기본 콘텐츠로 건너뛰기

[알아두면 쓸모 있는 Google Workspace 팁] 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드 (도서 )

 도서: 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드 

기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드 







아래 내용은 본 도서 서평 중에 하나를 발췌 한 것입니다. 원문 블로그 참조

------------------------------------------------

구글에는 매우 다양한 기능들이 있다.

 

검색, 지메일과 G드라이브가 구글의 전부가 아니라는 것은 이미 잘 알려진 것이고, 구글을 통해서 업무적 협업과 소통이 가능한 것도 알려져있고 실제로 구글이 많이 이용되고 있다.

 

구글 워크스페이스는 기존 협업 도구인 G Suite가 재 브랜딩하여 출시된 것이라고 한다.

회사에서도 업무상 구글 워크스페이스를 사용하고 있기에 좀 더 제대로 구글 워크스페이스를 알고 싶었고, 더 잘 사용하고 싶었다.

 

그러던 중 이 책을 보게 되었다.

이 책의 부제목은 '일하는 방식의 전환'이다.

 

구글을 통해서 일잘러, 스마트 워커로 일하는 방식을 전환하는 것을 제안하는 책이다.

 

기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드하는 방법을 알려주는 책이다.

14개의 핵심 서비스로 구성된 통합형 협업 플랫폼 구글 워크스페이스를 설명해주는 특별한 책이다.

 

구글 워크스페이스를 알아가고 공부한다는 마음으로 읽었다.

갈수록 복잡해지는 회사 일을 좀 더 효율적으로 하는 방법을 이 책에서 찾아야겠다는 마음으로 읽었다.

 

구글 워크스페이스의 핵심 도구는 14개이다.

 

1. G 메일

2. 캘린더

3. 채팅

4. Meet - 온라인 화상 회의 서비스

5. Keep - 메모 작성과 관리

6. 드라이브와 문서

7. 사이트 도구 - 웹페이지 저작 도구, 인트넷 구축

8. 작업 - 할 일 목록 관리 서비스

9. Currents - 커뮤니스 서비스, 기업용 SNS

10. Cloud Search - 통합 검색 서비스

11. 그룹스 - 그룹 메일, 공동 받은 편지함

12. 잼보드 - 온라인 화이트보드

13. Google Vault - 데이터 보존과 보관 관리

14. Works Insights - 워크스페이스가 조직에 미치는 영향을 분석

 

이렇게 많은 기능들이 구글 워크스페이스에 있다는 점이 놀랍다.

처음 들어본 기능들이 많고, 아직 사용해보지 않은 기능들도 많다.

 

내가 구글을 사용하는 빈도와 양은 아직 많지 않기에 책을 읽으면서 새롭게 배우는 기능들이 많았다.

내가 사용하는 기능들은 극히 일부였다는 것을 알았다.

 

인상적이고 유용해보이는 도구들이 보였다.

 

Gmail 자동분류 기능 : 머신러닝을 통해서 사용자가 수신하는 메일과 답장을 보내는 패턴을 학습하여 중요한 메일인지를 자동으로 분류해서 알려줌 (p.35)

 

G메일과 구글채팅을 자주 사용하지 않기 때문에 여러 기능들이 있다는 것을 이 책을 통해서 확인했다.

나중에 구글 워크스페이스가 업무 툴의 중심이 된다면 이 책에 소개된 기능들을 다시 알아보고 이용할 생각이다.

 

구글드라이브에 저장된 MS오피스 파일을 열면 크롬 브라우저에서 MS오피스 문서를 변환하지 않고도 편집 가능 (p.92)

 

공유 드라이브 이용하기 (p.102) : 멤버에게는 5단계 접근 권한 부여 가능 - 관리자, 콘텐츠 관리자, 참여자, 댓글 작성자, 뷰어

 

구글 드라이브 메타 데이터/라벨을 이용하면 키워드를 사용해 콘텐츠 검색이 가능 (p.130) - 계약서 관리, 견적서 관리, 결재 문서 관리

 

공유 드라이브 설명 부분에서 공유 드라이브의 장점과 사용 방법을 자세하게 설명해주는 점은 좋았다.

팀원들과 함께 공유 드라이브를 사용한다면 기록, 공유, 활용 측면에서 유익하리라는 생각이 들었다.

 

구글 MEET을 이용하여 양방향 회의 또는 강의 진행 (p.151)

 

화상 회의 참여자와 잼보드(온라인 화이트보드)로 브레인스토밍 가능 (p.152)

 

구글 워크스페이스는 협업 솔루션이다.

