[알아두면 쓸모 있는 구글워크스페이스 팁] 공유는 Google 드라이브에만 있는 것이 아니다!

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부제:공유는 Google 드라이브에만 있는 것이 아니다  

Google Workspace 는 공유로 시작해서 공유로 끝나는 클라우드 서비스라고 해도 과언이 아닙니다. 즉, 공유 기능을 활용하지 않는 다면 이는 '팥 없는 찐빵' 을 먹는 것과 같은 것입니다. Google Workspace의 핵심은 공유라고 할 수 있을 정도로 매우 유용한 기능입니다. 그런데 Google Workspace를 이용하는 대부분의 사용자들은 공유 기능은 구글 드라이브에서만 제공되고 있는 것으로 알고 있습니다.

그러나 공유 기능은 Google 드라이브에서만 제공되고 있는 것은 아닙니다. 본 내용에서는 Google 드라이브 뿐만아니라 다른 서비스에서도 제공되고 있는 공유 서비스들이 무엇이 있는지 설명하고자 합니다.

1. ‘Gmail’ 공유 (위임)

이메일의 공유 기능이 필요 할까요? 필요하면 내 수신된 이메일을 다른 사람에게 전달하면 되고 이렇게 하는게 이메일 공유 아닌가? 라고 생각할 수 있습니다. 그러나 엄밀히 말해서 이것은 수신된 메일중에서 특정한 메일을 골라 전달하는 것이지 이메일 전체를 공유하는 것은 아닙니다.

기업에서는 나의 이메일 전체를 다른 사람에게 공유(위임)해야 하는 상황은 발생할 수 있습니다.

예를 들면,

• 기업 임원실의 비서가 임원의 이메일을 열람하여 대신 메일을 처리할 수 있습니다.
• 영업부 과장이 갑자기 사고로 병원에 입원하여 업무를 볼 수 없는 경우 영업부의 다른 직원이 대신 메일을 열람하여 대응해야 할 필요가 있을 수 있습니다.
• 퇴직자의 이메일을 당분간 유지하여 응대를 해야 하는 경우가 있을 수 있습니다.
• 고객 지원을 위하여 지원팀 공용 이메일을 계정을 운영할 수 있습니다. (이 기능은 일반적으로 Google Workspace에서는 구글 그룹스로도 해결할 수 있음)

위와 같은 비즈니스 케이스가 발생할 경우, 이메일 계정 정보(계정 이름과 로그인 암호)를 공유자에게 알릴 필요 없이도 소위 Gmail 위임 기능 (개인용 무료 Gmail에서는 제공되지 않는 기능)을 통해서 해결합니다.

사용 방법은 Gmail의 설정->계정 및 가져오기' 항목에서 ‘계정 사용권한을 부여할 사용자 목록' 를 선택하여 위임할 대상자를 지정하면 됩니다.

 

<Gmail 설정에서 다른 사용자에게 위임기능 부여 >

위임을 받을 위임자는 액세스 권한을 받을 지 여부의 이메일 메시지가 전달이 되고 수신된 메일에서 대리인 수락을 하게 되면, 이메일 위임자가 됩니다.

위임을 받은 대리인은 Gmail 메인 메뉴 오른쪽 상단에서 위임 받은 계정의 이메일 주소가 표시 되며, 이메일 주소에는 ‘(위임된 계정)’ 이 표시됩니다.

<위임받은 대리인의 이메일 계정>

위임 받은 대리인이 이메일을 대신 답장을 보내거나 새롭게 메일을 보내게 되면, 이메일을 수신하는 측에서는 보낸사람 이메일 주소 항목에는 위임자의 이메일 주소도 같이 표시 됩니다.

예를 들면. 김철수 (kim.c@)에게 위임 받은 촬리 (charly.choi@)가 대신 이메일을 보내면 메일을 받은 사람의 메일 속성을 확인 해 보면, 아래와 같이 보낸 사람이 두게 표시가 됩니다. 두번째 ‘보낸 사람' 이 표시되면 이것은 위임 받은 사람 다른 사람이 대신 보낸 것으로 보면 됩니다.

 

<지메일 위임자가 보낸 메일의 이메일 주소 표시>

사용자는 다른 사람 또는 Google 그룹에게 자신의 Gmail 계정에 대한 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 메일 위임 기능을 사용하면 위임된 사용자가 계정 소유자를 대신하여 메일을 읽고 보내고 삭제할 수 있습니다. 예를 들어 임원이 비서에게 Gmail 액세스 권한을 위임하는 경우가 있습니다.

관리자는 사용자에게 위임 옵션을 제공할지 여부를 결정할 수 있으며 위임이 사용 설정되면 사용자가 Gmail 설정에서 대리인을 할당할 수 있습니다.

하나의 Gmail 계정에서는 최대 1,000명의 대리인을 지원합니다. 일반적인 사용의 경우 40명의 위임된 사용자가 하나의 Gmail 계정에 동시에 액세스할 수 있으며, 한 명 이상의 대리인이 평균보다 많이 사용하면 이 수가 줄어들 수 있습니다. Gmail에 자주 액세스하는 자동 프로세스 또한 계정에 동시에 액세스할 수 있는 대리인 수를 줄일 수 있습니다. 이러한 프로세스에는 Gmail에 자주 액세스하는 API 또는 브라우저 확장 프로그램이 포함됩니다.

