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1월, 2022의 게시물 표시

[알아두면 쓸모있는 구글 드라이브 팁] 머신러닝 기술로 내가 앞으로 할일을 미리 예측 해 줌.

Google 드라이브에서의 AI 구글은 인공지능 기술에 하나인 머신 러닝에 많은 투자를 하고 있습니다. 많은 협업자들과 협업시 가장 많은 시간을 소모하는 작업중에 하나는 협업자들과 주고 받았던 각종 문서나 파일들 관리일 것입니다. 구글은 이러한 시간 소모성 작업에 머신 러닝 기술을 적용하여 업무의 효율성와 생산성을 높이고 있습니다. Google Workspace의 구글 드라이브에는 '내 드라이브' 메뉴위에 '우선순위' 메뉴가 있습니다. 이 '우선순위' 의 역할이 정확이 무엇인지 알아보도록 하겠습니다. Google 드라이브가 내가 드라이브 안에서 문서 작업하는 패턴을 머신 러닝 기술을 이용하여 학습을 하고, 이를 바탕으로 내가 앞으로 어떤 작업을 할 예정인지 미리 예측하여 알려주고 있다는 사실을 알고 계신가요? Google 드라이브에 접속하면 좌측 상단에 '우선순위' 메뉴가 보일 것입니다. (개인용 무료 드라이브 사용자와 Google Workspace Business Starter 버전은 해당 사항없음) 이 '우선순위' 메뉴가 머신 러닝 기술을 적용하여내가 앞으로 작업할 확률이 높은, 즉 내가 작업할 우선 순위가 높은 문서를 우선적으로 보여주고 있다는 사실을 알고 계셨나요? 예를 들면, 저는 매주 월요일 오전에만 열어서 작업하는 문서가 있습니다. 주간 업무 회의가 월요일 오전10시에 있고, 이때 회의 할 문서입니다. 이 문서는 월요일 오전에만 열어서 10시 회의 하는 동안만 잠깐 사용을 합니다.   Google 드라이브는 머신 러닝 기술을 적용하여 내 작업 패턴을 분석합니다. 월요일 오전에 출근하여 드라이브에 접속을 하면, '우선 순위' 목록에서 오늘 내가 작업해야 할 문서중에서 가장 순위가 높은 것들을 먼저 보여 줍니다. (아래 캡쳐한 업무용 내 드라이브 이미지 참고). 다음날 화요일이 되면 이 문서는 '우선 순위' 메뉴에서 사라집니다.  이는 드라

[알아두면 쓸모있는 구글 캘린더 팁] 재택근무와 사무실 근무를 혼합하여 작업하는 환경에서의 근무 시간대 설정

코로나19로 인하여 기업에서의 작업 환경은 원격 재택 근무하는 직원들과 사무실에서 근무하는 직원들이 혼합되어 일하는 기업들이 많아 지고 있습니다. 경우에 따라서는 근무하는 주중에 며칠은 사무실에서 근무하고 며칠은 재택에서 근무를 해야 하는 직장도 있습니다. 요즈음에는 이러한 작업 환경을 하이브리드 작업이라고 합니다. Google Workspace 는 이러한 하이브리드 작업 환경을 지원하기 위해서 지속적인 업그레이드를 하고 있습니다. 이에 대한 일환으로 최근에 캘린더가 업데이트 되면서, 지난번에 '근무 시간 사용 설정' 이 추가된 이후에 이번에는 나의 근무 위치를 설정할 수 있는 기능이 추가되었습니다. 구글 내 캘린더 설정에서 '근무 시간 및 위치' 를 선택후 사용 설정을 하여 사용할 수 있습니다.    하이브리드 작업을 사용하면 저를 포함하여 많은 팀의 위치와 근무 시간을 매일 변경할 수 있습니다. 우리 중 많은 사람들이 사무실에 함께 있을 때 "사무실 내 다수"를 선호하는 시간에 회의 일정을 잡는 경향이 있었을지 모르지만 지금은 분산된 전체 팀에 걸쳐 규모의 회의 일정을 잡는 것이 특히 중요합니다. 이제 회의 초대를 수락할 때 가상 또는 물리적 존재를 나타내는 것 외에도 팀 구성원은 캘린더 에서 각 근무일에 자신의 위치를 설정할 수 있습니다. 이러한 기능을 결합하면 회의 주최자와 현장 지원 팀이 대면 및 가상 참석의 적절한 조합을 계획할 수 있습니다. 또한 더 나은 가시성을 제공하고 하이브리드 팀 전체에 기대치를 설정할 수 있습니다. ------------------------------------- 구글워크스페이스에 대한 자세한 활용가이드 및 유용한 팁은 아래 도서를 참고하시기 바랍니다.   구글 워크스페이스 활용을 위한 자세한 내용은  일하는 방식의 전환, 구글워크스페이스 활용 가이드   도서

[알아두면 쓸모 있는 구글 드라이브 팁] Google Workspace 드라이브 라벨이 무었인가?

