[알아두면 쓸모 있는 구글 드라이브 팁] 구글 드라이브에서 라벨 사용하여 자료 분류 (신기능)

라벨 기능은 Google Workspace에서 없어서는 안될 핵심적인 기능중에 하나입니다. 라벨은 Gmail에서 수신된 메일들을 수동 또는 자동 분류하기 위한 용도로만 사용되는 것으로 알고 있을 것입니다.

사실 Google Workspace에서는 Gmail 외에도 라벨을 활용하는 서비스들이 몇가지 더 있습니다.

1. 대표적인 라벨 기능은 Gmail 에서 제공되고 있습니다. (도움말)
2. 주소록 (연락처)에서도 연락처 그룹 만들기를 위하여 라벨 기능을 활용합니다. (도움말)
3. 구글 그룹스에서 그룹 콘텐츠를 분류하기 위하여 라벨을 사용합니다. (도움말)
4. 구글 드라이브에 라벨을 활용할 수 있습니다. (도움말)

구글 드라이브 라벨이란 무엇인가요?

이 기능은 그동안 베타 서비스로만 제공이 되었던 것이었으나 2021년 10월12일자 구글 공식 블로그 소식에 의하면 이 기능은 곧 정식 버전으로 릴리스 된다고 합니다.

드라이브 라벨은 사용자가 Drive, Docs, Sheets, Slides 및 파일들을 정리하고, 찾고, 보안 정책을 적용할 수 있도록 정의하는 메타데이터입니다. 

드라이브  라벨은 기록 관리, 분류, 구조화된 찾기, 워크플로, 보고, 감사 등 파일을 정리하는 데 사용되는 여러 일반적인 직장 시나리오에 유용합니다.

라벨을 작성하고, 라벨 구조를 정의하고, 게시할 수 있습니다. 최종 사용자는 수정 권한이 있는 파일에 라벨을 적용할 수 있으며 필드 값도 설정할 수 있습니다. 조직에 최대 100개의 라벨을 만들 수 있습니다. 

구글 드라이브 라벨를 사용하면 일관된 방식으로 드라이브의 파일 및 폴더에 맞춤형 라벨 및 속성을 부여 할 수 있고, 이 부여 될 라벨을 이용하여 검색을 효율적으로 할 수 있습니다. 

이 기능은 Business Standard 및 Plus, Enterprise, Education Standard 및 Plus, G Suite Business, Essentials 버전에서 사용할 수 있습니다.  사용 중인 버전 비교하기

구글 드라이브에서는 Google에서 제공하는 강력한 풀텍스트 검색 기능을 제공하고 있습니다. Google 문서 뿐만아니라 MS Office 문서, PDF, 이미지(텍스트를 포함한 이미지), HWP 문서 등등에 대해서 내용 검색이 가능합니다. 그러나, 경우에 따라서는  이러한 강력한 검색 기능으로 쉽게 찾을 수 없는 문서나 파일들이 있을 수 있습니다. 예를 들면, 

• 영업부에서는 고객들에게 전달하였던 견석서 중에서 제품 가격을 표준 가격보다 10% 싸게 보낸 견적서와 고객을 찾고자 할 경우가 있습니다.  

• 법무팀에서는 관리하는 계약서 중에서 현재 초안 또는 서명 대기중에 있는 문서를 찾을 경우가 있을 수 있습니다.

• 결재완료된 문서를 관리하는 부서에서는  이미 결재가 완료되었고 상신자가 ‘홍길동' 인 파일들을 찾을 수 있습니다. 

이러한 문서나 파일들을 관리하고 쉽게 찾기 위해서는 Google 드라이브에서 제공하는 라벨 기능을 사용할 수 있습니다.

몇가지 사용 예

예1) 드라이브에서 ‘계약서' 관리하기

• ‘계약서 관리’ 라는 라벨을 생성합니다.
• ‘계약서 관리'는 ‘유형’, ‘회사’, ‘상태’ 및 ‘만기일’ 속성을 가질 수 있습니다.
• 각 속성에 데이터 유형 (숫자, 날짜, 사람, 텍스트 또는 선택)을 지정합니다. 유형이 선택 인 경우 가능한 값을 정의합니다. 예를 들어 계약서의 상태 속성은 초안, 서명 대기 중, 거부 됨, 서명 됨 또는 만료 중 하나 일 수 있습니다.