다른 공동 작업자와 함께 동시에 공동 편집이 가능하다.

 

구글 워크스페이스를 이용한 문서 공유와 협업은 나도 회사에서 사용하고 있는 기능이다.

 

협업을 위한 효율적인 소통 방법으로 그룹 메일 사용을 제안했다.

채팅방을 만들 수 있는데, 흔히 사용하는 카톡보다 구글 채팅방을 사용하면 업무적인 느낌도 더 강하고 효율성도 더 높아지리라는 생각이 들었다.

 

구글 워크스페이스에서는 채팅방을 활용하면 이를 게시판 용도로 이용할 수도 있다고 한다.

회사 내 전산시스템 구축이 잘 되어 있지 않은 중소기업에서는 구글 워크스페이스를 활용하는 것이 좋은 방법이라는 생각이 들었다.

 

채팅방을 토론방으로 활용해 토론게시판을 구축하는 방법이 설명되어 있다.

 

온라인으로 세미나를 진행하는 솔루션으로 웨비나가 있었다.

웨비나는 웹과 세미나를 합성한 말로 온라인 인터넷 세미나를 말한다.

 

책 마지막에는 실무 활용 워크숍 진행 예시가 나왔있다.

코로나19로 재택 근무 중인 마케팅팀이 원격 협업 회의를 하고, 공동 프로젝트 계획서를 만들고, 프로젝트 일정을 체크하고, 최종 계획서를 결재 받는 과정을 예시로 들어서 설명했다.

 

회사 협업 실무에 바로 적용해볼 수 있도록 필요한 기능들을 단계별로 소개해주고 있다.

구글 스페이스를 활용한 협업의 진가를 보여주는 예시라는 생각이 들었다.

 

이 책 한 권으로 구글 스페이스의 모든 것을 알 수 있다고 말할 수는 없지만, 구글 워크스페이스를 소개하고 알려주는 책으로서는 매우 가치있는 책이라는 생각이 든다.

 

요즘 출시된 프로그램 사용법은 결코 간단치가 않다.

많은 기능들이 숨겨져 있고, 그 많은 기능을 제대로 활용하기 위해서는 상당한 실력이 필요하다.

 

이 책은 구글 워크스페이스를 배우고 활용하기 위한 입문서적으로 의미가 있는 책이다.

협업 도구 선택에 고민이 있는 회사원에게 이 책에서 알려주는 구글 워크스페이스의 기능들이 해답을 찾는데 도움을 주리라 생각한다.

 

협업에서 가장 중요한 것은 팀웍과 공유 마인드라고 생각한다.

그 다음은 무형적인 것을 가치있게 변신 시키는 유형의 도구인데 구글 워크스페이스가 협업의 도구로서 중요한 역할을 해줄 수 있다는 생각이 들었다.

 

새로운 기술을 배우고 활용해야 변화에 뒤쳐지지 않고 시대의 흐름을 따라갈 수 있다.

구글 워크스페이스를 잘 알고 잘 활용하는 것은 분명 회사원으로 생존하는데 도움이 될 것이라 생각한다.

 

스마트 워커가 되는 길에 구글 워크스페이스가 좋은 도구가 될 것 같다.

------------------------------


댓글

이 블로그의 인기 게시물

[알아두면 쓸모 있는 구글 문서 팁] 문서 공유시- 사용자 이름 대신에 익명의 동물이 표시 되는 이유와 동물 종류

구글 드라이브에는 다른 유사 서비스에서는 제공하지 않는 구글 만의 유니크한 기능들이 있다 구글 문서를  불특정 다수에게 전체 공개로 공유할 수 있습니다. 불특정인이 구글 문서에 접속한 경우 익명의 동물로 표시됩니다.  ' 웹에 공개' 또는 '링크가 있는 사용자' 공유 설정을 선택하면 인식할 수 없는 이름이나 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 파일에서 인식할 수 없는 이름을 볼 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다. 메일링 리스트와 파일을 공유합니다. Google 계정이 없는 사용자와 파일을 공유하며, 그 사용자가 다른 사용자에게 공유 초대를 전달했습니다. 내 파일을 수정할 수 있는 누군가가 파일을 다른 사용자와 공유했습니다. 다른 사용자가 자신의 Google 계정 이름을 변경했습니다. 공유 설정 페이지에서 해당 사용자 이름 위로 마우스를 이동하여 이메일 주소를 확인하세요. 익명의 동물 다른 사용자에게 개별적으로 보기 또는 수정 권한을 부여하거나 메일링 리스트에 속해 있는 경우에만 사용자 이름이 표시됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정하면 파일을 보고 있는 사용자의 이름이 표시되지 않습니다. 대신 다른 사용자가 익명으로 라벨이 지정되어 표시되고 각 익명 사용자는 다양한 익명의 동물로 나열됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정했지만 특정 사용자와 파일을 공유하는 경우 파일을 공유한 사용자의 이름이 표시됩니다. 그 외 다른 사용자가 파일을 볼 때는 익명으로 나타납니다. 비공개 파일의 익명 동물 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정한 다음 이를 '특정 사용자'로 변경하면 다음과 같은 경우 여러 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 누군가 파일을 여러 번 여는 경우에는 익명의 동물 목록에서 오래되고 연결이 끊긴 세션을 강제 종료하는 데 조금 시간이 걸릴 수 있습니다. 누군가 온...