최근 Google은 Google Workspace Enterprise Plus에 보안 기능을 한층 더 강화하는 차원에서 DLP 기능을 업그레이드 하였습니다. 이 기능은 현재 베타 서비스중에 있습니다. 온라인 신청을 통해서 허용된 도메인에서만 베타 서비스를 제공하고 있습니다. 이 기능은 드라이브내에 저장된 파일들에 대하여 DLP를 적용하고 있으며, 머신러닝 기술을 기반으로 분류 한 후 여기에 라벨을 자동으로 부여할 수 있게 하는 것입니다. 그리고 관리자는 특정 라벨에 대해서 보안 통제를 할 수 있습니다. 예를 들면, ‘Confidential’ 이라는 라벨이 부여된 문서나 파일들은 외부 공유를 차단 시킬 수 있습니다. 현재 Gmail에서 제공하고 있는 라벨 및 필터와 유사한 개념입니다. 여러분들중에는 Gmail에서 라벨과 필터 기능을 이미 사용해 보신 분들이 계실 것으로 생각합니다. Gmail에서는 사용자가 필터 조건을 만들수 있습니다. 필터 조건에 맞는 메일이 수신되면 자동으로 자동 분류하여 라벨을 부여 할 수 있습니다. 다만, 차이가 있다면 고급 DLP에서는 자동 분류된 파일에 대해서 강력한 보안 규칙을 적용할 수 있다는 것이 다릅니다. 예를 들면, 신용카드 번호나 주민 번호가 포함되어 있는 개인정보 문서가 드라이브에 생성이 되면 시스템이 자동으로 이를 감지하여 ‘제한됨’ 이라는 라벨이 붙습니다. 또한 ‘제한됨' 라벨이 부여되어 있는 문서나 파일들은 외부로 공유를 자동으로 차단할 수 있습니다. 이러한 과정의 동영상을 한번 보도록 하겠습니다. 예를 들어 고객의 신용카드 번호가 담긴 스프레드시트 문서를 생성해 보겠습니다. 문서 내용에는 아직 신용카드 번호가 없는 상태에서는 외부에 공유는 할 수 있습니다. 그 이후에 시트 안에 고객의 신용카드 번호를 입력을 합니다. 이때, 고급 드라이브 DLP 는 외부로 공유되서는 안되는 내용, 즉 신용카드 번호와 같은 데이터가 있는 것을 자동으로 감지한 후 라벨 ‘제한됨' 이라고 부여합니다. 관리자는 사전에 라

[알아두면 쓸모있는 구글워크스페이스 보안 팁 ] 원격(재택) 근무하는 기업을 위한 구글워크스페이스 보안 관리

코로나19로 인하여 기업에서 원격 근무가 많아지면서 가장 필요한  것중에 하나는 기업의 주요 디지털 자산 유출을 막기 위한 보안 서비스 일 것입니다.    일반적으로 기업에서 발생할 수 있는 보안 사고에 대한 조치 사례들입니다. 원격 근무시“회사에서 인증한 컴퓨터 또는 네트워크에서만 Google Workspace 서비스 접속을 허용” 할 필요가 있습니다. “원격 근무시 내부 보안자료 USB 메모리 복사 유출 차단, 퇴사자 컴퓨터 또는 도난당한 노트북 원격에서 데이터 완전 삭제 조치" 할 필요가 있습니다.  “악의적인 자료가 포함된 파일이 공유 되고 있습니다. 누가 파일을 만들었는지, 파일이 언제 만들어졌는지, 누구와 공유했는지, 파일을 수정한 사람은 누구인지 알고 싶고 마지막으로 파일을 삭제 조치” 할 필요가 있습니다. “실수로 또는 고의로 공유되면 안되는 파일을 누군가 또는 그룹에 공유했습니다. 해당 그룹의 파일 액세스 권한을 삭제 조치” 할 필요가 있습니다. “누군가가 전사원에게 보내지 말았어야 할 이메일을 보냈습니다. 누구에게 이메일을 보냈는지, 수신자가 메일을 열어 보고 답변을 했는지 알고 싶고 마지막으로이메일 내용 확인 및 삭제 조치 ” “민감한 문서는 외부에 공유하지 못하도록 했는데도 불구하고, 내부에서 실수 또는 고의로 외부에 공유하는 사용자들이 있고 문서들이 있습니다. 이미 외부에 공유한 문서들은 모두 찾아서 강제로 공유를 차단 조치"  “직원 또는 고객, 학생 개인정보 파일이 구글 드라이브에 저장되어 있는데, 이 자료를 메일 또는 드라이브 공유를 통해서 외부로 유출되는 것을 막는 조치" Google Workspace Enterprise plus 에서는 위에서 언급된 대부분의 보안사항에 대해서 조치할 수 있는 기능들을 제공하고 있습니다. 대부분의 기업들이 Google Workspace Enterprise Plus 를 도입하게 되는 주요 이유는 보안 기능 때문입니다. Google Workspace Enterprise Pl

