활성화 시키고, 드라이브나 기타 다른 서비스는 비활성화 시킬 수 있습니다.
  • 예2). 기업에 따라서는 내부 보안 정책에 의해서 Google 드라이브 외부 공유를 통제하는 경우가 있습니다. 즉, 모든 사용자들은 드라이브 사용은 허용하되 외부 공유는 허용하지 않도록 할 수 있습니다. 그리고 몇몇 예외 조직만 (예, Marketing, Sales) 드라이브 외부 공유를 허용하게 할 수 있습니다.
  • 예3). 전체 사용자는 Youtube 사용을 할 수 없도록 합니다. 특별 조직만 사용할 수 있도록 허용하게 할 수 있습니다.
  • 예4). Google 드라이브 사용을 ‘조직 1’, ‘조직 2’는 사용을 금지하고, ‘조직 3’는 사용을 허용

조직에서 서비스를 사용 중지함

  • 예5). Google 드라이브를 조직 1 및 조직 2 사용을 중지합니다. 다만, 조직 1과 조직2의 일부 사용자 그룹에 대해서는 Google 드라이브 사용을 허용할 수 있습니다.

조직에서 서비스를 사용 중지함액세스 그룹에서 서비스를 사용 설정함

              Google 드라이브는 조직 1, 조직2 사용을 중지. 조직 3는 허용 조직1, 조직2 일부

사용자 그룹은 Google 드라이브 사용을 허용

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