2015년 9월 16일 수요일

[Google Apps - Google 그룹스의 모든 것 ] 그룹스로 무엇을 할 수 있을까요?

                 
가끔 이런 질문을 받습니다. 무료 개인용 Gmail 과 Google 드라이브 (15GB)를 회사에서 잘 사용하고 있는데, 왜? 비용을 지불해가며 Google Apps for Work (30GB)를 도입해야 하나요? 무료로 15GB 사용하다가 용량이 모자라면 그때 필요한 용량만 지불하고 늘리면 되지 않나요?


기업용 Google Apps for Work 과 개인용 Gmail 및 드라이브의 차이점은 수십가지 있지만, 결정적인 차이점중에 하나는, 개인용 무료 서비스에는 ‘Google 그룹스 (공식 명칭은 Groups for Business)’ 가 없다는 사실입니다. 그렇다면, 그동안 개인용에서 이 Google 그룹스 없이도 잘 사용해왔는데 뭐가 특별한가요?


Google 그룹스로 할 수 있는 일들입니다. 그리고 기업에서 협업 및 공유를 위해서는 그룹스는 없어서는 안될 주요 서비스중에 하나입니다.


Google Apps에 주요 서비스로 Google 그룹스가 포함되어 있음에도 불구하고 많은 분들이 그룹스의 중요성 및 용도에 대해서 잘 모르고 있거나 활용을 잘 못하는 듯하여 정리하였습니다.


그룹스에서 할 수 있는 작업이 무엇이 있을까요?



  • 동보메일 (배포 리스트 메일) 리스트 작성하여 이 메일 리스트를 사내에서 공동으로 사용
    • 예) 뉴스레터 가입자 500명에게 메일을 동시에 보내고자 한다면 간단히  newsletter@mycompany.com 그룹을 생성하여 이 그룹에 500명의 가입자를 등록 및 가입 탈퇴 관리까지 할 수 있음. 뉴스레터 가입자들은 Google 그룹에 회원으로 등록하여 관리됨
    • 이메일 목록 그룹 및 Google 연락처 그룹 비교: 이메일 목록 그룹이 내 주소록 목록(Gmail에서 주소록 클릭)에서 만들 수 있는 주소록 그룹과 어떻게 다른지 궁금할 수 있습니다. 유념해야 할 큰 차이점 두 가지는 다음과 같습니다.

  1. 가장 큰 차이는 Google 그룹은 자체 이메일 주소가 있기 때문에 그룹스 디렉토리에서 이 주소를 공유할 수 있고 다른 사용자가 이 주소로 메일을 보낼 수 있다는 점입니다. 반면 연락처 그룹은 개인 용도입니다. 연락처 그룹은 자체 이메일 주소가 없으므로 다른 사용자는 이 그룹에 메일을 보낼 수 없습니다.
  2. 또한 이메일을 연락처 그룹에 보낼 때 수신자는 받은편지함에서만 이메일을 받습니다. 그러나 Google 그룹에 이메일을 보낼 경우 그룹 구성원은 이메일이나 온라인 포럼 인터페이스, 또는 둘 다를 통해 콘텐츠를 볼 수 있습니다