[알아두면 쓸모 있는 구글워크스페이스 팁] 예전에 무료로 제공되었던 G Suite 서비스가 2022년 7월1일 종료 됨

 1월19일자 'The Verge' 기사에 의하면  예전에 한시적으로 무료로 제공되었던 GSuite 서비스가 2022년 7월1일 이후부터는 유료 Google Workspace 로 업그레이드 하지 않으면 더이상 사용할 수 없다고 합니다.  https://www.theverge.com/2022/1/19/22891509/g-suite-legacy-free-google-apps-workspace-upgrad e  ------------------------------- 아래 내용은 구글 도움말 사이트에서 발췌한 것입니다. 기존 G Suite 무료 버전을 사용 중인 경우 유료 Google Workspace 구독으로 업그레이드해야 서비스를 계속 이용할 수 있습니다. 2022년 7월 1일부터 기존 G Suite 무료 버전은 더 이상 제공되지 않습니다. Support availability is rolling out to our G Suite legacy free edition customers over the coming days. If you do not currently have access to Support, please check back in a few days. We apologize for any inconvenience, but look forward to connecting with you shortly. 2022년 5월 1일까지 Google Workspace로 업그레이드하기 서비스 및 계정을 유지하려면 아래 정보를 검토하고 2022년 5월 1일까지 업그레이드하세요. 사용자에게 지장을 주지 않고 간단한 과정을 거쳐 Google Workspace로 업그레이드할 수 있습니다. 업그레이드 후에는 적어도 2022년 7월 1일까지 무료로 새 구독 서비스를 사용할 수 있습니다. 기다리기로 한 경우 2022년 5월 1일부터 Google에서 구독을 자동으로 업그레이드하기 시작합니다. 조직에서 현재 사용 중인 기능에 따라 새 Google Workspace

[알아두면 쓸모 있는 구글 Meet 팁] 구글 Meet에서 컴패니언 (Companion) 모드가 무엇이고 왜? 필요한가요?

  구글 Meet 에서 컴패니언 (Companion) 모드란 무엇이고 왜? 필요한가 지난 1월13일자  구글 영문 공식 블로그 에서  구글의 화상회의 도구인 Google Meet 에 컴패니언 (Companion) 모드 기능이 추가 되었다는 발표가 있었습니다. 이 모드가 무엇이고 왜? 필요한지 알아보도록 하겠습니다. 여러분들은 구글의 대표적인 화상회의 도구인 Google Meet 로 화상 회의를 얼마나 자주 하나요? Google Workspace 에 기본 기능으로 포함되어 있는 Google Meet 는 코로나19 펜데믹 이후로 많은 기업에서 활용하고 있을 것입니다. 그동안 한 회의실에서 여러명이 모여 화상 회의를 하는 경우 대부분은 하나의 노트북을 대표로 지정하고 나머지 참석자들은 노트북 주변에 모여서 회의 (비디오+음성)를 하거나, 아니면 각자의 노트북으로 화상 회의에 연결한 후 마이크를 mute 를 하여 참여해야만 하는 불편함이 있었습니다. (이유는 한 회의실안에서 화상회의시 여려명이 마이크를 On 하면 소위 하울링 또는 Audio Feedback 현상이 발생하기 때문)   구글은 Google Meet 로 화상 회의시 이러한 불편함을 없애기 위해서 소위 컴패니언 모드 기능을 추가하였습니다. 즉, 한 회의실에서 여러명이 회의에 참여할 경우 하나의 컴퓨터 또는 Google Meet 전용 하드웨어인 화상회의 기기를 메인으로 연결하고 나머지 참여자들은 각자의 노트북에서 컴패니언 모드로 접속 할 수 하도록 한 것입니다. 즉, 컴패니언 모드로 접속한 사용자는 자동으로 오디오와 비디오는 Off 가 나머지 기능들만 활성화 (화면공유, 손들기, 다른 참여자와 채팅, 자막 사용) 되어 회의에 참여 할 수가 있게 되었습니다. 이 기능은 개인 gmail 사용자 뿐만아니라 Google Workspace 의 모든 사용자들이 사용할 수 있게 업데이트 되었습니다. Google Meet 로 화상 회의에 참여 할 경우 컴패니언 모드로 접속을 하는 방법에는 두가지가 있습니다. 첫번째 방법,

