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[알아두면 쓸모 있는 Gmail 팁] 신용카드 정보 포함된 민감한 첨부파일 외부 전송 차단 방법

Google Workspace에서는 Gmail, 구글 드라이브, Google Chat을 통해서 기업의 중요한 디지털 자산, 고객의 개인정보, 기업 기밀 정보가 외부로 유출되는 것을 방지하는 서비스를 제공하고 있습니다.    이중에서 Gmail를 통해서 데이터 유출을 방지(DLP) 하는 방법을 소개합니다.  [Example]  사전 정의된 프로그램중 글로벌 신용카드 번호 차단하기 설정 과정  Google Workspace 관리자는 관리 콘솔(admin.google.com) 에 접속하여 우선 스팸 격리 저장소 관리에서 ‘보안 검열' 격리 저장소를 생성합니다. 이 격리 저장소는 외부로 이메일 전송시 Gmail DLP 규칙에 의해서 차단되는 메일들을 격리하여 관리하기 위한 것입니다. < 관리콘솔: 앱>Google Workspace-> Gmail 설정->스팸 격리 저장소 관리> Gmail 콘텐츠 규정 준수에 ‘글로벌 신용카드’ 규칙 추가  앱>Google Workspace > Gmail 설정 > 규정 준수 > 콘텐츠 규정 준수 규칙 추가 콘텐츠 규정 준수에 규칙 추가  <사전 정의된 콘텐츠 일치 선택 후 목록중에서 ‘해외-신용카드 번호' 선택>   메일 격리 ‘보안 검열' 설정    <’메일수정/메일거부/메일격리에서 ‘메일 격리 선택후 스팸 격리 저장소인 ‘보안검열' 선택> 관리자는 관리 스팸 격리 저장소 (‘보안검열')에 격리된 메일 내용 확인 후 ‘거부' 또는 ‘허용' 실행  위 설정중에 ‘메일 격리' 를 선택해야, 검열 관리자가 해당 메일을 검열하여 ‘허용' 또는 ‘거부'를 할 수 있습니다. Gmail 의 검열 규정을 정의하는 방법은 생각보다 많은 옵션이 있고, 매우 정교하게 규정을 정의 할 수 있도록 되어 있습니다. 위의 예는 그중에 하나의 예만을 설명한 것입니다. 자세한 내용은 도움말 참고 하시기 바랍니다.

[알아두면 쓸모 있는 Google 드라이브 팁] 드라이브에서 버전 관리의 모든 것

구글드라이브의 파일 및 문서 버전관리의 모든 것 구글드라이브안에 저장되는 파일들은 2가지 형태로 나뉜다. 구글 포맷들 (구글 문서, 프리젠테이션, 스프레드시트, 구글 Drawing)과 비 구글 포맷들 (구글 포맷들을 제외한 구글드라이브에 저장되는 모든 파일들-예, MSOffice 파일, PDF, 일러스트레이트 포맷들, Photoshop 파일, AutoCAD, 그외 다수). 구글드라이브는 저장되는 모든 파일들에 대한 버전관리 기능을 제공하고 있다. 구글드라이브에 저장되는 모든 파일들은 파일포맷이 무엇이던 상관없이, 구글의 탁월한 공유 기능을 통해서 협업이 가능하게 하는 것이 가장 큰 특징. 협업을 통해서 공동 문서 작업시 가장 중요한 요소중에 하나가, 원본 파일에 대한 버젼관리 기능, 여러사람이 원본에 대한 공동 작업시 모든 기록이 관리 되어 누가 작업을 하였는지 알 수 있어야 하고, 이전 버젼으로 복원할 수 있어야 한다. 문서 및 파일들 버전 관리 방법 3가지 1. 비 구글포맷들 (MSOffice문서/HWP/PDF문서 및 기타 모든 파일) 버전 관리하는 방법 PC용 (맥용/윈도우용) 구글드라이브 싱크 프로그램을 설치하여 PC의 로컬 폴더와 구글드라이브의 폴더를 상호 싱크를 설정. 다운로드는 여기 를 클릭   MS-Office 문서 작업자는 예전과 같이 문서 작업을 한 후 로컬 폴더로 저장, 구글 드라이브 싱크 프로그램은 자동으로 변경 내용을 구글드라이브에 저장하여, 모든 변경 기록을 관리하여 버젼 별로 복원이 가능하게 할 수 있게 함 구글 드라이브에서 버젼 관리 기록을 확인 하는 법. 버전은 30일간만 유지 됨으로, 계속 유지할 것인지 여부는 사용자가 선택하여 지정할 수 있습니다. 무제한 용량 (Drive for Work) 사용자는 무제한 용량이 가능함으로 매 버전을 30일 이상 지속 시켜도 무방. 그렇지 않을 경우 Google Apps for Work (30GB) 사용자는 매 버전의 용량의 스토리지가 필요함으로 관리가