  • 사내 주제별 또는 토픽별 게시판을 만들어 의견을 주고 받을 때 사용
    • 사용자들은 여러 그룹에 가입할 수 있습니다. 각 그룹에는 여러 주제가 포함됩니다. 주제는 그룹의 주제와 관련된 여러 가지 토론 내용입니다. 회의 개최를 준비하고 있는 그룹이라면 '장소 대여료를 할인해 주는 호텔은?' 또는 '최종 세션 일정' 등이 주제로 사용될 것입니다. 각 주제에는 여러 게시물이 포함될 수 있습니다. 게시물은 주제에 대해 작성된 각각의 댓글입니다.
    • 예) 사내에 새로운 지식공유 게시판을 만들어 의견들을 올리고 댓글을 달수 있게  할 경우, knol_bbs@mycompany.com 그룹을 만들면 Google 그룹스 에서는 게시판과 같은 URL (https://groups.google.com/a/mycompany.com/forum/?hl=ko#!forum/knol_bbs)이 자동 생성이 됨. 사용자는 이메일로 knol_bbs@mycompay.com 으로 의견을 보내거나 URL 접속하여 게시판에 의견을 포스팅 하면 됨. 모든 의견 및 답글은 메일로 도 주고 받을 수 있는 것이 특징.
    • 그룹스에서 자동 부여된 URL 은 Google 사이트로 만들어진 사내 인트라넷 포털 페이지에도 가젯으로 추가하여 사내 포털 게시판을 운영할 수 있음
  • 업무 기록용으로 활용
    • 기업의 개인들이 업무용으로 주고 받은 메일은 본인만이 관리가 가능하기 때문에 퇴사를 하거나 응금사항이 발생하여 업무를 보지 못할 경우 개인이 업무용으로 주고 받았던 기록을 확인을 할 방법이 없으나, Google 그룹을 활용하면 업무용 메일 기록을 팀별로 공유가 가능
    • 예) 고객지원 또는 영업지원한 기록을 남기려 할 경우, support@mycompany.com 그룹 메일을 생성한후 고객지원 응대시에 이메일 참조 (‘cc’)에 support@mycompany.com 을 지정하게 되면 고객지원한 모든 기록은 이 그룹에 자동 기록되고 사내의 다른 직원들이나 나중에 신입사원이 입사시에 이 그룹 URL 만 공유하면 모든 기록을 확인할 수 있음
    • 영업부에서 개별로 영업활동 내역을 기록하기 위해서도 그룹스 활용이 필요, 예). sales@mycompany.com 그룹을 생성하여 영업지원 및 영업 활동한 내용을 이메일로 sales@mycompany.com 으로 보내거나 ‘참조' 로 보내면 자동 기록 관리가 됨
  • 회사 대표 메일 또는 고객지원을 위한 메일을 운영하여 고객 응대를 할 경우
    • 헬프데스크를 운영해야 할 경우, 또는 고객지원을 위해서는 대표 메일 계정이 필요함. Google 그룹스에서는 이러한 대표메일 계정은 별도의 이메일 계정을 만들 필요 없이, 그룹메일을 생성하여 활용이 가능
    • 예). help_desk@mycompany.com 또는 support@mycompany.com 으로 대표 그룹메일을 통해서 고객들을 지원을 할 수 잆읍니다. 고객은 대표 메일로 문의를 하면 회사에서는 대표메일을 처리하는 담당자들 여러명이 해당 대표 메일을 공유하여 (그룹스의 공동작업 받은편지함 기능) 해당 담당자가 처리하여 대표메일로 답장을 보낼 수 있음
  • 부서별 팀별 협업시에 Google 드라이브의 폴더 또는 문서를 그룹별로 공유 및 관리하고자 할 경우
    • 부서 또는 팀에서만 운영하는 자료들을 부서 멤버들에게만 공유하여 협업을 하고자 할 경우, 부서 그룹 메일을 생성하여 공유하면 그 그룹 멤버들에게는 자동으로 그 공유권한이 적용이 됨
    • 예). Project 폴더를 연구소 (research@mycompany.com)그룹으로 수정권한을 부여 하였다면, research 그룹 멤버들은 모두 자동으로 같은 권한으로 Project 폴더를 액세스할 수 있음. 만일 research 멤버중에 한 사람이 그룹에서 탈퇴하여 다른 부서로 이동하거나 퇴사를 하였을 경우는, research 그룹 멤버에서 해당자만 빼면 Project 폴더는 자동으로 탈퇴한 사람에게는 액세스할 수 없게 됩니다. 반대로, research 그룹에 새로운 멤버가 추가되면, 이 추가된 사람은 자동으로 Project 폴더의 액세스 권한을 부여 받게 됨



그룹 유형

그룹은 목적에 따라 다양한 방식으로 구성할 수 있으며 유형에 따라 다른 방식으로 사용할 수 있습니다. 가장 일반적인 그룹 유형은 이메일 목록, 웹 및 Q&A 포럼 및 공동작업 받은편지함입니다.