메일을 위임하는 경우

• 한 가지 액세스 수준: 대리인 또는 폴더별 권한으로 액세스 수준을 다르게 설정할 수 없습니다. 한 가지 수준의 액세스 권한만 부여할 수 있으며, 이를 통해 대리인은 내 모든 메일 폴더에 있는 메시지를 읽고 삭제하거나 새 메일 또는 답장을 보낼 권한을 갖습니다. 대리인이 나를 대신하여 보낸 메시지의 경우 Outlook에서 내가 보낸 메일로 표시됩니다.
• 비공개 메시지를 대리인이 보지 못하도록 숨길 수 없음: Outlook에서 비공개 설정을 사용해 메시지를 전송해도 대리인으로부터 메시지를 숨길 수 없습니다. 대리인은 내가 보낸 메시지를 볼 수 있습니다.
• 대리인이 보낸 항목을 볼 수 없음: 나를 대신해 대리인이 전송한 메시지는 Outlook에서 대리인의 전송한 항목에만 표시되며 나의 전송한 항목에서는 볼 수 없습니다. 결과적으로 대리인이 나를 대신해서 보낸 메시지는 받은편지함으로 답장이 수신되지 않는 이상 볼 수 없습니다.

2. 주소록 공유 (위임)

Google Workspace 사용자들은 부서 주소록, 팀별 주소록, 영업부 주소록, 회사 전체 주소록 공유를 요구할 할 때가 있습니다.

회사 전체 주소록은 ‘주소록' 내의 디렉토리 기능을 통해서 공유가 가능합니다. 디렉토리는 관리자만이 추가 편집이 가능한 읽기 전용 공유 주소록입니다. (개인용 무료 Gmail 서비스에서는 제공되지 않음)

내 주소록을 팀원 또는 부서원 들과 공유하는 방법은 ‘주소록' 위임관리 기능을 통해서 공유가 가능합니다. 공유 받은자는 웹 브라우저를 통해서 검색 및 추가 편집이 가능합니다.

내 주소록을 공유하는 방법: ‘주소록'->’톱니바뀌 (오른쪽 상단)' -> ‘액세스 위임' 선택

 

공유 대상자를 초대하여 내 주소록을 공유할 수 있습니다.

위임 받은자의 주소록에서는 아래 화면과 같이 ‘주소록' 에서 ‘위임된 연락처' 에 표시됩니다. 이 주소록은 공유된 것으로 수정 편집이 가능하다.  

3. 캘린더 공유

Google Workspace에서 협업 시 매우 유용하게 활용하는 기능 중에 하나는 아마도 ‘캘린더 공유’ 일 것입니다.

회사 전체, 부서 또는 팀별, 프로젝트 일정 공유, 임원들 일정 공유, 회의실 공유, 회사 차량 공유 등등에서 캘린더 공유의 활용도는 매우 높다고 할 수 있습니다.

<내 캘린더 공유하기 >

<내 캘린더 공유 세부 설정 방법>

캘린더를 위임하는 경우

• 기본 캘린더에서 내가 일정의 주최자로 표시됨: 모든 캘린더를 대리인과 공유할 수 있습니다. 하지만 초대는 나의 기본 캘린더에서 보낸 경우에만 내가 보낸 것으로 표시되며 다른 캘린더에서는 대리인이 보낸 초대가 대리인이 보낸 것으로 표시됩니다.
• 대리인으로부터 비공개 일정을 숨길 수 없음: Outlook에서 캘린더 일정을 비공개로 표시해도 대리인이 보지 못하도록 일정을 숨길 수 없습니다.
• 대리인이 내 캘린더 알림 및 리마인더를 대신 설정할 수 없음: 사용자가 본인의 캘린더 알림 및 리마인더를 설정해야 합니다.

4. Google 드라이브 공유

Google Workspace에서 가장 괄목할 만 한 기능중에 하나가 Google 드라이브를 통한 공유 및 협업 기능입니다.

Google 드라이브에서 작성되는 구글문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 문서들은 공유 기능을 통해서 실시간 협업이 가능한 것이 특징중에 하나입니다.

Google 드라이브에 저장된 문서들은 내부직원들 및 외부인(구글계정이 없어도 상관 없이 모두 공유 가능합니다. 예, hong.gildong@naver.com 계정으로 보기 공유 가능)들에게도 자유롭게 공유가 가능합니다. 공유시 문서에 대한 ‘수정권한', ‘보기권한', ‘댓글 권한' 등으로 공유 권한 범위 지정이 가능합니다.

  

<Google 드라이브에서 문서 공유 >

G Suite에서 Google Workspace 로 변경된 이후부터는 구글 드라이브의 저장 용량 정책이 새롭게 바뀌었습니다. 자세한 정보는 여기를 참고하시기 바랍니다.

Google Workspace Business Standard 버전 이상부터는 ‘공유 (Shared) 드라이브’ 가 제공되고 있습니다. 따라서, 구글 드라이브에서의 공유 개념을 이해하려면 ‘공유 드라이브' 에 대해서도 이해를 하고 있어야 합니다. 공유 드라이브에 대한 자세한 백서는 여기를 참고하시기 바랍니다.