[알아두면 쓸모있는 Google 드라이브 팁] Google이 개발한 드라이브용 승인/거부 (세미 전자결재) 서비스 정식 릴리스

Google Workspace  Google 드라이브 승인/거부 전자결재 Google 이 2019년 Next 2019 컨퍼런스에서 발표하였던 내용입니다. 당시 G Suite 용 (현, Google Workspace) Google 드라이브에 기본적인 결재(Approval) 서비스가 추가 된다고 발표 하였습니다.  Google 문서(Docs, Sheet, Slide)뿐만아니라 일반 파일들(MS Office, PDF, HWP,기타 파일들)에 대해서 결재자를 지정하고 승인 요청할 수 있습니다. 결재자는 내부 도메인 사용자 뿐만아니라 외부 도메인 (Google Workspace 계정 사용자) 사용자로 지정 될 수 있습니다. 단, 복수 결재자들을 순서적으로 지정한다 하더라도 결재는 순서적으로 진행되지 않습니다. 즉, 복수 결재자가 순서 없이 모두 승인을 해야 만 결재 완료가 됩니다. G Suite이 Google Workspace 로 재 브랜딩 되면서, Google Workspace Business Standard 버전 이상에서 기본 기능으로 제공될 예정입니다.  현재는 베타 서비스중에 있으며, 이미 베타 서비스 신청한 사용자들을 대상으로만 베타 서비스가 제공되고 있습니다.  구글은 이 베타 서비스는 곧 종료하여 2021/12/2이후 아래 버전에서 정식 릴리스했습니다.  Document Approvals is available to the following Google Workspace pricing plans: Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, and Nonprofits, as well as G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Ent

[알아두면 쓸모있는 구글 드라이브 팁] 공유 드라이브 효과적인 권한 관리를 위하여 동적 그룹 활용하기

동적 그룹 기능이 그동안 베타 신청 도메인에서만 허용하다가 최근에 베타 신청 없이도 이용할 수 있게 풀렸습니다. 이 기능을 사용할 수 있는 버전은 아래와 같습니다.  사용 가능한 버전  Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus 에서 사용 가능 Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline, Nonprofits, G Suite Basic 및 Business 사용할 수 없습니다 자세한 내용은 여기 참고   기업에서 조직 변경이나 부서 이동이 빈번하게 발생할 경우 해당 부서나 조직으로 만들어진 그룹의 멤버들 관리가 쉽지 않을 수 있습니다.  예를 들면,  영업부는 구글 드라이브내의 파일을 외부로 공유하는 것을 허용하고, 마케팅 부서는 허용된 도메인만 드라이브 파일들 공유가 가능하게 할 수 있습니다. 영업부 소속이었던 홍길동이 마케팅 부서로 부서 이동이 되면, 홍길동은 그동안 파일을 모든 외부로 공유가 가능했지만 마케팅 부서로 이동하면서 모든 외부 공유는 차단되고 허용된 도메인만 공유가 가능하게 해야 합니다. 그룹을 관리하는 관리자는 직원들의 조직 변경이나 부서 이동이 발생하면 내부 보안 정책에 따라서 해당 그룹의 멤버들 변경을 해 주어야 합니다. 이러한 조직 변경이 자주 발생하면 그룹의 멤버 관리가 쉬지 않을 수 있습니다. 이러한 문제를 해소하기 위해서 동적 그룹을 사용하게 됩니다. 동적 그룹을 사용하면 멤버들 관리가 자동으로 이루어 집니다. 동적 그룹 설정을 통해서 ‘홍길동’은 생성된 동적 그룹 (sales@)의 멤버로 자동 소속이 됩니다. 만일 ‘홍길동' 이 부서를 ‘마케팅' 으로 변경이 된다면,  관리 콘솔의 사용자 정보에서 ‘직원 정보' 의 부서 명을 ‘영

