[알아두면 쓸모 있는 구글 스프레드시트] 비즈니스에서 Google 스프레드시트를 사용해야하는 이유 5가지

Google 스프레드시트를 사용해야하는 5 가지 이유

스프레드시트이용 데이터 분석과 관련하여 일상적인 작업에 빠지기 쉽습니다. 

기업에서 일하는 화이트컬러들은 평균적으로 매주 최대 8시간(근무일 기준)을 정보 검색 및 수집에 소비합니다. 

Google 스프레드시트와 같은 클라우드 기반 도구를 설계하여 한 곳에서 정보를 보다 쉽게 ​​구성하고 분석할 수 있습니다. 스프레드시트를 사용해야 하는 5가지 이유가 있습니다.

1. 데이터를 항상 최신 상태로 유지됩니다.

클라우드에서 작업하면 정보가 입력되는 즉시 자동으로 저장되기 때문에 데이터를 쉽게 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 여러 팀 구성원이 휴대폰, 태블릿 또는 컴퓨터(온라인 및 오프라인)에서 실시간으로 협업하고 분기별 예산과 같은 프로젝트에 대한 단일 정보 소스를 생성할 수 있습니다.

스프레드시트로  협업시 협업자가 데이터의 순서를 원치않게 변경하거나 할수 있습니다.  그러나, 스프레드시트의 필터링을 통해서  원본 손상없이 정렬하여 볼수 있습니다.  다른 사람이 내 데이터를 도용하는 것이 걱정된다면 사용자 지정 공유 설정을 지정하여 셀 을 보호 할 수 있습니다 . 또한 버전 관리에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 파일 > 버전 기록에서 또는 시트 상단의 '드라이브에 저장된 모든 변경사항' 을 클릭하여 변경사항을 확인하거나 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다 .

2. Google의 인공 지능을 사용하여 분석 속도를 높일 수 있습니다.

스프레드시트에서 함수나 피봇 테이블 만들기를 할 줄 몰라고, 자연어로 질문하여 답변을 받을 수 있습니다.. 차트를 만들고 , 사용할 공식을 제안 하고 피벗 테이블을 쉽게 작성할 수 있습니다. 

한 단계 더 나아가 분석하려는 데이터 전문가는 스프레드시트를 BigQuery 에 동기화 하여 대규모 데이터 세트에 대한 정보를 분석 할 수 있습니다 . 예1 또는 예2를 확인하십시오 .

3. 데이터를 안전하게 보호 할 수 있습니다.

가장 민감한 비즈니스 정보를 관리할 수 있도록 Google Workspace 전반에 보안 기능 을 구축했습니다 . 시트도 예외는 아닙니다.

시트의 오른쪽 상단 모서리에 있는 "공유"를 클릭하면 개별 팀 구성원에 대한 액세스 설정이 결정되므로 문서를 보거나 편집하거나 댓글을 달 수 있는 사람을 제어할 수 있습니다. 추가 IRM(정보 권한 관리) 컨트롤을 사용하면 스프레드시트를 다운로드, 복사 또는 인쇄하는 옵션 을 쉽게 비활성화 할 수 있으며 기밀 정보에 대한 액세스를 일시 중단해야 하는 경우 만료 날짜를 설정할 수 있습니다 . 또한 관리자는 조직 내에서 파일 공유를 제한하거나 도메인을 허용 목록에 추가할 수 있습니다.

4. 일하는 데 익숙한 방식으로 작업 할 수 있습니다.

작업 프로세스를 중단하지 않는 도구가 필요합니다(특히 해당 프로세스를 영원히 사용한 경우). 그렇기 때문에 팀이 사용하는 데 익숙한 기능을 추가했습니다.

• VLOOKUP, SUMIFS 및 IPMT와 같이 작업에 익숙한 수백 가지 기능 을 사용할 수 있습니다 . 또한 입력에 따라 스프레드시트를 빠르게 구성하는 FILTER , 중앙 데이터세트에서 특정 결과를 가져오는 QUERY , 데이터를 직접 소싱하는 GOOGLEFINANCE 와 같은 스프레드시트 고유의 기능도 만들었습니다. 구글 파이낸스 . 함수 외에도 피벗 테이블 을 만들어 데이터를 분석 할 수도 있습니다 (또는 스프레드시트에서 자동으로 처리하도록 함 ).
• 조건부 서식을 사용하여 셀에 색상을 지정 하고 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록을 만들 거나 시트 상단에 머리글 을 고정 하여 데이터를 보기 쉽게 만들 수 있습니다. 데이터가 구성되면 파이 차트, 막대 차트, 라인 차트 등 다양한 차트로 시각화 할 수 있습니다 .
• 즉석에서 편집합니다. 스프레드시트는 온라인 및 오프라인( 데스크톱 웹 브라우저, Android 및 iOS 앱)에서 사용할 수 있으므로 출장 중이거나 Wi-Fi가 다운된 경우에도 팀이 작업을 중단할 필요가 없습니다.

5. 프로세스를 자동화 할 수 있습니다.

정보가 한 곳에 있으면 프로세스를 자동화하는 것이 더 쉽습니다. 사무실에 소모품을 주문해야한다고 가정 해 봅시다. 구매를 조정하기 위해 이메일을 주고 받는 대신 Google Workspace 앱을 사용할 수 있습니다.

정보가 한 곳에 있으면 프로세스를 더 쉽게 자동화할 수 있습니다. 사무실에 필요한 물품을 주문해야 한다고 가정해 보겠습니다. 구매를 조정하기 위해 이메일을 주고받는 대신 Google Workspace 앱을 사용할 수 있습니다.

예를 들어 소매 회사의 재고 관리자이고 Google Forms를 사용하여 팀으로부터 공급 요청을 수집한다고 가정해 보겠습니다. 양식 응답을 시트로 가져와서 필요 사항을 기록 할 수 있습니다 . 시트가 스크립트 를 사용하여 Gmail에 동기화된 경우 관련 당사자에게 요청에 대한 이메일을 자동으로 보낼 수 있으므로 시트라는 한 곳에서 요청을 보고 승인할 수 있습니다. 펑! 불필요한 이메일이 더 이상 복잡하지 않습니다.

일상적인 작업을 자동화하거나 워크플로 속도를 높일 수 있는 방법이 많이 있습니다. The New York Times에서 Sheets API를 사용하여 의회 투표를 신속하게 보고한 방법을 확인하세요 .

참고 - 위 내용은 영문 구글 블로그를 번역한 것입니다.

위 설명중에서 구글 스프레드시트에서 언급된 QUERY를 이용하여 'SELECT SQL' 문을 사용하는 예를 들고자 합니다. 

 샘플 시트는 각 연도별 휴가 신청한 이력 

샘플 시트 링크

1. 2014년도 이후 사용일수가 가장 많은 휴가 일수와 휴가 타입?

=QUERY({'Leave History'!A2:E38},"select Col2,Col4 order by Col4 desc limit 1 label Col2 '휴가타입', Col4 '사용일수'",0)

결과 

휴가타입	사용일수
연차	6

2. 휴가타입별 평균 휴가 일수?

=QUERY({'Leave History'!A2:E38},"select Col2,avg(Col4) group by Col2 label Col2 ‘휴가타입 ‘",0)

교육	3
기타	1
대체휴무	1.125
대휴	1
반차	1.183333333
병가	3
연차	3.083333333

 

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도서: 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드  (최흥식 저)