기본 콘텐츠로 건너뛰기

[팁-구글드라이브] 사용시 필독 주의사항 - 파일의 소유권 이전/복사/가상파일 복사 차이점

파일의 소유권 이전/복사/가상 파일 복사 차이점
(부제: 드라이브 사용 협업시 주의 사항)

구글 드라이브를 많이 사용하는 고객들로부터 문의 해오는 주요 이슈중에 하나입니다.


“내 드라이브에서 내가 생성한 폴더나 파일들이 부서별 또는 프로젝트 별, 외부 팀원들 간에 공유하여 협업 시 간혹 공유된 파일들이 본인도 모르게 삭제되거나 사라지는 현상이 발생합니다. 이런 파일들을 어떻게 찾아서 복원이 가능한지요?.”  


구글 드라이브에서 파일이나 폴더를 생성하여 다른 사람들에게 공유하여 협업 할 시에는 몇가지 주의 사항 및 필히 숙지해야 할 사항이 있습니다.


  1. 다른 직원이 나에게 공유한 파일 또는 폴더를 내 드라이브로 이전 또는 삭제 시 주의 사항

  • 누군가가 나한테 공유한 파일을 내 드라이브안에서 이동할 때는 절대로 마우스로 드래그하여 다른 폴더로 이동하면 안됩니다.
  • 이렇게 이동한 파일은 공유한 소유자의 폴더 및 공유된 모든  팀원들의 폴더에서 사라지게 됩니다. (이렇게 사라진 파일을 고아가 된 파일이라고 함) 이러한 현상으로 인하여 문서를 생성한 소유자도 해당 폴더에서 파일이 사라지는 현상이 발생함.
  • 공유된 파일을 내 드라이브의 다른 폴더로 이동할 때는 반드시  ‘CTL key (Mac에서는 ‘ALT’ key) + 마우스 드래그' (가상 파일 복사) 로 복사를 해야 합니다.
    • 가상 파일 복사 시에는 아래 이미지와 같이 ‘+’ 아이콘이 보이게 됩니다.
  • 가상 파일 복사의 의미는 원본은 본래의 위치에 그대로 두고 내 드라이브에 가상으로 파일을 추가하는 것입니다. 즉, 소유자의 파일을 복사하여 사본을 만드는 것이 아니고 일종의 파일의 링크 정보만 다른 곳에 추가로 만들어지게 하는 것입니다.. 가상 파일이 수정이 되면 원본도 자동으로 수정이 되고 가상 파일이 삭제되면 원본도 삭제가 됩니다.
가상파일복사로 추가된 파일은 위 캡쳐이미지와 같이 ‘세부정보'를 보면 원본이 위치한 폴더 (Project-X)와 복사된 폴더  (Project-A) 에도 같이 존재하는 것을 확인 할 수 있습니다.  
  1. 파일 소유권 이전과 파일 복사의 차이점

  • 구글 드라이브의 가장 큰 특징 중에 하나는 ‘소유자'가 존재한다는 것입니다. 소유자만이 생성한 문서나 폴더를 삭제할 수 있습니다.
  • 파일의 공유 설정 정보를 보면 ‘소유자' 가 누구인지 공유 받은 자가 누구인지 표시가 됩니다. 소유자는 원하는 다른 사람에게 (반드시 같은 도메인에 구글 계정을 갖고 있는 사람만 해당) 문서의 소유권을 넘길 수 있습니다.
  • 회사에서 퇴사자가 발생을 하면, 관리자는 퇴사자의 드라이브내의 모든 파일들을 같은 회사내 다른 사람에게 소유권을 몽땅 넘길 수 있읍니다. 부분적으로 넘기려면 퇴사자가 직접 내 드라이브에서 선택적으로 문서 나 파일들을 선택하여 소유권 이전 작업을 해야 합니다 (드라이브를 복사하는 것이 아니고 소유권을 넘기는 것)
  • 문서를 복사하여 사본을 만들어서 전달하는 것과 소유권을 넘기는 것에 큰 차이점은,
    • 복사하여 사본을 만들 경우 - 사본의 문서는 원본에 존재하는 문서의 수정 기록 및 버젼 기록, 댓글 기록등이 모두 사라집니다.
    • 소유권을 넘기는 경우 - 원본은 복사되지 않고 한 벌만 존재하고 문서에 존재하는 모든 기록 정보들(수정 기록 및 버전 기록, 댓글 기록등등)이 그대로 보존이 됩니다.
  • 소유권 이전은 같은 도메인 내에서만 허용이 됩니다. 개인 gmail 계정을 갖고 있는 사용자는 개인 gmail 사용자들간에 소유권 이전이 가능합니다. 예). kim@gmail.com 소유자가 문서를 hong@gmail.com 에게 소유권 이전이 가능
  1. 파일 복사와 가상파일 복사(CONTROL 키 + 마우스 Drag-in-Drag-out) 의 차이점

