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[Google Chat을 위한 유용한 팁]


도서-"G Suite:협업이란 이런 것이다"
제5장 "실시간 커뮤니케이션 협업 도구 Google Chat 의 모든 것" 발췌한 내용입니다.

주요 내용

1. Google Chat이 중요한 이유
2. 지능형 챗봇 활용하기
  • Google Drive 챗봇: 드라이브 공유 관련 (공유, 댓글) 
  • Google Meet 챗봇
  • Giphy 챗봇
  • 무기명 투표용 챗봇 Polly
3. 전체 직원 용 또는 부서별 게시판 만들기 (Google 그룹스 활용)

Google Chat이 필요한 이유?


Google Chat은 Google Workspace 서비스에 기본으로 포함된 명실공히 통합 실시간 커뮤니케이션 협업 도구라고 할 수 있습니다. 협업 솔루션들은 많이 있습니다. 그러나 하나의 계정으로 실시간 채팅, 화상회의, 문서 공동 편집 작업을 할 수 있는 통합 협업 도구는 거의 없습니다.   


Google Chat은 직접 메시지 보내기, 그룹 대화에 이르기까지 팀이 쉽고 효율적으로 협업 할 수 있도록 설계되었습니다. 시간이 지남에 따라 프로젝트 진행 과정을 관리 할  수 있는 전용 가상 회의실 (채팅방)를 생성한 후 멤버들을 초대하여 프로젝트 진행 상황을 추적하고 모든 작업을 기록 할 수 있습니다. 


Google Chat은 한마디로 말하면, Chat 앱 안에서 실시간 채팅, 화상회의, 문서 공유가 가능한 실시간 커뮤니케이션 통합 협업 도구입니다. 팀 또는 그룹 공동 작업에서 속도와 가시성은 매우 중요합니다. 공유 문서에 대한 액세스 권한을 부여하는 데 많은 시간을 할애 할 필요가 없습니다. Google Chat을 사용하면 다른 G Suite 사용자를 대화에 추가하거나 Google 드라이브에서 파일을 추가하여 대화에 참여한 모든 사용자에게 문서에 대한 액세스 권한을 자동으로 부여 할 수 있습니다. 


토론은 Gmail 메시지 대신 Google Chat의 대화 목록에서 진행됩니다. Google Chat을 사용하면 '채팅방'의 모든 사용자가 대화 및 문서를 볼 수 있습니다.


Google Chat은 팀을 위한 실시간 협업 도구입니다. Google Meet는 실시간 화상 회의 및 화면 공유를 지원합니다. 팀 드라이브는 팀이 파일을 공유하기 위한 지속적인 공유 장소를 제공합니다. Google Google Chat은 팀에서 해당 파일에 대해 대화를 할 수있는 영구적 인 공유 공간을 제공합니다.


기업의 팀원간 협업을 위해서는 빠른 파일 공유는 Google Chat과 공유 드라이브가 핵심 기능이 될 것입니다.  Google 문서 도구를 타사 채팅 도구와 공유하는 경우 액세스 권한을 조정해야 할 수도 있습니다. 이 속도와 간편한 파일 공유로 인해 Google Chat이 경쟁 업체 보다 우위를 차지할 수 있습니다.


지능형 챗봇 활용하기 


Google Chat은 다른 앱 및 챗봇과의 통합 플랫폼을 제공합니다. 




외부 앱에 연결을 위해서 Google Apps Script로 나만의 챗봇을 만들 수 있습니다. 


챗봇 추가하기

  • Google Chat창에서 ‘+ 사용자, 채팅방, 봇 찾기' 에서 원하는 채팅 봇을 찾아서 추가 할 수 있습니다. 

  • Google이 제공하는 챗봇에는  @Google Drive와 @Meet 이 있습니다.

  • @Google Drive 챗봇 추가하여 사용하기

    • Google Drive 챗봇을 추가한 후 알림을 설정하면 아래와 같은 이벤트가 발생하면 이 Google Drive 챗봇으로 알림이 전송됩니다. 

