기본 콘텐츠로 건너뛰기

5월, 2022의 게시물 표시

[알아두면 쓸모 있는 Gmail 팁] 이메일 주소 이용 태깅, 별칭, 자동 분류, 검색 하는 방법 소개

Gmail을 활용한 기록 및 자동 분류, 태깅, 검색 하는 방법을 소개합니다. 모든 기록 관리를 위해서 Gmail을 활용하는 방법입니다. 타임스탬프 저장 기록 보관을 위해서, 그리고 향후 필요할떄 수시로 검색할 컨텐츠들을 본인이 자신의 이메일 주소로 태깅하여 메일을 보낸 후 지메일에 저장시키는 방법입니다. (예). 본인의 여권을 스캔하여 이메일로 본인한테 첨부 문서로 전송). 이때, 이메일 주소에 "hsikchoi+여권@ gmail.com " 를 추가하여 메일을 보내는 방법입니다. 지메일의 라벨 및 필터를 적용하면 자동 분류 시킬 수 있습니다. 이때, Gmail의 다양한 기능을 활용하면 ‘태깅', ‘자동 분류', ‘라벨링', ‘검색', ‘자동 전달', ‘첨부문서 드라이브에 저장' , ‘e-Discovery 적용' 등이 가능해집니다. 이메일 주소를 이용한 ‘태깅' 하는 방법 저는 모바일에서 메모용 앱으로는 Google Keep 을 주로 사용합니다. 그때 그때의 기록들(아이디어 메모, 일기, 일지, 간단한 고객 상담메모)을 합니다. 메모된 내용은 장기 기록 보존(시점 확인(타임스탬프)를 위함)을 위해서 해당 메모를 나 자신 이메일로 보냅니다. 이떄 받는 사람 주소는 예) ’hsikchoi+기록@gmail.com’ 로 보냅니다. 즉, 본인의 이메일 주소가 ‘ hsikchoi@gmail.com ’ 인 겅우, 받는 사람의 주소는 ‘hsikchoi+기록@gmail.com’ 으로 보냅니다. 이메일 주소 체계에서는 받는 사람 주소에 ‘hsikchoi+기록@gmail.com’로 메일을 보내도, 이메일 내용의 수신자 주소는 ‘hsikchoi+기록@’ 로 표시되고 전송시 ‘+’ 이후의 문자는 모두 무시 됩니다. 따라서, ‘hsikchoi+기록+고객@gmail.com’ 와 같이 메일을 보내도 이메일 시스템은 ‘ hsikchoi@gmail.com ’ 으로 인지합니다. 스

[알아두면 쓸모 있는 구글 문서 팁] 문서 공유시- 사용자 이름 대신에 익명의 동물이 표시 되는 이유와 동물 종류

구글 드라이브에는 다른 유사 서비스에서는 제공하지 않는 구글 만의 유니크한 기능들이 있다 구글 문서를  불특정 다수에게 전체 공개로 공유할 수 있습니다. 불특정인이 구글 문서에 접속한 경우 익명의 동물로 표시됩니다.  ' 웹에 공개' 또는 '링크가 있는 사용자' 공유 설정을 선택하면 인식할 수 없는 이름이나 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 파일에서 인식할 수 없는 이름을 볼 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다. 메일링 리스트와 파일을 공유합니다. Google 계정이 없는 사용자와 파일을 공유하며, 그 사용자가 다른 사용자에게 공유 초대를 전달했습니다. 내 파일을 수정할 수 있는 누군가가 파일을 다른 사용자와 공유했습니다. 다른 사용자가 자신의 Google 계정 이름을 변경했습니다. 공유 설정 페이지에서 해당 사용자 이름 위로 마우스를 이동하여 이메일 주소를 확인하세요. 익명의 동물 다른 사용자에게 개별적으로 보기 또는 수정 권한을 부여하거나 메일링 리스트에 속해 있는 경우에만 사용자 이름이 표시됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정하면 파일을 보고 있는 사용자의 이름이 표시되지 않습니다. 대신 다른 사용자가 익명으로 라벨이 지정되어 표시되고 각 익명 사용자는 다양한 익명의 동물로 나열됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정했지만 특정 사용자와 파일을 공유하는 경우 파일을 공유한 사용자의 이름이 표시됩니다. 그 외 다른 사용자가 파일을 볼 때는 익명으로 나타납니다. 비공개 파일의 익명 동물 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정한 다음 이를 '특정 사용자'로 변경하면 다음과 같은 경우 여러 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 누군가 파일을 여러 번 여는 경우에는 익명의 동물 목록에서 오래되고 연결이 끊긴 세션을 강제 종료하는 데 조금 시간이 걸릴 수 있습니다. 누군가 온

[알아두면 쓸모 있는 Gmail 팁] Gmail 안에 Hidden Label 이 무려 40개나?

