[알아두면 쓸모 있는 지메일 팁] Gmail에서 다양하게 자동 응답 메시지 보내는 방법

그동안 지메일에서 자동 응답할 수 있는 방법은 ‘부재중 자동응답' 설정을 통해서 하는 것이 유일한 방법으로 알고 있었습니다. 아래 지메일 환경설정->기본설정->부재중 자동응답 설정 참고

이 방법은 말 그대로 부재중인 경우에만 자동 응답이 되도록 되어 있습니다.

Gmail 에서 부재중이 아닌 상태에서도 원하는 조건에 따라서 (예, 수신하는 메일의 제목, 수신자 메일 주소, 송신자 메일 주소, 등등의 조건에 따라서) 선별적으로 원하는 자동 응답 메시지를 보낼 수 있는 방법이 있습니다.

순서는 우선 지메일 설정에서 '고급'의 '템플릿' 을 사용으로 활성화를 합니다. 그리고 지메일 본문에서 템플릿 문구 (자동 응답 문구)를 작성하여 템플릿으로 저장합니다. 지메일 필터 만들기를 통해서 특정 조건 만들고 해당 조건이 만족이 되면 자동으로 템플릿 문구를 보내기를 하도록 하는 방법입니다.  

여기서 그 방법을 소개하고자 합니다.

이 방법은 Gmail에서 제공하는 고급 기능 중에 ‘템플릿' 기능과 ‘‘필터’ 설정에서 ‘템플릿 보내기' 기능을 활용하는 것입니다.

1. 설정->고급-> ‘템플릿' 사용하기 설정 

1. 6. 템플릿(미리준비된 답변) 활용’ 참고

2. 템플릿 만들고 저장하기

3. 환경설정에서 필터 만들기

4. 필터 조건 

5. 템플릿 보내기 설정

6. 사용자 이메일로 수신된 자동 응답 메시지 샘플

이메일 사용자가 수신한 자동 응답 메시지에서 자동 응답자의 이메일 주소에는 ‘charly.choi+canned.response@’ 와 같이 별칭이 붙어서 전송이 됩니다. 따라서, 자동 응답 메일을 받는 사람은 수신 된 메일이 자동으로 전송된 것임을 알 수 있도록 한 것입니다.

필요한 업무에 이 방법을 적절히 사용하면 매우 유용할 것으로 생각합니다.

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도서: 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드  (최흥식 저)