  • 구글드라이브의 또 다른 특징중에 하나는 가상파일 복사 기능을 제공하는 것입니다.
  • 일반적인 파일 복사는 물리적으로 또다른 사본을 복사하는 것입니다.
  • 가상파일 복사는 원본의 파일은 하나만 존재하고 사본을 만드는 것이 아니라 원본의 링크 정보만 복사하여 다른 폴더에 생성하도록 하는 것입니다.
  • 가상파일은 원하는 만큼 여러 폴더에 추가 할 수 있고, 해당 가상 파일을 수정을 하면 원본도 자동으로 동시에 수정이 됩니다. 물론 이 가상 파일을 삭제를 하면 원본도 사라집니다. (소유자의 원본이 삭제되는 것은 아니고, 소유자 폴더에서 사라지게 되고 소위 고아가된 파일이 됩니다)


  1. 고아가된 파일 (삭제 되지도 않았는데 내 드라이브에서 찾을 수 없는 파일들) 검색 및 복원 방법

  • 구글 드라이브에서만 발생할 수 있는 특징중에 하나가 고아가 되는 파일들이 생길 수 있다는 것입니다.
  • 고아가 되는 상황의 시나리오
    • 소유자 kim@mycompany.com 가 폴더 Project-A를 hong@mycompany.com 에게 공유를 하고, 소유자가 Project-A 폴더에 문서 ‘회의록' 문서를 생성 함
    • hong@ 은 Project-A 폴더에서 ‘회의록' 문서를 삭제 하거나 다른 폴더로 이동을 합니다.
    • 이렇게 될 경우는 소유자 kim@ 의 폴더 Project-A에서 ‘회의록' 은 사라지게 되고 이 ‘회의록' 문서는 소유자 드라이브 어디에서도 볼 수 없게 사라지게 됩니다. 이런 파일이 ‘고아가 된 파일' 이라고 합니다.
    • 이 ‘회의록' 문서는 소유자가 삭제한 것이 아니기 때문에 물리적으로 삭제된 것이 아님으로 휴지통에서도 발견할 수 없습니다.
  • 고아간 된 파일 또는 폴더를 찾아서 복원하는 방법
    • 소유자 드라이브의 검색 창에서 “is:unorganized owner:me’ 로 검색을 시도 해 본 후 검색 결과가 나오면 해당 파일 또는 폴더를 선택하여 원하는 폴더로 이동 조치를 취하면 됩니다.

-----------------------
Google Apps 전문 블로그 - charlychoi.blogspot.kr

댓글

  1. 이런정보 어디 없나 했었는데... 고맙습니다! 퇴사한사람한테 이거 보고 처리하고 가라고 해야겠어요 ㅋㅋ 파트타임도 많아가지고 권한관리하기가 힘들었꺼든요..

    답글삭제

댓글 쓰기

이 블로그의 인기 게시물

GPT-5, 제대로 활용하는 프롬프트 완벽 가이드 (실용 예제 포함)

  GPT-5, 제대로 활용하는 프롬프트 완벽 가이드 (실용 예제 포함) 새로운 AI 시대의 게임 체인저, GPT-5의 잠재력을 120% 끌어내는 방법을 알아봅니다. 참고 자료:  이 포스트는 OpenAI의 공식  'GPT-5 prompting guide'  문서를 바탕으로, 독자들의 이해를 돕기 위해 예시와 설명을 추가하여 재구성되었습니다. 최근 공개된 OpenAI의 새로운 플래그십 모델,  GPT-5 는 단순히 똑똑한 챗봇을 넘어섰습니다. 스스로 계획을 세우고, 도구를 사용하며, 복잡한 코딩 작업까지 수행하는 '에이전트(Agent)'로서의 능력이 비약적으로 발전했죠. 하지만 이런 강력한 도구도 어떻게 사용하느냐에 따라 그 결과는 천차만별입니다. 이 글에서는 GPT-5의 잠재력을 최대한 끌어낼 수 있는 핵심적인 프롬프트 작성법을 구체적인 상황별 예시와 함께 알기 쉽게 설명해 드립니다. 이제 막 GPT-5를 시작하는 분부터, 더 높은 수준의 활용을 고민하는 분들까지 모두에게 유용한 가이드가 될 것입니다. 🤔 "AI가 똑똑해졌는데, 왜 아직도 프롬프트 가이드가 필요한가요?" 좋은 질문입니다. 많은 분들이 '최신 AI는 알아서 잘 해주는데, 굳이 복잡한 프롬프트 기법을 배워야 하나?'라고 생각하실 수 있습니다. 결론부터 말하자면,  고급 추론이 가능하다는 것 과  항상 내가 원하는 최적의 결과를 주는 것 은 다르기 때문입니다. GPT-5에게 프롬프트 가이드가 여전히 중요한 핵심 이유는 다음과 같습니다. 다양한 시나리오 대응:  GPT-5는 매우 복잡하고 긴 맥락을 처리할 수 있지만, 같은 질문이라도 어떻게 구조화하고 조건을 제시하느냐에 따라 결과물의 품질이 크게 달라집니다. 가이드는 특정 목적(보고서 작성, 코드 생성 등)에 맞춰 최적의 지시 구조를 제시합니다. 모델의 모든 기능 활용:  GPT-5는 멀티모달, 확장된 토큰 길이 등 새로운 기능이 많습니다. 사용자가 이런 기능을 의식적...

