2015년 5월 14일 목요일

[MSOffice 라이센스 비용 80% 절감한 사례 소개] 제목 - Life After Office

[제목 - Life After Office] 

여기서 소개하는 내용은 'Softwatch' 사에서 소개한 블로그의 대표적인 사례를 번역한 것입니다.

기업에서 모든 직원들이 Office 프로그램을 실제로 얼마나 사용하고 있는지 객관적으로 분석을 한 후 ('softwatch' 사에서 개발한 softwatch 도구를 이용하여 실제로 MSOffice 도구의 사용 통계를 객관적으로 낼수 있고, 이 도구를 통해서 얻은 결과를 바탕으로 분석됨) 이 결과를 토대로 MSOffice 라이센스 비용을 어떻게 80% 줄였는지 설명한 내용입니다.

 'Life After Office'


대부분의 기업에서와 마찬가지로, 90년대 이래로 지금까지 MSOffice 없이 컴퓨터를 사용하는 것은 상상하기 힘든 일이었습니다.

그러나, 최근 문서 협업과 관련한 혁신이 붐을 이루고 있습니다. 이는 MSOffice 도구로 부터 온 것은 아닙니다. Google 은 브라우저안에서 문서 작업을 하고, 모든 문서는 클라우드 웹서버에 저장하고, 서버에 저장된 문서는 실시간 협업 편집이 가능하게 하였습니다.

Ceva 는 ‘Google Apps for Work’ 을 5년째 사용하는 동안. 문서 도구들에 대해서. Google의 지속적인 기능 향상을 통해서, 대부분의 경우에서 MS의 Word/Excel/Powerpoint 를 대치 할 만한 잠재성이 있다는 사실을 알게 되었습니다.

그래서 우리는 MS Office의 종속성을 줄이고, Google의 드라이브/문서/스프레드시트/슬라이드 사용을 늘일 수 있도록 결정을 하였습니다.

이렇게 하기 위해서, Softwatch 사에서 제공하는 분석도구 (MSOffice의 사용 패턴을 분석 해주는)를 이용하여 전 직원들이 과연 얼마나 MSOffice를 사용하고 있는지 조사를 하였고, 그 결과 아래와 같은 결과를 얻었습니다.

  • Ceva의 80% 이상은 한주에 채 60분도 안되게 Word를 사용하고 있었고, Excel 은 90분 미만, 그리고 15% 정도는 전혀 사용하지 않고 있음
  • Ceva의 직원 95% 이상은 한주에  Powerpoint는 60분 미만으로 사용하였고, 40%는 결코 이용하지 않았음.

Google Apps 사용을 시작한 이래로 매년 우리는 적어도 3가지 이유로 인하여 MS 도구 사용을 멈출 것인지 여부를 결정하기 위해서 우리들의 사용 현황을 평가 했습니다.

  • 최신의 협업도구, 협업하여 문서 작성하고, 복수의 사본 문서를 복사하는 대신에 단일 문서만을 생성하고 쉽게 공유하고, 어떠한 디바이스에서도 엑세스 가능하도록 하는 도구. Google 문서는 MSOffice 보다도 이러한 면에서는 우수한 기능을 제공합니다. 물론 MS가 이부분의 격차를 줄이고 있기는 하고 있지만.
  • Ceva 기술 IT 부서의 전략은, 최소한의 요구사항 (복잡한 설치 구성 없이)을 갖고 모든 디바이스에서 장소에 구애받지 않고 모든 업무를 볼수 있게 하는 것입니다. 지금까지 MSOffice 사용은 회사에서 관리하는 컴퓨터에 S/W를 설치해야 하고, 버젼 관리를 일일히 해야만 합니다. 이러한 점에서 Google Apps 는 클라우드 기반으로 이러한 S/W 설치 및 버젼 관리가 필요가 없습니다.
  • MSOffice 불필요한 라이센스 비용을 줄이는 것

MSOffice가 25년간 지배를 하는 동안, 만일 우리가 원한다면, 가능하다면 이러한 지배의 종속성을 줄일 수 있을 것입니다. 우리는 비록 MSOffice 를 모두 제거할 수 없지만. 그러나, 아직도 많은 MSOffice의 종속성을 벗어날 수 있는 여지는 많이 있습니다. 이렇게 하기 위해서는 ‘변화 관리 (Change Management)' 가 필요한 것 처럼 보입니다. 참으로, 많은 사람들이 다른 도구들을 이용하는데 어려움을 겪을 만 큼 MSOffice를  이용해 왔습니다.     
  • 우리는 우리 컴퓨터의 15% 정도는 어떠한 불평없이도 MSOffice 를 제거할 수 있습니다. 그들인 이것을 전혀 이용하고 있지 않기 떄문입니다.
  • 다른 사용자 65%는 MSOffice를 사용하는 대신에 Google Apps 를 사용할 수 있도록 교육을 시킬 수 있습니다.
  • 20% 정도의 사람들은 아직도 MSOffice를 사용해야만 합니다. 주로, 경영관리나, 회계부서에서 사용하는 Excel 때문에 그렇습니다. 이 부서에서의 Excel 의 의존도는 매우 높기 때문입니다.

우리는 이렇게 해서 MSOffice 라이센스 비용 80%를 줄였습니다. 나쁘지 않은 결과 입니다.

원문 - 링크

Softwatch 제품에 대한 자세한 정보나 문의는 SBC Technology (sbc.support@sbctech.net) 에 문의