Google Apps 공유의 모든 것-(부제:공유는 구글드라이브에만 존재하는 것은 아니다! )

Google Apps 공유의 모든 것

부제:공유는 구글드라이브에서만 존재하는 것은 아니다!

Google Apps에서의 공유 기능은 구글 드라이브에서만 제공되고 있는 것은 아니다. 본 백서에서는 구글 드라이브 뿐만아니라 Google Apps 의 다른 주 서비스에서도 제공되고 있는 모든 공유의 개념을 정의하고 그 사용 방법을 설명하고자 한다.

Google Apps 주 서비스(지메일/주소록/캘린더/구글드라이브)들을 사용하다 보면 Google Apps 는 처음 설계 할때 부터 이 모든 서비스의 촛점은 협업 및 공유 개념을 바탕으로 개발 된 것을 알수 있다. 이러한 서비스들 안에서는 일관된 공유 기능들이 존재하는 것을 확인 할 수 있다.

Google Apps ‘지메일/주소록/캘린더/구글드라이브’ 에서는 일관성 있게 공유 기능을 제공하고 있었으나, 대부분은 구글드라이브내의 문서나 폴더 만을 공유하는 기능만을 알고 주로 사용해 왔었던 것이 사실.

본 백서에서는 Google Apps 서비스 중에서 구글드라이브에서 제공하는 공유 기능 외에도 반드시 알아야 할 공유 기능들을 설명하고자 한다.

1. ‘Gmail’ 에서의 공유

이메일 기능에서 과연 공유 기능이 필요할까? 라는 의문이 들 수 있겠지만, 실제로 회사업무에서는 이메일 전체를 공유 해야 할 상황들이 발생을 하곤 한다.

사장실 또는 회장실의 비서가 사장 또는 회장의 이메일을 열람하여 대신 메일을 보내는 경우, 영업부의 부장이 교통사고로 입원하여 업무를 볼 수 없는 상황에서 영업부의 다른 팀원들이 부장의 이메일을 열람하여 대응해야 하는 경우, 퇴직자의 이메일을 당분간 유지하여 타인이 응대를 해야 하는 경우, 회사 공용 이메일을 유지하면서 담당 직원들이 응대를 해야 하는 경우(이경우는, Google Apps 에서는 Groups 를 사용하는 것이 더 좋을 수 있음) 등등이 있다.

Google Apps에서는 이러한 경우를 위해서, 소위 Gmail 위임 기능 (개인용 무료 Gmail 서비스에서는 제공 안됨) 을 제공하고 있다. Gmail의 환경설정->계정 및 가져오기' 항목에서 ‘계정 사용권한을 부여할 사용자 목록' 를 선택하여 위임할 대상자를 지정하면 된다.

위임을 받은 대리인은 엑세스 권한을 받을 지 여부의 이메일 메시지가 전달이 되고 수신된 메일에서 대리인 수락을 하게 되면, 이메일 위임자가 된다.

위임을 받은 대리인은 지메일 메인 메뉴 오른쪽 상단에서 위임 받은 계정의 이메일 주소가 표시 되며, 이메일 주소에는 ‘(위임)’ 라는 표시가 나타난다.

<위임받은 대리인의 이메일 계정>

위임받은 대리인이 이메일을 대신 답장을 보내거나 새롭게 메일을 보내게 되면, 이메일을 수신하는 측에서는 보낸사람 이메일 주소에는 위임자의 이메일 주소도 같이 표시가 된다. 예). 보낸사람 : 에스비씨 (보낸사람 : charly.choi@sbctech.net) 와 같이 표시가 된다. 즉, 보낸사람의 첫번째는 위임을 요청한 자와 두번째는 위임받은자의 이메일 주소가 같이 표시 됨

<지메일 위임자가 보낸 메일의 이메일 주소 표시>

2. 주소록 공유

Google Apps 사용자들은 부서 주소록, 팀별 주소록, 영업부 주소록, 회사 전체 주소록 공유 기능을 요구할 할때가 있다.

회사 전체 주소록은 ‘주소록' 내의 디렉토리 기능을 통해서 공유가 가능하나, 디렉토리는 관리자만이 추가 편집이 가능한 읽기 전용 공유 주소록 기능

내 주소록을 팀원 또는 부서원들과 공유하는 방법은 ‘주소록'에서 위임관리 기능을 통해서 공유가 가능하다. 공유 받은자는 웹 브라우저를 통해서 검색 및 추가 편집이 가능하다.

