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[알아두면 쓸모 있는 Google Workspace 팁] 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드 (도서 )

 도서: 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드 

기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드 







아래 내용은 본 도서 서평 중에 하나를 발췌 한 것입니다. 원문 블로그 참조

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구글에는 매우 다양한 기능들이 있다.

 

검색, 지메일과 G드라이브가 구글의 전부가 아니라는 것은 이미 잘 알려진 것이고, 구글을 통해서 업무적 협업과 소통이 가능한 것도 알려져있고 실제로 구글이 많이 이용되고 있다.

 

구글 워크스페이스는 기존 협업 도구인 G Suite가 재 브랜딩하여 출시된 것이라고 한다.

회사에서도 업무상 구글 워크스페이스를 사용하고 있기에 좀 더 제대로 구글 워크스페이스를 알고 싶었고, 더 잘 사용하고 싶었다.

 

그러던 중 이 책을 보게 되었다.

이 책의 부제목은 '일하는 방식의 전환'이다.

 

구글을 통해서 일잘러, 스마트 워커로 일하는 방식을 전환하는 것을 제안하는 책이다.

 

기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드하는 방법을 알려주는 책이다.

14개의 핵심 서비스로 구성된 통합형 협업 플랫폼 구글 워크스페이스를 설명해주는 특별한 책이다.

 

구글 워크스페이스를 알아가고 공부한다는 마음으로 읽었다.

갈수록 복잡해지는 회사 일을 좀 더 효율적으로 하는 방법을 이 책에서 찾아야겠다는 마음으로 읽었다.

 

구글 워크스페이스의 핵심 도구는 14개이다.

 

1. G 메일

2. 캘린더

3. 채팅

4. Meet - 온라인 화상 회의 서비스

5. Keep - 메모 작성과 관리

6. 드라이브와 문서

7. 사이트 도구 - 웹페이지 저작 도구, 인트넷 구축

8. 작업 - 할 일 목록 관리 서비스

9. Currents - 커뮤니스 서비스, 기업용 SNS

10. Cloud Search - 통합 검색 서비스

11. 그룹스 - 그룹 메일, 공동 받은 편지함

12. 잼보드 - 온라인 화이트보드

13. Google Vault - 데이터 보존과 보관 관리

14. Works Insights - 워크스페이스가 조직에 미치는 영향을 분석

 

이렇게 많은 기능들이 구글 워크스페이스에 있다는 점이 놀랍다.

처음 들어본 기능들이 많고, 아직 사용해보지 않은 기능들도 많다.

 

내가 구글을 사용하는 빈도와 양은 아직 많지 않기에 책을 읽으면서 새롭게 배우는 기능들이 많았다.

내가 사용하는 기능들은 극히 일부였다는 것을 알았다.

 

인상적이고 유용해보이는 도구들이 보였다.

 

Gmail 자동분류 기능 : 머신러닝을 통해서 사용자가 수신하는 메일과 답장을 보내는 패턴을 학습하여 중요한 메일인지를 자동으로 분류해서 알려줌 (p.35)

 

G메일과 구글채팅을 자주 사용하지 않기 때문에 여러 기능들이 있다는 것을 이 책을 통해서 확인했다.

나중에 구글 워크스페이스가 업무 툴의 중심이 된다면 이 책에 소개된 기능들을 다시 알아보고 이용할 생각이다.

 

구글드라이브에 저장된 MS오피스 파일을 열면 크롬 브라우저에서 MS오피스 문서를 변환하지 않고도 편집 가능 (p.92)

 

공유 드라이브 이용하기 (p.102) : 멤버에게는 5단계 접근 권한 부여 가능 - 관리자, 콘텐츠 관리자, 참여자, 댓글 작성자, 뷰어

 

구글 드라이브 메타 데이터/라벨을 이용하면 키워드를 사용해 콘텐츠 검색이 가능 (p.130) - 계약서 관리, 견적서 관리, 결재 문서 관리

 

공유 드라이브 설명 부분에서 공유 드라이브의 장점과 사용 방법을 자세하게 설명해주는 점은 좋았다.

팀원들과 함께 공유 드라이브를 사용한다면 기록, 공유, 활용 측면에서 유익하리라는 생각이 들었다.

 

구글 MEET을 이용하여 양방향 회의 또는 강의 진행 (p.151)

 

화상 회의 참여자와 잼보드(온라인 화이트보드)로 브레인스토밍 가능 (p.152)

 

구글 워크스페이스는 협업 솔루션이다.

다른 공동 작업자와 함께 동시에 공동 편집이 가능하다.

 

구글 워크스페이스를 이용한 문서 공유와 협업은 나도 회사에서 사용하고 있는 기능이다.

 

협업을 위한 효율적인 소통 방법으로 그룹 메일 사용을 제안했다.

채팅방을 만들 수 있는데, 흔히 사용하는 카톡보다 구글 채팅방을 사용하면 업무적인 느낌도 더 강하고 효율성도 더 높아지리라는 생각이 들었다.

 

구글 워크스페이스에서는 채팅방을 활용하면 이를 게시판 용도로 이용할 수도 있다고 한다.

회사 내 전산시스템 구축이 잘 되어 있지 않은 중소기업에서는 구글 워크스페이스를 활용하는 것이 좋은 방법이라는 생각이 들었다.

 

채팅방을 토론방으로 활용해 토론게시판을 구축하는 방법이 설명되어 있다.

 

온라인으로 세미나를 진행하는 솔루션으로 웨비나가 있었다.

웨비나는 웹과 세미나를 합성한 말로 온라인 인터넷 세미나를 말한다.

 

책 마지막에는 실무 활용 워크숍 진행 예시가 나왔있다.

코로나19로 재택 근무 중인 마케팅팀이 원격 협업 회의를 하고, 공동 프로젝트 계획서를 만들고, 프로젝트 일정을 체크하고, 최종 계획서를 결재 받는 과정을 예시로 들어서 설명했다.

 

회사 협업 실무에 바로 적용해볼 수 있도록 필요한 기능들을 단계별로 소개해주고 있다.

구글 스페이스를 활용한 협업의 진가를 보여주는 예시라는 생각이 들었다.

 

이 책 한 권으로 구글 스페이스의 모든 것을 알 수 있다고 말할 수는 없지만, 구글 워크스페이스를 소개하고 알려주는 책으로서는 매우 가치있는 책이라는 생각이 든다.

 

요즘 출시된 프로그램 사용법은 결코 간단치가 않다.

많은 기능들이 숨겨져 있고, 그 많은 기능을 제대로 활용하기 위해서는 상당한 실력이 필요하다.

 

이 책은 구글 워크스페이스를 배우고 활용하기 위한 입문서적으로 의미가 있는 책이다.

협업 도구 선택에 고민이 있는 회사원에게 이 책에서 알려주는 구글 워크스페이스의 기능들이 해답을 찾는데 도움을 주리라 생각한다.

 

협업에서 가장 중요한 것은 팀웍과 공유 마인드라고 생각한다.

그 다음은 무형적인 것을 가치있게 변신 시키는 유형의 도구인데 구글 워크스페이스가 협업의 도구로서 중요한 역할을 해줄 수 있다는 생각이 들었다.

 

새로운 기술을 배우고 활용해야 변화에 뒤쳐지지 않고 시대의 흐름을 따라갈 수 있다.

구글 워크스페이스를 잘 알고 잘 활용하는 것은 분명 회사원으로 생존하는데 도움이 될 것이라 생각한다.

 

스마트 워커가 되는 길에 구글 워크스페이스가 좋은 도구가 될 것 같다.

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