[G Suite Business의 Vault 서비스란?] e-Discovery 솔루션 Google Vault

G Suite Business (unlimited) 버전에는 소위  e-Discovery (전자 증거 개시) 솔루선인 Vault가 기본으로 제공되고 있다.

전자증거개시 제도는 무엇인가?

전자증거개시 제도는 2006년 미국 민사소송에 처음 도입됐다. 소송 과정을 공정하고 합리적으로 진행하기 위해 공판 시작 전 원고와 피고가 서로 합의한 범위 내에서 사건과 관련된 이메일 등 각종 디지털 자료를 공개하는 제도다. 현재 미국을 비롯해 영국과 캐나다, 호주에서 활용되고 있다. 전자증거개시제도는 기업 소송 상황에서 이메일 등 전자정보를 증거로서 법원에 제출하는 것이다. 전자정보 관리 미흡으로 불리한 판결을 받는 사례가 늘면서 많은 기업들이 관련 SW 도입에 나섰다.
볼트는 위와 같은 전자증거개시 제도를 만족하게 하는 G Suite 기반의 솔루션이다.  G Suite Business 버전을 도입하는 기업에서는 기본적으로  e-Discovery 서비스를 이용할 수 있다.

업계에 따르면 기업·기관 이메일 데이터 폭증과 국제소송 증가로 세계 전자증거개시제도 SW시장이 빠르게 확대되고 있다. IDC는 올해 세계 시장이 작년보다 6% 늘어난 14억달러로 추정했고, 가트너는 2017년 29억달러까지 성장할 것으로 내다봤다.

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G Suite Business 버전에서는 Vault 서비스가 기본 탑재되어 있지만  G Suite Basic (30 GB/1사용자/연간/$50) 버전에서는 Vault를 선택적으로 사용할 수 있습니다. (Vault 사용자당 연간 $60)

Vault 의 주요 특징은 다음과 같다

1. 단일화된 아카이브

정보와 데이터가 한곳에 저장되고 관리됩니다.  Governance Policy 도 데이터가 저장된곳에 직접 적용됩니다. 별도의 아카이브 장소에 중복되어 데이터가 저장되는 필요성을 제거하고, 데이터를 이관할때 마다 발생되는 이슈와 데이터 왜곡현상을 줄일 수 있습니다.

2. 이메일과 채팅 데이터 보관 정책

메일과 채팅 메시지의 보관 규칙을 정의할 수 있습니다.  법적 사안으로 보호를 받아야하는 데이터는 삭제되지않고 보관되도록 하며 데이터 변조의 위험을 감소시킬 수 있습니다.

3. 법적사안을 위한 특정 메시지 보관

법적사안에 대한 특정한 메시지들은 일반적인 보관주기를 넘어서 보관될 수 있도록 합니다.

4. 관리자 도구

Information Governance 정책을 관리할 수 있도록 직관적이고 단순한 UI를 제공합니다.

5. e-Discovery 도구

권한이 있는 사용자에게 데이터에 대한 특정한 법적사안 및 조사에 대해 검색할 수 있도록 허용합니다. 강력한 구글 서치 엔진 알고리즘이 방대한 데이터를 신속하고 정확하게 찾을수 있도록 합니다. 원하는 사한에 대해 쉽게 정의하고, 수집하고, 관리할 수 있습니다.

기업용 G Suite Business의 Vault 적용시 기업은 무엇이 좋은가?

1. 법적 준수 및 소송에 대한 위험요소를 줄일 수 있다.

메일보관(email retention), 처리(disposition), 소송 보호 자료(legal hold)를 위한 일련의 프로세스를 정의하는 Information Governance 와 eDiscovery 역량을 지원합니다.

2. 비용이 저렴하다

기존의 전통적인 IT 환경은 메일 관리, 수집, 보관처리에 고비용을 지불했습니다. 메시지들은 네트워크드라이브, 사용자의 하드디스크, Laptop 그리고 모바일 디바이스등에 산재해서 관리되었고 검색, 보관하고 관련성있는 자료를 적절하게 수집하는데 많은 비용을 들여야 했습니다.

3. 신속한 분석과 평가가 가능해 진다.

법적이슈 및 기타 다른 이슈와 관련된 메일, 채팅 데이터에 대한 신속한 대처가 가능합니다. 비즈니스 가치가 있는 특정한 법적사안에 신속하고, 효과적으로 대처함 로써 노출되는 위험을 줄일 수 있습니다.

4. 시스템 업그레이드 부담없이 지속적인 혁신이 이루어 진다.

Google 은 지속적으로 G Suite Vault 에, 기업이 당면할 수 있는 Risk Management 에 도움이 되는 기능들을 추가하고 있습니다.  이런 강화된 기능은 시스템  그레이드 나 업데이트의 부담없이 가능해 졌고, IT 부서의 관리의 복잡성도 줄일 수 있게됩니다.

Google Vault란 무엇인가요?

Google Vault를 사용하면 조직의 보관처리 및 디지털 증거 검색 요구 지원을 위해 데이터를 보관, 보존 처리, 검색하고 내보낼 수 있습니다. Vault는 다음을 지원합니다.

• 이메일 메시지
• 기록이 저장되도록 설정된 기본 행아웃 채팅 및 Google 토크 채팅
• Google 그룹스
• Google 드라이브 및 팀 드라이브의 파일
• 행아웃 채팅의 대화

Vault는 G Suite Enterprise, Business 또는 Education 버전에 제공됩니다. 또는 사용자당 월 5달러의 추가 비용으로 Vault 라이선스를 구매할 수 있습니다.

Vault의 용도:

• 보관처리—보관 규칙을 설정하여 데이터가 사용자 계정에서 삭제되어 Google 시스템에서 삭제되기까지의 기간을 제어합니다. 보관에 대해 자세히 알아보기
• 소송자료 보호—사용자에게 소송자료 보존 기능을 적용하여 데이터를 무기한 보존함으로써 법적 또는 기타 보존 의무를 이행합니다. 소송자료 보호에 대해 자세히 알아보기
• 검색—사용자 계정, 조직 단위, 날짜, 키워드별로 도메인의 데이터를 검색합니다. Vault는 부울 검색, 와일드 카드 연산자 검색을 지원합니다. 검색에 대해 자세히 알아보기
• 내보내기—추가 처리 및 검토를 위해 데이터를 내보냅니다. 내보내기에 대해 자세히 알아보기
• 감사 보고서—Vault 감사 보고서를 사용하여 특정 기간 동안 Vault 사용자가 취한 조치를 확인합니다. 감사에 대해 자세히 알아보기

구글 Vault 데모 영상

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