[팁] Google Slide 프리젠테이션시 모든 한글폰트가 '굴림체' 로 바뀌는 현상을 해결한 크롬 확장 프로그램 소개

구글 문서도구인 구글 슬라이드를 이용하여 프리젠테이션을 많이 하는 분들을 위한 희소식 현재 구글 슬라이드에서는 슬라이드 편집시 사용한 고유 한글 폰트들은 프리젠테이션 모드로 전환할 경우는 모두 '굴림체' 로 바뀌어 표시가 되는 불편함이 있었습니다. 예). 슬라이드 편집에서 사용한 '궁서체' 한글 폰트는, 프리젠테이션 모드에서는 '굴림체'로 바뀌어 디스플레이됨 예). 슬라이드 편집 모드 - '궁서체' 폰트 사용 프리젠테이션 모드에서 '굴림체' 로 변경됨    따라서, 이러한 현상을 해결하는 크롬 확장 프로그램이 개발 되었습니다.  크롬 확장 프로그램 명 - ShowAsis 입니다. 크 롬 웹스토어 링크 -  https://goo.gl/PVPkZz 이 확장 프로그램을 사용하여 슬라이드 프리젠테이션을 하면, 편집 모드의 폰트 그대로 프리젠테이션시에도 그대로 한글 폰트로 디스플레이 됩니다. 단, 단점은 슬라이드가 애니메이션 슬라이드가 있는 경우는 애니메이션이 동작하지 않습니다. ----------------------- G Suite/Google Apps 전문 블로그 -  charlychoi.blogspot.kr 도서 '기업과 학교를 위한 구글크롬북'

Claude 4 의 프롬프트 엔지니어링 완벽 가이드 백서 (by Anthropic)

  Claude 4 프롬프트 엔지니어링 완벽 가이드 🚀 인공지능(AI) 시대, AI를 얼마나 잘 활용하느냐가 경쟁력이 되는 요즘! 특히 Claude 4와 같은 고성능 AI 모델의 능력을 200% 끌어내기 위한 핵심 비법, 바로 '프롬프트 엔지니어링'입니다. 이 글에서는 Claude 4를 마치 내 손안의 똑똑한 비서처럼 활용하기 위한 모든 것을 쉽고 자세하게 알려드립니다. 제1장 배경: Claude 4와 대화하는 새로운 방법 인공지능(AI) 기술이 우리 생활 깊숙이 들어오면서, AI를 얼마나 잘 활용하는지가 중요해졌습니다. 마치 스마트폰의 기능을 제대로 알아야 편리하게 사용할 수 있듯이, AI 모델도 그 능력을 최대한 끌어내려면 효과적인 소통 방법이 필요합니다. 여기서 등장하는 것이 바로  프롬프트 엔지니어링 입니다. 프롬프트 엔지니어링이란 무엇일까요?  쉽게 말해, AI에게 우리가 원하는 것을 정확하고 명확하게 전달하여, AI가 똑똑하게 알아듣고 가장 유용한 결과물을 만들어내도록 하는 기술입니다. 마치 숙련된 요리사에게 "맛있는 파스타 만들어주세요"라고 하는 대신, "알리오 올리오 파스타를 만들어주세요. 마늘은 듬뿍 넣고, 페페론치노는 살짝만 넣어 약간 매콤하게, 면은 알덴테로 삶아주세요."라고 구체적으로 주문하는 것과 같습니다. 주문이 상세할수록 우리가 원하는 결과에 가까워지겠죠? 특히 Claude 4와 같은 최신 AI 모델은 이전 모델들보다 훨씬 더 지시를 잘 알아듣고 따릅니다. 그래서 우리가 얼마나 좋은 프롬프트(지시)를 주느냐에 따라 결과물의 수준이 크게 달라집니다. 프롬프트의 품질이 곧 AI 답변의 품질이 되는 셈입니다. Claude 4, 더 똑똑해진 AI 비서 Claude 4 모델(Opus 4, Sonnet 4 포함)은 복잡하고 미묘한 지시 사항도 곧잘 이해하고 수행하는 뛰어난 능력을 갖추고 있습니다. 이는 마치 경험 많은 전문 비서와 일하는 것과 같습니다. 이 비서는 우리가 하는 말을 허투루 듣...