내 주소록을 공유하는 방법: ‘주소록'->’더보기'; ‘위임 설정 관리' 선택 (개인용 무료 Gmail 서비스에서는 제공 안됨)

공유 대상자를 초대하여 내 주소록을 공유. 초대자 이메일 주소에는 불행히도 구글 그룹메일은 지정할 수 없다.

위임 받은자의 주소록에서는 아래 화면과 같이 ‘주소록' 에서 ‘위임된 주소록' 에 나타나며 이 주소록은 공유된 것으로 수정 편집이 가능하다.

3. 캘린더 공유

Google Apps 사용자들이 매우 유용하게 활용하는 기능중에 하나가 ‘캘린더 공유’ 이다.

회사에서는 회사 전체 캘린더 공유, 부서 또는 팀별 캘린더 공유, 프로젝트 별 캘린더 공유, 임원들 캘린더 공유, 회의실 공유, 회사 차량 공유 등등에서 캘린더 공유의 활용도는 매우 높다고 할 수 있다.

캘린더 공유는 구글그룹메일 지정이 가능하다. (예, sales@my_company.com, all@my_company.com)

<내 캘린더 공유하기 >

<내 캘린더 공유 세부 설정 방법>

Google Apps의 캘린더는 구글드라이브의 스프레드시트와 연동되어 구글 스크립트 언어로 다양한 형태의 인터페이스 자동화 프로그램을 추가할 수 있다. 예). 스프레드시트에 회사 전체 1년 일정을 명시하여 일괄로 회사공유 캘린더에 등록 (자세한 활용 방법은 ‘여기' 참조) . 구글양식을 통해서 설문을 받은 내용중에 날짜를 캘린더에 등록을 하여 공유 하는 기능 등등

4. 구글드라이브 공유

Google Apps에서 가장 괄목 할만 한 기능중에 하나가 구글드라이브를 통한 공유 및 협업 기능일 것이다.

구글드라이브에서 작성되는 구글문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 문서들은 공유 기능을 통해서 실시간 협업이 가능한 것이 특징중에 하나이다.

구글드라이브에 저장된 문서들은 내부직원들 및 외부인(구글계정이 없어도 상관 없이 모두 공유 가능. 예, hong.gildong@naver.com 계정으로 공유 가능)들에게도 자유롭게 공유가 가능하다. 공유시 문서에 대한 ‘수정권한', ‘보기권한', ‘댓글 권한' 등으로 공유 권한 범위 지정이 가능

구글드라이브에서 문서 공유

이 블로그의 인기 게시물

[Gemini Deep Research 200% 활용법] Gemini 활용 전문가 팁

Gemini 활용 전문가 팁 Gemini Deep Research 200% 활용법 AI에게 '알아서' 리서치를 시키는 것을 넘어, '최고의 결과물'을 받아내는 2단계 프롬프트 전략 Google Gemini의 'Deep Research' 기능, 정말 강력하죠. 하지만 "어떻게 질문해야 이 기능을 제대로 쓸 수 있을까?" 고민해 본 적 없으신가요? 원하는 답변 대신 너무 광범위하거나 초점이 맞지 않는 결과를 받아보고 실망한 경험도 있으실 겁니다. 오늘은 이 고민을 한 번에 해결해 드릴, 정말 간단하면서도 강력한 ' 2단계 메타 프롬프팅' 전략을 소개합니다. 이 방법은 AI 전문가가 아닌 일반 사용자 누구나 따라 할 수 있으며, 여러분을 단순한 '질문자'에서 AI의 잠재력을 이끌어내는 '프로젝트 감독'으로 만들어 줄 것입니다. 핵심 아이디어는 이렇습니다. "최고의 리서치 프롬프트를 내가 직접 쓰는 대신, Gemini에게 '최고의 프롬프트를 만들어달라'고 먼저 요청 하는 것" 입니다. AI가 자기 자신을 가장 잘 아는 원리를 이용하는 거죠! 2단계로 완성하는 '전문가급 리서치' 이제부터 딱 두 단계만 따라 해보세요. 놀라운 결과물을 얻게 될 겁니다. 1 프롬프트 '설계도' 요청하기 먼저, 우리가 어떤 정보를 원하는지 Gemini에게 알려주고, 그에 맞는 완벽한 'Deep Research 실행용 프롬프트'를 만들어달라고 요청합니다. 아래 템플릿을 복사해서 여러분의 주제에 맞게 내용을 채워보세요. # 페르소나 당신은 Google Gemini의 'Deep Research' 기능에 대해 완벽하게 이해하고 있는 최고의 프롬프트 엔지니어입니다. 당신의 임무는 사용자의 연구 목표를 기반으로, Deep Research 기능의 성능을 극한까지 끌어낼 수 있는 가장 효과적이고 정교한 ...

