2015년 9월 18일 금요일

[Google Apps 캘린더 팁] 개인 무료 Gmail/캘린더에는 없는, Google Apps 캘린더로 회의실 관리방법 소개

Google Apps 캘린더로 회의실 관리하기

부장: '김대리~' 빔프로젝트 설치된 회의실이 비었는지 좀 알아봐!. 외부에서 Google Apps 제품 소개차 손님들이 오셨어.

김대리:네~, 5층 대회의실 앞 문을 열어보고 누군가가 회의실을 사용하고 있는지 확인 해 보고, '부장님~' 5층 대회의실에는 영업부에서 이미 사용하고 있는데요~
부장: 흠, 그러면 6층 회의실좀 알아바~~

일반 기업에서 회의실 때문에 자주 발생하는 풍경입니다.  Google Apps 캘린더만 있으면, PC에서 바로 확인 한 후 예약이 가능한데요.

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캘린더하면 우선 떠오르는 키워드가 일정관리입니다. 나의 일정관리 뿐만아니라 구글 캘린더는 공유 기능을 통해서 팀원간, 부서간, 프로젝트 팀, 전사적인 협업 도구로 활용할 수 있음을 누구나 알고 있을 것입니다.


이번에 소개할 팁은 개인용 무료 지메일(15GB 용량제공)의 캘린더에는 없고 Google Apps 의 캘린더에만 제공되는 ‘회의실' (영문 버전에서는 Resource) 관리기능을 소개하고자 합니다.


Google Apps의 캘린더를 매우 심도있게 사용하고 있는 기업에서조차도 Google Apps 캘린더안에 소위 자원관리 기능이 제공하고 있다는 사실을 알고 사용하는 기업은 많지가 않습니다.


기업에서 회의를 하거나 외부에서 손님이 찾아와 미팅을 하기 위해서 빈 회의실을 찾아다니거나, 회의실 앞을 기웃거리며 누가 이미 사용하지는 않는지, 문앞에 걸려 있는 예약 양식을 확인하고 누가 언제까지 점유를 할 것인지 확인하는 풍경을 자주 봅니다.


아울러, 회사공용 차량을 운행하거나, 공용 장비들 (예, 외부 데모용 장비들)을 운영할 경우 관리부서에서는 적어도 이러한 공용 자원 관리가 필요하게 됩니다.


Google Apps의 캘린더에는 이러한 회의실, 공용자원들을 관리 및 예약관리를 위한 서비스를 제공하고 있습니다.


Google Apps 관리자는 관리콘솔을 통해서 회사의 모든 회의실 및 공용 자산을 등록하여 전사 직원들에게 또는 필요한 부서원들에게 공유를 할 수 있습니다. 이렇게 등록된 회의실과 자원들은 별도로 각 자원별로 공용 캘린더를 만들어 전사적으로 공유하여 활용이 가능합니다.
예). 5층에 대회의실, 6층에 소회의실이 있을 경우, 이 회의실을 Google Apps 관리자는 자원으로 등록을 한 후, ‘5층 회의실', ‘6층 소회의실' 캘린더를 생성하여 공유 할 수 있음.


이렇게 등록된 회의실은 캘린더를 통해서 모든 스케쥴을 확인 및 사전 예약을 누구나할 수 있습니다.


Google 미국 본사에서 직원이 한국을 방문하여 Google Korea 회의실에서 고객미팅 또는 세미나 이벤트를 하고자 할 경우, 사전에 구글 캘린더를 통해서 (이미 구글은 전세계의 모든 오피스의 회의실등이 등록되어 공유되어 있음) Google Korea의 회의실의 상태를 확인한후 미리 에약을 합니다. 이렇게 예약이 되면, 회의실 캘린더에 자동으로 표시되면서 다른 모든 공유자들이 이 상태를 확인하여 예약 가능 여부를 사전에 판단할 수 있습니다.


  1. Google Apps 관리자가 회의실 및 공용자원 등록하기

구글앱스 관리자는 관리콘솔에 접속한 후, ‘앱->Google Apps->캘린더에 대한 설정->리소스' 에서 ‘회의실' 및 회사 공용 자원들을 등록할 수 있습니다.


  1. 캘린더 일정생성시 ‘회의실' 목록에서 등록된 ‘회의실' 상태 확인 및 예약하기



‘회의실' 목록을 선택한 후, 회의실 명이 보이고 앞에 초록색으로 표시가 되면 그 회의실은 예약이 가능한 상태에 있는 것입니다. 그렇지 않을 경우는 이미 누군가가 회의실을 사용중


3.  ‘회의실’ (리소스) 별로 별도의 캘린더로 활용하기



회의실별로 캘린더를 생성하면 ‘내 캘린더' 좌측에 회의실별 캘린더를 표시할수 있습니다.
이 회의실 캘린더을 통해서 모든 회의실의 예약 상황을 캘린더를 통해서 확인도 가능하고 캘린더에 일정을 등록하기도 가능함

4. 등록된 ‘회의실'별로 캘린더를 생성하는 방법  

‘다른 캘린더' ->재미있는 캘린더 검색' ->’더보기' 를 통해서 관리자가 등록한 회의실 목록을 확인 할 수 있고, 이 목록에 보이는 회의실을 선택하여 ‘구독' 을 해야 함.

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