Deep Research (심층 리서치)용 상세 프롬프트를 자동으로 생성하는 표준 메타 프롬프트 활용법 [팁]

  Deep Research용 상세 프롬프트를 자동으로 생성하는 표준 메타 프롬프트 활용법 생성형 AI를 활용하여 심도 있는 리서치 (Deep Research)를 수행할 때, 상세하고 구조화된 프롬프트를 작성하는 것은 매우 중요합니다. 하지만 매번 이러한 프롬프트를 처음부터 구성하는 것은 번거로울 수 있습니다. 이럴 때 '메타 프롬프트' 를 활용하면, 간단한 정보 입력만으로 AI가 스스로 최적의 Deep Research용 프롬프트를 생성하도록 유도할 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 사용자가  'AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿'  문서를  챗GPT, Claude, Gemini 에 업로드 후 Deep Research 명령을 위한 상세한 프롬프트를 생성하도록 지시하는  표준 메타 프롬프트 명령어 를 소개합니다.  이 명령어는  'AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿'  문서를 기반으로 Deep Research 프롬프트 명령어를 생성하는 방법을 안내합니다. ⚙️ 표준 메타 프롬프트: Deep Research용 프롬프트 자동 생성 (명령어 방식) 우선 사용자는  AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿'  문서를 생성형 ai에게 업로드 후 다음 절차에 따라 진행하면 됩니다.  아래는 AI에게 Deep Research용 프롬프트 생성을 요청하기 위한 표준 명령어 형식입니다. 사용자는 아래 '사용자 입력 정보'의  [ ]  대괄호로 표시된 부분을 자신의 연구 내용에 맞게 채워 넣어 생성형 AI에게 전달하면 됩니다. # Deep Research 프롬프트 생성 요청 사용자 입력 정보: * 연구 주제/대상: [여기에 연구 주제 또는 대상을 명확히 입력하세요] * 핵심 질문 (쉼표로 구분): [여기에 가장 궁금한 핵심 질문들을 쉼표로...

[G Suite - Google 그룹스가 무엇인가? ] Google 그룹스로 무엇을 할 수 있을까요?

                  가끔 이런 질문을 받습니다. 무료 개인용 Gmail 과 Google 드라이브 (15GB)를 회사에서 잘 사용하고 있는데, 왜? 비용을 (연간/1계정/$50) 지불해가며 G Suite Basic (30GB)를 도입해야 하나요? 무료로 15GB 사용하다가 용량이 모자라면 그때 필요한 용량만 지불하고 늘리면 되지 않나요? 기업용 G Suite 과 개인용 Gmail 및 드라이브의 차이점 은 수십가지 있지만, 결정적인 차이점이 있습니다. 개인용 무료 Gmail/Drive에는 ‘Google 그룹스 (공식 명칭은 Groups for Business)’ 서비스가 제공되지 않는다는 것입니다. 그렇다면, 그동안 개인용에서 이 Google 그룹스 없이도 잘 사용해왔는데 뭐가 특별한가요? 라는 궁금증을 가질 수 있습니다. 기업에서 협업 및 공유를 위해서는 Google 그룹스는 없어서는 안될 주요 서비스중에 하나입니다. G Suite에 주요 서비스로 Google 그룹스가 포함되어 있음에도 불구하고 많은 분들이 그룹스의 중요성 및 용도에 대해서 잘 모르고 있거나 활용을 잘 못하고 있어서 정리해 보았습니다. 그룹스에서 할 수 있는 작업이 무엇이 있을까요? 동보메일 (배포 리스트 메일) 리스트 작성하여 이 메일 리스트를 사내에서 공동으로 사용 예) 뉴스레터 가입자 500명에게 메일을 동시에 보내고자 한다면 간단히   newsletter@mycompany.com 그룹을 생성하여 이 그룹에 500명의 가입자를 등록 및 가입 탈퇴 관리까지 할 수 있음. 뉴스레터 가입자들은 Google 그룹에 회원으로 등록하여 관리됨 이메일 목록 그룹 및 Google 연락처 그룹 비교: 이메일 목록 그룹이 내 주소록 목록(Gmail에서 주소록 클릭)에서 만들 수 ...