자세한 내용 보기

Claude 4 의 프롬프트 엔지니어링 완벽 가이드 백서 (by Anthropic)

Claude 4 프롬프트 엔지니어링 완벽 가이드 🚀 인공지능(AI) 시대, AI를 얼마나 잘 활용하느냐가 경쟁력이 되는 요즘! 특히 Claude 4와 같은 고성능 AI 모델의 능력을 200% 끌어내기 위한 핵심 비법, 바로 '프롬프트 엔지니어링'입니다. 이 글에서는 Claude 4를 마치 내 손안의 똑똑한 비서처럼 활용하기 위한 모든 것을 쉽고 자세하게 알려드립니다. 제1장 배경: Claude 4와 대화하는 새로운 방법 인공지능(AI) 기술이 우리 생활 깊숙이 들어오면서, AI를 얼마나 잘 활용하는지가 중요해졌습니다. 마치 스마트폰의 기능을 제대로 알아야 편리하게 사용할 수 있듯이, AI 모델도 그 능력을 최대한 끌어내려면 효과적인 소통 방법이 필요합니다. 여기서 등장하는 것이 바로 프롬프트 엔지니어링 입니다. 프롬프트 엔지니어링이란 무엇일까요? 쉽게 말해, AI에게 우리가 원하는 것을 정확하고 명확하게 전달하여, AI가 똑똑하게 알아듣고 가장 유용한 결과물을 만들어내도록 하는 기술입니다. 마치 숙련된 요리사에게 "맛있는 파스타 만들어주세요"라고 하는 대신, "알리오 올리오 파스타를 만들어주세요. 마늘은 듬뿍 넣고, 페페론치노는 살짝만 넣어 약간 매콤하게, 면은 알덴테로 삶아주세요."라고 구체적으로 주문하는 것과 같습니다. 주문이 상세할수록 우리가 원하는 결과에 가까워지겠죠? 특히 Claude 4와 같은 최신 AI 모델은 이전 모델들보다 훨씬 더 지시를 잘 알아듣고 따릅니다. 그래서 우리가 얼마나 좋은 프롬프트(지시)를 주느냐에 따라 결과물의 수준이 크게 달라집니다. 프롬프트의 품질이 곧 AI 답변의 품질이 되는 셈입니다. Claude 4, 더 똑똑해진 AI 비서 Claude 4 모델(Opus 4, Sonnet 4 포함)은 복잡하고 미묘한 지시 사항도 곧잘 이해하고 수행하는 뛰어난 능력을 갖추고 있습니다. 이는 마치 경험 많은 전문 비서와 일하는 것과 같습니다. 이 비서는 우리가 하는 말을 허투루 듣...

자세한 내용 보기

[알아두면 쓸모 있는 구글 문서 팁] 문서 공유시- 사용자 이름 대신에 익명의 동물이 표시 되는 이유와 동물 종류

구글 드라이브에는 다른 유사 서비스에서는 제공하지 않는 구글 만의 유니크한 기능들이 있다 구글 문서를 불특정 다수에게 전체 공개로 공유할 수 있습니다. 불특정인이 구글 문서에 접속한 경우 익명의 동물로 표시됩니다. ' 웹에 공개' 또는 '링크가 있는 사용자' 공유 설정을 선택하면 인식할 수 없는 이름이나 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 파일에서 인식할 수 없는 이름을 볼 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다. 메일링 리스트와 파일을 공유합니다. Google 계정이 없는 사용자와 파일을 공유하며, 그 사용자가 다른 사용자에게 공유 초대를 전달했습니다. 내 파일을 수정할 수 있는 누군가가 파일을 다른 사용자와 공유했습니다. 다른 사용자가 자신의 Google 계정 이름을 변경했습니다. 공유 설정 페이지에서 해당 사용자 이름 위로 마우스를 이동하여 이메일 주소를 확인하세요. 익명의 동물 다른 사용자에게 개별적으로 보기 또는 수정 권한을 부여하거나 메일링 리스트에 속해 있는 경우에만 사용자 이름이 표시됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정하면 파일을 보고 있는 사용자의 이름이 표시되지 않습니다. 대신 다른 사용자가 익명으로 라벨이 지정되어 표시되고 각 익명 사용자는 다양한 익명의 동물로 나열됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정했지만 특정 사용자와 파일을 공유하는 경우 파일을 공유한 사용자의 이름이 표시됩니다. 그 외 다른 사용자가 파일을 볼 때는 익명으로 나타납니다. 비공개 파일의 익명 동물 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정한 다음 이를 '특정 사용자'로 변경하면 다음과 같은 경우 여러 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 누군가 파일을 여러 번 여는 경우에는 익명의 동물 목록에서 오래되고 연결이 끊긴 세션을 강제 종료하는 데 조금 시간이 걸릴 수 있습니다. 누군가 온...