[알아두면 쓸모 있는 구글 문서 팁] 문서 공유시- 사용자 이름 대신에 익명의 동물이 표시 되는 이유와 동물 종류

구글 드라이브에는 다른 유사 서비스에서는 제공하지 않는 구글 만의 유니크한 기능들이 있다 구글 문서를  불특정 다수에게 전체 공개로 공유할 수 있습니다. 불특정인이 구글 문서에 접속한 경우 익명의 동물로 표시됩니다.  ' 웹에 공개' 또는 '링크가 있는 사용자' 공유 설정을 선택하면 인식할 수 없는 이름이나 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 파일에서 인식할 수 없는 이름을 볼 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다. 메일링 리스트와 파일을 공유합니다. Google 계정이 없는 사용자와 파일을 공유하며, 그 사용자가 다른 사용자에게 공유 초대를 전달했습니다. 내 파일을 수정할 수 있는 누군가가 파일을 다른 사용자와 공유했습니다. 다른 사용자가 자신의 Google 계정 이름을 변경했습니다. 공유 설정 페이지에서 해당 사용자 이름 위로 마우스를 이동하여 이메일 주소를 확인하세요. 익명의 동물 다른 사용자에게 개별적으로 보기 또는 수정 권한을 부여하거나 메일링 리스트에 속해 있는 경우에만 사용자 이름이 표시됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정하면 파일을 보고 있는 사용자의 이름이 표시되지 않습니다. 대신 다른 사용자가 익명으로 라벨이 지정되어 표시되고 각 익명 사용자는 다양한 익명의 동물로 나열됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정했지만 특정 사용자와 파일을 공유하는 경우 파일을 공유한 사용자의 이름이 표시됩니다. 그 외 다른 사용자가 파일을 볼 때는 익명으로 나타납니다. 비공개 파일의 익명 동물 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정한 다음 이를 '특정 사용자'로 변경하면 다음과 같은 경우 여러 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 누군가 파일을 여러 번 여는 경우에는 익명의 동물 목록에서 오래되고 연결이 끊긴 세션을 강제 종료하는 데 조금 시간이 걸릴 수 있습니다. 누군가 온...

일반 사용자가 체감하는 GPT-5 vs GPT-4, Gemini Deep Think 심층 비교

🚀 AI 혁신의 새 시대 GPT-5 vs GPT-4 완전 비교 가이드 - 당신이 알아야 할 모든 것 🎯 들어가며: AI의 대학생이 박사가 되었다 ChatGPT를 사용해보신 분들이라면 이런 경험이 있으실 겁니다. "이메일 한 문장만 수정해달라고 했는데 왜 전체를 다시 써주지?" 또는 "분명히 구체적인 조건을 줬는데 왜 일부는 무시하고 자기 마음대로 하지?" 이런 답답함이 바로 GPT-4의 한계였습니다. 🏫 쉬운 비유로 이해하기 GPT-4 는  똑똑하지만 자기 고집이 센 대학생 과 같았습니다. 유창하게 대화하고 창의적이지만, 때로는 선생님(사용자)의 지시를 자기 방식대로 해석하곤 했죠. GPT-5 는  경험 많은 박사급 전문가 처럼 행동합니다. 당신의 요구사항을 정확히 이해하고, 신뢰할 수 있는 답변을 제공하며, 복잡한 업무도 체계적으로 처리합니다. 🔄 GPT-4에서 느꼈던 아쉬운 점들 1. 지시 불복종 문제 📝 실제 예시 사용자 요청:  "이 보고서에서 '매출 증가율' 섹션만 한국어로 번역해주세요" GPT-4 반응:  전체 보고서를 번역하거나, 매출 증가율 외에 다른 섹션도 함께 번역 문제점:  명확한 범위 제한을 무시하고 "도움이 될 것 같아서" 추가 작업 수행 2. 환각(Hallucination) 현상 환각이란?  AI가 그럴듯하지만  완전히 틀린 정보를 자신 있게 제시 하는 현상입니다. 마치 모르는 것을 아는 척하는 사람과 같죠. ⚠️ 위험한 예시 질문:  "2023년 대법원 판례 중 개인정보보호와 관련된 중요한 판결은?" GPT-4의 잘못된 답:  실제로는 존재하지 않는 판례를 구체적인 사건명과 함께 제시 위험성:  법률, 의료 등 정확성이 중요한 분야에서 심각한 문제 야기 가능 ✅ GPT-4의 장점 • 유창하고 자연스러운 대화 • 뛰어난 창의성과 스토리텔링 • 이미지, 음성 등 다양한 형태 처리 • 폭넓은 지식 기반 ❌ GPT-4의 한계 • ...