  • 나에게 새 파일 또는 폴더가 공유되는 경우

  • 새 댓글 또는 작업 항목에 내가 멘션되거나 내게 할당되는 경우

  • 내가 소유한 파일에 대한 액세스 권한을 요청하는 사용자가 있는 경우

  • 저장용량이 얼마 남지 않은 경우


  • @Meet 챗봇

    • 채팅방에 추가를 하거나 개인이 본인 채팅창에 추가 할 수 있습니다. 

    • @Meet  챗봇으로 캘린더 일정을 만들 수 있습니다. 채팅방에서는 멤버들의 일정을 지능적으로 분석하여 서로 겹치지 않는 일정을 잡아 주는 기능을 제공합니다.

    • @Meet Help 명령어로 도움말을 볼 수 있습니다. 

    • 현재는 명령어는 한글이 지원되지 않습니다.  샘플 명령어입니다.

      • -Schedule a meeting- “Schedule a meeting with Cynthia tomorr

      • -Modify an existing meeting that was just scheduled- “Move this meeting to tomorrow

      • -Cancel a meeting- “Cancel my meeting with Cynthia

      • -Look up your schedule- “What is my schedule tomorrow?”

  • @Giphy 챗봇 

    •  @Giphy 챗봇은 애니메이션  GIF 이미지를 검색 해 주는 기능을 합니다.

    • 예). @Giphy 박수

                    

채팅방에서 투표하기 

@Polly 챗봇 : 투표 전용 챗봇

  • 채팅방에 @Polly 챗봇 추가

  • 예). @Polly 이번 추석 선물은 무엇이 좋을까요? "현금" "문화상품권" "백화점 상품권" "이마트 상품권" "갈비 세트" "스팸" 



설문 조사 (Polly 챗봇 활용) 

전체 직원 용 또는 부서별 게시판 만들기  (Google 그룹스 활용) 


전체 직원들 대상으로 공지사항 전달하거나, 설문, 토론을 Google Chat로 할 수 있습니다. 


공시 사항 전달 및 이모티콘 댓글



  1. 이 작업을 위해서는 전체 직원을 멤버로 갖고 있는 그룹스 생성이 필요합니다 (예, all@mycompany.com).  




  1. Google Chat에서 ‘전체 공지 사항’, ‘토론', ‘설문'으로  채팅방을 생성합니다. 



  1. 채팅방 사용자 추가시, 전체 직원 멤버를 갖고  그룹스를 추가



전체 직원을 멤버로 하는 그룹은 신입사원이 들어와서 계정이 새롭게 발급되거나 퇴사자가 발생하여 계정을 삭제되면 해당 그룹에서 자동 추가 또는 삭제가 됩니다. 따라서 전체 직원을 대상으로 게시판 또는 공지성 채팅방을 생성할 경우는  그룹을 활용하는 것이 바람직합니다.


새롭게 입사한 신입사원은 Google Chat에 처음 로그인 하면 아래와 같이 본인이 이미 멤버로 되어 있는 그룹으로 채팅방이 생성된 경우는 자동으로 목록이 표시됩니다. 

추가로 부서별 또는 팀별 전용 채팅방을 운영할 경우에도 멤버 관리를 위해서는 Google 그룹스 (예, 연구소 research@mycompany.com) 를 활용하면 됩니다.



게시용 채팅방에서 알림 끄고 선택적 주제만 알림을 받고자 할 경우 

한 채팅방안에서 대화는 주제별로 대화를 할 수 있습니다. 공개 게시판은 여러사람이 토론을 하거나 게시물들이 많이 올라 올 수 있습니다. 해당 채팅방의 알림을 끄지 않으면 모든 게시되는 모든 대화에 대하여 알림을 받게 됩니다.  


본인이 관심있는 대화면 선택적으로 알림을 받고 나머지는 알림을 끄고자 할 경우는 아래와 같이 

해당 채팅방의 ‘알림 끄기'를 한 후, 관심 있는 주제에 대해서는 ‘팔로우중' 으로 선택하면 됩니다. 


예). 알림을 끈 채팅방 (#마이 자료 공유)에 게시물이 올라온 경우





예). 알림 꺼진 채팅방 (#마이 자료 공유)에서 관심있는 주제에 ‘팔로우 중' 으로 선택한 경우

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도서: "G Suite:협업이란 이런 것이다"(교보문고) 참고


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