자세한 내용 보기

[팁] Google Slide 프리젠테이션시 모든 한글폰트가 '굴림체' 로 바뀌는 현상을 해결한 크롬 확장 프로그램 소개

구글 문서도구인 구글 슬라이드를 이용하여 프리젠테이션을 많이 하는 분들을 위한 희소식 현재 구글 슬라이드에서는 슬라이드 편집시 사용한 고유 한글 폰트들은 프리젠테이션 모드로 전환할 경우는 모두 '굴림체' 로 바뀌어 표시가 되는 불편함이 있었습니다. 예). 슬라이드 편집에서 사용한 '궁서체' 한글 폰트는, 프리젠테이션 모드에서는 '굴림체'로 바뀌어 디스플레이됨 예). 슬라이드 편집 모드 - '궁서체' 폰트 사용 프리젠테이션 모드에서 '굴림체' 로 변경됨 따라서, 이러한 현상을 해결하는 크롬 확장 프로그램이 개발 되었습니다. 크롬 확장 프로그램 명 - ShowAsis 입니다. 크 롬 웹스토어 링크 - https://goo.gl/PVPkZz 이 확장 프로그램을 사용하여 슬라이드 프리젠테이션을 하면, 편집 모드의 폰트 그대로 프리젠테이션시에도 그대로 한글 폰트로 디스플레이 됩니다. 단, 단점은 슬라이드가 애니메이션 슬라이드가 있는 경우는 애니메이션이 동작하지 않습니다. ----------------------- G Suite/Google Apps 전문 블로그 - charlychoi.blogspot.kr 도서 '기업과 학교를 위한 구글크롬북'

자세한 내용 보기

Deep Research (심층 리서치)용 상세 프롬프트를 자동으로 생성하는 표준 메타 프롬프트 활용법 [팁]

Deep Research용 상세 프롬프트를 자동으로 생성하는 표준 메타 프롬프트 활용법 생성형 AI를 활용하여 심도 있는 리서치 (Deep Research)를 수행할 때, 상세하고 구조화된 프롬프트를 작성하는 것은 매우 중요합니다. 하지만 매번 이러한 프롬프트를 처음부터 구성하는 것은 번거로울 수 있습니다. 이럴 때 '메타 프롬프트' 를 활용하면, 간단한 정보 입력만으로 AI가 스스로 최적의 Deep Research용 프롬프트를 생성하도록 유도할 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 사용자가 'AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿' 문서를 챗GPT, Claude, Gemini 에 업로드 후 Deep Research 명령을 위한 상세한 프롬프트를 생성하도록 지시하는 표준 메타 프롬프트 명령어 를 소개합니다. 이 명령어는 'AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿' 문서를 기반으로 Deep Research 프롬프트 명령어를 생성하는 방법을 안내합니다. ⚙️ 표준 메타 프롬프트: Deep Research용 프롬프트 자동 생성 (명령어 방식) 우선 사용자는 AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿' 문서를 생성형 ai에게 업로드 후 다음 절차에 따라 진행하면 됩니다. 아래는 AI에게 Deep Research용 프롬프트 생성을 요청하기 위한 표준 명령어 형식입니다. 사용자는 아래 '사용자 입력 정보'의 [ ] 대괄호로 표시된 부분을 자신의 연구 내용에 맞게 채워 넣어 생성형 AI에게 전달하면 됩니다. # Deep Research 프롬프트 생성 요청 사용자 입력 정보: * 연구 주제/대상: [여기에 연구 주제 또는 대상을 명확히 입력하세요] * 핵심 질문 (쉼표로 구분): [여기에 가장 궁금한 핵심 질문들을 쉼표로...

자세한 내용 보기

생성형 AI 활용 연구소

이 블로그 검색