예2) 드라이브에서 ‘견적서’ 관리하기

• 견적서 라벨을 만들 수 있습니다.
• 견적서는 ‘제품명’, ‘가격’, ‘업체명’,’견적 날짜’ 등의 속성을 가질 수 있습니다.
• 구글 드라이브에서 ‘견적서’ 작성 및 배포후 관리를 위해서 라벨을 견적서를 생성하고 견적서 라벨는 4개의 ‘제품명’, ‘가격’, ‘업체명’, ‘견적 날짜’ 속성을 갖도록 생성 할 수 있습니다.
• 향후 드라이브에서 견적서 검색시 라벨->견적서 선택 한 후 해당 속성 값 별로 검색 조건을 주고 검색이 가능합니다.

• Google 드라이브 검색시 기 생성된 라벨 속성 기준으로 검색

라벨 사용하기

그런 다음 조직의 사용자는 라벨 및 속성을 기반으로 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 예를 들어 드라이브 검색 옵션을 사용하여 금요일까지 서명을 기다리는 모든 계약을 찾을 수 있습니다.

1. Google 관리 콘솔 (admin.google.com)에서 ...
2. 앱>Google Workspace> 드라이브 및 문서 선택
3. 라벨을 선택합니다. 
4. 사용자가 공유 드라이브 용 새 라벨을 만들 수 있는지 여부를 선택합니다.
5. 저장을 클릭하십시오.

새로운 라벨을 만들 수 없더라도 조직의 공유 드라이브 관리자는 회원이 사용할 수 있는 공유 드라이브 라벨을 선택할 수 있습니다. 이렇게하면 공유 드라이브 회원이 볼 수있는 라벨을 필터링 할 수 있습니다. 예를 들어 조직에 여러 "프로젝트 계획"라벨가있는 경우 유용 할 수 있습니다. 프로젝트 계획의 속성은 엔지니어링, 마케팅 및 교육 팀마다 다를 수 있습니다.

라벨 생성하기

메타 데이터 라벨 관리 권한이있는 관리자 인 경우 전체 조직 또는 공유 드라이브에 대한 라벨을 만들 수 있습니다.

최종 사용자는 공유 드라이브 용 라벨을 만들 수도 있으므로 최종 사용자 도움말 센터에서 라벨을 만드는 방법을 배울 수 있습니다. 또는 시작하려면

https://drive.google.com/labels 에서 라벨 편집기를 사용할 수 있습니다.

관리자 또는 사용자가 라벨 생성을 위한 메인 메뉴

드라이브 라벨 기반 향상된 콘텐츠 분류 및 DLP

콘텐츠를 분류하고 대규모 콘텐츠 보호를 강화하는 데 도움이되는 두 가지 관련 기능에 대한 베타를 확장하고 있습니다. 구체적으로 다음을 추가합니다.

드라이브 라벨. 이전에 발표 된 드라이브 메타 데이터 기능 에 대한 이러한 이름 변경 및 업데이트를 통해 관리자는 도메인에 대한 맞춤 라벨 (이전의 '메타 데이터')을 구성한 다음 사용자가 이러한 라벨을 드라이브의 파일에 적용 할 수 있습니다.

자동화 된 분류 및 드라이브 데이터 손실 방지 (DLP) 통합 . 자동 분류는 조직이 관리자가 정의한 규칙 및 사전 정의 된 콘텐츠 감지기 에 따라 콘텐츠에 드라이브 라벨을 자동으로 추가하는 데 도움이 됩니다 .

이번 출시의 일환으로 이력서, SEC 출원, 특허 및 소스 코드를 포함 하여 60 개의 새로운 콘텐츠 탐지기를 추가 합니다.

자동 분류를 사용하면 수동 분류 오류의 위험을 줄이면서 라벨 사용을 쉽게 확장 할 수 있습니다.

수동 및 자동 라벨을 DLP 와 함께 사용하여 일부 파일의 외부 공유, 다운로드 및 인쇄를 방지 할 수 있습니다 .

자동 분류 및 DLP는 Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus 및 Education Plus 고객이 사용할 수 있습니다.

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도서: 일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드  (최흥식 저)