[알아두면 쓸모 있는 구글 드라이브 팁] 구글 드라이브에서 라벨 사용하여 자료 분류 (신기능)

라벨 기능은 Google Workspace에서 없어서는 안될 핵심적인 기능중에 하나입니다. 라벨은 Gmail에서 수신된 메일들을 수동 또는 자동 분류하기 위한 용도로만 사용되는 것으로 알고 있을 것입니다. 사실 Google Workspace에서는 Gmail 외에도 라벨을 활용하는 서비스들이 몇가지 더 있습니다. 대표적인 라벨 기능은 Gmail 에서 제공되고 있습니다. ( 도움말 ) 주소록 (연락처)에서도 연락처 그룹 만들기를 위하여 라벨 기능을 활용합니다. ( 도움말 ) 구글 그룹스에서 그룹 콘텐츠를 분류하기 위하여 라벨을 사용합니다. ( 도움말 ) 구글 드라이브에 라벨을 활용할 수 있습니다. ( 도움말 ) 구글 드라이브 라벨이란 무엇인가요? 이 기능은 그동안 베타 서비스로만 제공이 되었던 것이었으나 2021년 10월12일자 구글 공식 블로그 소식 에 의하면 이 기능은 곧 정식 버전으로 릴리스 된다고 합니다. 드라이브 라벨은 사용자가 Drive, Docs, Sheets, Slides 및 파일들을 정리하고, 찾고, 보안 정책을 적용할 수 있도록 정의하는 메타데이터입니다.  드라이브  라벨은 기록 관리, 분류, 구조화된 찾기, 워크플로, 보고, 감사 등 파일을 정리하는 데 사용되는 여러 일반적인 직장 시나리오에 유용합니다. 라벨을 작성하고, 라벨 구조를 정의하고, 게시할 수 있습니다. 최종 사용자는 수정 권한이 있는 파일에 라벨을 적용할 수 있으며 필드 값도 설정할 수 있습니다. 조직에 최대 100개의 라벨을 만들 수 있습니다.   구글 드라이브 라벨를 사용하면 일관된 방식으로 드라이브의 파일 및 폴더에 맞춤형 라벨 및 속성을 부여 할 수 있고, 이 부여 될 라벨을 이용하여 검색을 효율적으로 할 수 있습니다.  이 기능은 Business Standard 및 Plus,  Enterprise , Education Standard 및 Plus, G Suite Business, Essentials 버전에서 사용할 수 있습니다.   사용 중인 버전 비교하기 구글 드라이브에

[알아두면 쓸모있는 구글 스프레드시트 팁] 시트에서 "SELECT" Query 문 사용 예

 샘플 시트는 각 연도별 휴가 신청한 이력  샘플 시트 링크 1. 2014년도 이후 사용일수가 가장 많은 휴가 일수와 휴가 타입? =QUERY({ 'Leave History'!A2:E38 }, "select Col2,Col4 order by Col4 desc limit 1 label Col2 '휴가타입', Col4 '사용일수'" , 0 ) 결과  휴가타입 사용일수 연차 6 2. 휴가타입별 평균 휴가 일수? =QUERY({ 'Leave History'!A2:E38 }, "select Col2,avg(Col4) group by Col2 label Col2 ‘휴가타입 ‘" , 0 ) 교육 3 기타 1 대체휴무 1.125 대휴 1 반차 1.183333333 병가 3 연차 3.083333333

[알아두면 쓸모 있는 구글 캘린더 팁] Google 캘린더에 음력 일자 표시 하는 방법

2022년 새해가 밝았습니다. 늦었지만 새해 복 많이 받으시기 바랍니다. 구글 캘린더 U/I에서 '음력' 날짜를 표시하는 방법을 소개합니다. 아래 구글 캘린더에서 날짜 표시 '3(17)' 와 같이 음력 일자는 '(17)' 로 표시할 수 있습니다. 1. 구글 캘런더 설정 (우측 상단의 톱니바뀌) 클릭 2. 설정 3.  보기 옵션 > '보조 캘린더' 목록에서 '한국' 을 선택  -------------- 도서:  일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드   (최흥식 저)