이메일 목록

이 유형의 그룹은 메일링 리스트과 같습니다. 구성원의 이메일 주소도 포함하면서 동시에 자체 주소도 가집니다. 그룹 이메일 주소를 사용하여 다음 작업을 수행할 수 있습니다.


  • 그룹 회원에게 이메일 전송
  • 그룹 회원을 회의에 초대
  • Google 문서, 사이트, 동영상 및 캘린더 등의 콘텐츠를 그룹 구성원과 공유


그룹 이메일 전송, 초대 및 그룹과 공동작업그룹 이메일 전송, 초대 및 그룹과 공동작업을 참조하여 방법을 알아보세요.


그룹을 이메일 목록으로 사용하는 경우, 온라인 포럼 인터페이스를 사용할 수도 있고 그다지 사용하지 않을 수도 있습니다. 포럼 인터페이스를 사용해서도 글을 읽고 게시하거나 이메일을 통해 그룹과 의사소통할 수 있습니다. 어떤 사용자들은 주로 이메일을 통해 그룹과 의사소통하고, 새 그룹을 찾아 가입할 때나 그룹 내 이전 메일을 보관할 때에만 가끔씩 포럼 인터페이스를 사용합니다.

공동작업 받은편지함

공동작업 받은편지함을 사용하면 고객이나 동료의 질문을 관리하고 추적할 수 있으며, 이는 지원 서비스를 제공하는 조직을 위한 그룹 유형입니다. 공동작업 받은편지함에서 팀 구성원은 고객이나 동료의 지원 티켓 또는 기타 질의를 쉽게 할당하고 추적할 수 있습니다. 팀 구성원은 다음 작업을 수행할 수 있습니다.


  • 본인이 해결하려는 주제를 선택
  • 다른 그룹 구성원에게 주제 할당
  • 주제를 중복으로 표시


예). help_desk@company.com  또는 support@company.com 과 같은 그룹메일을 운영.  외부에서 회사의 그룹메일 주소 (help_desk@company.com)로 메일을 보내면, Help Desk 를 담당하는 여러명의 요원들에게 자동으로 메일이 공유되고, 답장을 해야 하는 요원일 경우는 본인이 '선택' 을 하여 답장을 하거나, 아니면 다른 요원에게 '할당' 을 하여 처리 할 수 있다. 그룹스는 이러한 공동작업이 가능한 받은 편지함을 제공한다.




웹 및 Q&A 포럼

웹 포럼은 비행기 단골 승객이 여행 관련 문제를 논의하거나 음악 애호가들이 최근 차트를 논의하는 포럼과 같은 온라인 토론 포럼과 유사합니다. Q&A 포럼은 온라인 커뮤니티 내에서 문제나 질문을 해결하는 데 이용됩니다. 둘은 유사하지만 웹 포럼은 보통 일반적인 논의에 더 중점을 두는 반면, Q&A 포럼은 질문에 대한 답변을 찾는 데 더 중점을 둡니다.


인증된 사용자는 포럼에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다.


  • 응답을 우수 답변으로 표시합니다(Q&A 포럼만).
  • 동감! 을 클릭하여 주제 작성자와 동일한 질문을 가지고 있음을 나타냅니다(Q&A 포럼만).
  • 주제를 제거하거나 작성자를 금지시키는 등 그룹을 검토합니다.


웹 및 Q&A 포럼에서는 아마도 Google 그룹스 포럼 인터페이스만을 사용하여 다른 구성원과 의사소통하게 될 것입니다. 원하는 경우 이메일 수신도 선택할 수 있지만, 일부 기능은 온라인 포럼 인터페이스에서만 사용할 수 있습니다.