Gmail은 라벨로 시작해서 라벨로 끝날 정도로 라벨을 잘 활용하는 시스템중에 하나입니다. 예를 들면, Gmail 의 받은편지함 (Inbox), 전체보관함(All mail), 중요편지함(Important), 보낸편지함(Sent), 휴지통 (Trash), 별표편지함(starred) 들이 시스템에서 제공하는 공개된 시스템 라벨들입니다.  Gmail 검색창에서 'label:Inbox' 또는 'is:All' 과 같이 공개된 시스템 라벨명으로 검색을 할 수 있습니다. Gmail에는 이와 같이 공개된  시스템용 라벨이 있는가 하면  공개되지 않은 숨겨진 (hidden) 라벨들이 존재합니다.  Gmail 내부 시스템에서는 수신되는 모든 메일 내용을 머신러닝에 의해서 분석하여 자동으로 분류하는 메카니즘이 동작하고 있습니다. 예를 들면, 인터넷 쇼핑몰에서 물건을 구매한 기록을 내 Gmail로 수신한 경우 Gmail 는 이 메일에 대해서 'purchases' 라벨을 자동으로 부여하여 분류 해 놓습니다. 또한 항공기 티켓 또는 호텔 예약에 관련 메일을 수신하였을 경우 'travel' 라벨이 자동으로 부여합니다. 이러한 라벨들을 hidden 라벨이라고 하며, 사용자에게는 노출되지 않는 라벨들입니다.  이러한 숨겨진 라벨들의 종류는 아래와 같습니다.    그중에 몇개 소개합니다. 지메일 검색창에서 아래 라벨 검색을 시도해보시기 바랍니다. 1. label:finance - 신용카드 또는 각종 명세서 메일들 검색 2. label:purchases - 물건을 구매한 알림이나 내역들 검색 3. label:trips - 비행기 티켓, 호텔 예약 등등 메일 검색 4. label:phishing - 본문 내용에 피싱 가능성 메일들 검색 5. label:travel - 여행사, 항공기 티켓,등등 검색 6. label:personal - 메일 수신자가 본인만 부여된 메일만 검색 --------- p

[알아두면 쓸모 있는 지메일 팁] 구글문서(Docs)에서 지메일 본문 초안 작성한 후 바로 메일 보내기

Gmail 을 업무용으로 주로 사용하는 사용자로서, 그동안 가장 큰 불편중에 하나는 메일 본문 내용 작성 시 테이블 (표)이나 차트를 바로 입력할 수 없다는 것이었다.  이메일 본문에 표나 차트를 삽입하려면 구글스프레드시트나 엑셀에서 작성후 복사 붙이기로 작성하는 방법이 있었으나 이는 매우 번거로운 작업이기도 하였다. 지난 2022년 3월에 구글이 구글문서를 업그레이드하면서 문서(Docs)안에서 이메일 초안을 작성하고 바로 지메일로 보낼 수 있는 기능이 추가 되었다. 이 기능을 통해서 이메일 본문 안에 표나 차트를 자유롭게 편집이 가능하게 되었다.  특히 이메일 초안을 여러 명에게 검토 의견을 받아야 할 경우 이메일로 보내고 받고 할 필요 없이, 구글 문서를 공유하여 공동 작업이 가능해 진 것도 업그레이드 된 부분이다. .  구글 문서에서 이메일 초안 기능을 사용하려면, ‘@’ 를 입력한 후 ‘빌딩 블록’ 목록이 나타나면 목록중에서 ‘이메일 초안’ 을 선택하면 된다.  아래와 같이 이메일 초안 작성이 완료 된 후에는  좌측 상단에   이메일 아이콘을 클릭하면 지메일이 실행이 된다. 

[알아두면 쓸모 있는 구글워크스페이스 팁] 라벨 기능은 Gmail에 만 있는 것이 아니다!

Google Workspace안에서 제공하는 라벨의 모든 것 대부분의 Google Workspace (이전 G Suite 서비스)사용자들은 라벨 기능은 Gmail에서만 존재하는 것으로 알고 있습니다. 그러나, 라벨 기능은 Gmail 외에 다른 서비스들에도 숨어있다는(?) 사실을 알고 있나요? 이번 내용에서는 구글 워크스페이스안에서 라벨 기능을 제공하는 모든 서비스(숨어있는 서비스들 포함) 들을 소개하고자 합니다.      1. 대표적인 라벨 기능은 Gmail 에서 제공되고 있습니다.  - https://support.google.com/mail/answer/118708?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ko 2. 주소록 (연락처)에서도 연락처 그룹 만들기를 위하여 라벨 기능을 활용합니다.  -  https://support.google.com/a/users/answer/9310148?hl=ko 3. 구글 그룹스에서 그룹 콘텐츠를 분류하기 위하여 라벨을 사용합니다. -  https://support.google.com/a/users/answer/9664435?hl=ko 4. 구글 드라이브에서도 라벨 기능을 제공하고 있다는 사실을 알고 있나요? (아직은 베타 서비스) -  구글 드라이브에서 라벨 기능   구글 워크스페이스 안에는 숨어 있는 보물들이 많습니다. 구글은 이런 보물들을 왜? 숨겨놓고 잘 공개하지 않을까요?   다음 블로그에서는 Google Workspace에서의 공유기능은 꼭 구글 드라이브에만 있는 것이 아니다.  다른 서비스들에서도 존재한다는 사실을 공유하고자 합니다.