[팁] Google Slide 프리젠테이션시 모든 한글폰트가 '굴림체' 로 바뀌는 현상을 해결한 크롬 확장 프로그램 소개

구글 문서도구인 구글 슬라이드를 이용하여 프리젠테이션을 많이 하는 분들을 위한 희소식 현재 구글 슬라이드에서는 슬라이드 편집시 사용한 고유 한글 폰트들은 프리젠테이션 모드로 전환할 경우는 모두 '굴림체' 로 바뀌어 표시가 되는 불편함이 있었습니다. 예). 슬라이드 편집에서 사용한 '궁서체' 한글 폰트는, 프리젠테이션 모드에서는 '굴림체'로 바뀌어 디스플레이됨 예). 슬라이드 편집 모드 - '궁서체' 폰트 사용 프리젠테이션 모드에서 '굴림체' 로 변경됨    따라서, 이러한 현상을 해결하는 크롬 확장 프로그램이 개발 되었습니다.  크롬 확장 프로그램 명 - ShowAsis 입니다. 크 롬 웹스토어 링크 -  https://goo.gl/PVPkZz 이 확장 프로그램을 사용하여 슬라이드 프리젠테이션을 하면, 편집 모드의 폰트 그대로 프리젠테이션시에도 그대로 한글 폰트로 디스플레이 됩니다. 단, 단점은 슬라이드가 애니메이션 슬라이드가 있는 경우는 애니메이션이 동작하지 않습니다. ----------------------- G Suite/Google Apps 전문 블로그 -  charlychoi.blogspot.kr 도서 '기업과 학교를 위한 구글크롬북'

구글 드라이브에서 내 파일이 갑자기 사라졌어요 [알아두면 쓸모 있는 구글 드라이브 팁]

  구글 드라이브에서 고아가 된(정리 되지 않은)  파일들에 대한 현상 및 복원 방법 및 공유 드라이브 활용 목차  배경 내 파일이나 폴더가 사라지고 (삭제된 것은 아님) 찾을 수 없는 현상 고아가 된 파일 (정리가 안된 파일) 을 찾아 내고 복원하는  방법 고아가 된 과정을 추적하는 방법 배경   구글 드라이브의 내 드라이브에서 협업을 위한 협업 폴더를 생성한 후 다른 팀원간들간에 공유하여 작업하는 동안 예기치 못하게 내가 생성한 파일들 또는 폴더가 갑자기 사라지는 현상이 발생 할 수 있습니다. 또한 이를 경험한 사용자들이 많이 있습니다.  내가 파일이나 폴더를 삭제하지 않았는데 불구하고 휴지통에도 없고, 내가 삭제한 기억도 없고, 이러한 현상이 발생할 경우에는 본 벡서서에서 설명하는 해당 폴더나 파일들이 ‘고아 (Orphaned)’ 가 된 상태가 되어있는게 분명합니다.  한글 도움말에는 ‘정리가 되지 않은 파일 (또는 분리가 된 파일)' 이라고 설명되어 있기도 합니다. 고아가 된 파일들은 어떠한 폴더에도 속하여 있지 않고, 내 휴지통에도 존재하지 않는 현상입니다. 그러나, 구글 드라이브에서는 용량을 계속 차지 않고 있는 상태입니다. 간혹 왜? 내가 삭제한 적이 없는데 파일이 없어졌거나 폴더가 보이질 않는 경우 당황하지 않고 이문서를 자세히 참조하면 해답을 찾을 수 있습니다.   내 파일이나 폴더가 사라지고 (삭제된 것은 아님) 찾을 수 없는 현상      1. 내 드라이브에서 Folder A를 생성하고 Folder A 안에 File A 를 생성 합니다. 나중에 File A를 삭제 하고, 그 이후에 Folder A 까지 삭제를 할 수 있습니다. 그후 휴지통에서 File A만 복원을 할 경우 삭제된 File A 를 복원하려고 하는데 File A가 존재하였던 상위 폴더 ‘Folder A’는 이미 삭제된 상태입니다. 이럴때 File A는 ...