Google 그룹스의 정책 및 한도



메일 한도
총 수신자 수는 순 수신자 수가 아니라 수신자 전체 수입니다. 예를 들어 그룹 회원 중 1명이 2명의 사용자로 구성된 다른 그룹의 회원이라면 수신자가 3명이 됩니다(해당 그룹과 2명의 회원).
참고: Google Apps for Work 평가판 사용자의 한도는 더 낮습니다.
유형
설명
한도
그룹당 총 수신자
그룹 메일 최대 수신자 수
시간당 6,200,000명
그룹당 총 외부 수신자
그룹 메일 최대 외부 수신자 수
일일 5,000명
도메인당 총 외부 수신자
도메인 내 모든 그룹의 최대 외부 수신자 수*
일일 10,000명
그룹당 총 내부 이메일
그룹당 Google 그룹스 서버에서 허용하는 최대 이메일 메시지 수**
5분당 300개
전체 메일 크기
모든 그룹 메일의 최대 전체 용량(GB)
시간당 2.4GB
발신자당 특정 그룹에 보낼 수 있는 총 메일
한 명의 발신자가 특정 그룹에 보낼 수 있는 최대 메일 수
시간당 1,800개
* 외부 수신자는 사용자 도메인 외부에 있는 수신자입니다. 여러 도메인의 계정이 있는 고객의 경우, 연결된 모든 도메인의 수신자가 내부 수신자로 계산됩니다. 외부 수신자 한도는 Google Apps 계정의 크기에 따라 늘어납니다. 예를 들어 20,000명의 사용자를 보유한 고객은 일일 한도가 10,000명 이상입니다.
*** 보관처리가 설정된 그룹의 경우 수신되는 최대 메일 수는 초당 1개입니다.
그룹 초대 및 크기
그룹 초대 및 크기 한도는 그룹스 웹 인터페이스에서 수행된 작업에만 적용됩니다. 도메인 관리자는 Google 관리 콘솔이나 Google Apps Provisioning API를 사용해 더 많은 회원을 그룹에 추가할 수 있습니다.
참고: Google Apps for Work 평가판 사용자의 한도는 더 낮습니다.
유형
설명
한도
일일 가입 한도
단일 사용자가 가입할 수 있는 일일 최대 그룹 수
30개/일
주당 그룹 생성
단일 사용자가 생성할 수 있는 주당 최대 그룹 수
5개/주
한 번에 외부 회원 추가
웹 인터페이스를 이용하여 한 번에 추가할 수 있는 최대 외부 회원 수
세션당 10명
그룹당 일일 외부 회원 추가
단일 그룹에 추가할 수 있는 일일 최대 외부 회원 수*
그룹당 일일 100명
그룹당 일일 외부 회원 초대
단일 그룹에 초대할 수 있는 일일 최대 외부 회원 수
그룹당 일일 500명
* 외부 수신자는 사용자 도메인 외부에 있는 수신자입니다.
회원
사용자가 그룹의 소유자 또는 관리자라면 회원 자격을 2개(그룹 회원 1개, 소유자 또는 관리자 1개)로 계산합니다. 사용자가 속한 그룹이 해당 그룹의 여러 하위 그룹 중 하나일 경우 사용자는 해당 그룹의 비직속 회원입니다.
유형
설명
한도
직속 회원
사용자당 직속 회원이 될 수 있는 최대 그룹 수
2,000개
직속 및 비직속 회원
사용자당 직속 또는 비직속 회원이 될 수 있는 최대 그룹 수
5,000개

예제


  • 최대 1,000개 그룹의 소유자 또는 관리자일 수 있습니다.
  • 3,500개 그룹의 비직속 회원이며 1,500개 그룹의 직속 회원일 수 있습니다.
  • 500개 그룹의 관리자이며 1,000개 그룹의 직속 회원일 수 있습니다.
  • 1,000개 그룹의 소유자이며 3,000개 그룹의 비직속 회원일 수 있습니다.
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