[알아두면 쓸모있는 Gmail 팁] Gmail 얼마나 알고 계세요? Gmail 업무 효율 200% 높이기 팁 모음

Gmail 업무 효율 200% 높이기 팁 1. Gmail 편지함들의 이해 (시스템 라벨과 사용자 라벨의 차이점) 2. Gmail 에 적용된 AI 기술           - 후속 조치 (Nudge 기능) 자동 알림           - 스마트 답장 (Smart Reply)           - Gmail 자동분류 (Priority Inbox) 3. 비밀 모드 (Confidential Mode) 기능 4. Gmail 에서 보낸 메일 수신 확인 하기 5. 템플릿 (미리 준비된 답변) 활용하기 6. 발신자 IP 추적(메일 수신 확인의 수단)을 피하는 방법 7. 이메일 위임 기능 8. 나의 계정 활동 및 세부 정보 확인 하기 9. Gmail에서 간단하게 동보 (그룹) 메일 보내기 10. 다른 계정으로 메일 보내기 11. 보내기 취소 12. Gmail에서 다양한 자동 응답 메시지 보내기 13. 예약 전송 방법 14. 멀티 서명 사용하기 15. Gmail 고급 검색 방식  16. 모든 기록은 Gmail 로 (Gmail 태깅/별칭 ) Gmail 사용자는 꾸준히 늘어 나고 있습니다. 통계에 의하면 전세계에서 약 18억명 정도가 활성 사용자로 이용하고 있다고 합니다. 개인용 Gmail 또는 기업용 Google Workspace 사용자 대부분이 늘 쓰는 기본적인 기능만 사용하고 있다고 합니다. Gmail 은 우리가 알고 있는 것 이상으로 많은 기능을 제공하고 있습니다. 특히, Google 이 가장 많이 신경 쓰고 있는 AI 머신 러닝 기능을 Gmail 에 적용하여 사용자의 생산성과 업무 효율을 극대화하는데 초점을 맞추고 있습니다. 하루에도 100통 이상의 이메일을 받는 사람들을 한 번 생각해보시기 바랍니다. 100통의 메일중에 실제로 바로 답장을 주거나 조치를 취해야 할 메일은 5% 미만이라고 합니다. 대부분 이 5% 미만의 메일을 확인 하기 위해서 100통의 메일을 일일이 확인하기 위하여 많은 시간을 소모합니다. Gmail은 100통의 메일들을 모두 조사하는 시간을 들

[알아두면 쓸모있는 Gmail 팁] Gmail의 받은편지함을 효과적으로 줄이는 방법

지메일에서 받은편지함 (inbox)에 중요한 메일 찾아서 처리하기도 바쁜데 쓸데 없는 메일들도 너무 많이 쌓요 있어서 이를 분류하여 처리하기가 많은 시간을 소모하지 않나요?  이러한 쓸데 없는 메일들을 한방에 줄이는 방법을 소개하고자 합니다. 아침에 출근하여 지메일에 로그인합니다. 받은편지함에 읽지 않고 쌓여 있는 수백통, 수천통의 메일들을 보게됩니다. (아래 샘플에서는 받은편지함에 5,057통의 메일이 읽지 않은 상태로 되어 있습니다) 이 숫자를 볼때마다 스트레스 무게감이 엄청 밀려옵니다. 지메일을 기본 (디폴트) 설정으로-지메일 처음 사용때부터 특별히 설정을 변경하거나 고급 설정을 따로 하지 않은 상태-만 사용하고 있다면 위와 같이 받은 편지함에 읽지 않은 메일이 (아래 예에서는 5,057 메일이 읽지 않은 상태) 엄청 쌓여있는 일이 발생하는 것은 어떻게 보면 자연스러운 현상일 수 있습니다. 이 받은편지함에 불필요하게 쌓이는 메일을 효과적으로 줄여서 스트레스 무게감을 팍 줄이는 방법을 소개하고 합니다. ‘받은편지함' 의 쓸대 없는 무게를 팍 줄이는 방법 제 1단계는, 각종 SNS로부터 오는 각종 알림 메일들, 스팸메일은 아니지만 각종 홍보성 메일들, 뉴스레터, 협회,마케팅 성 메일, 온라인 쇼핑몰에서 오는 각종 주문 정보, 배송 알림, 예약 주문, 청구서, 명세서등의 메일들을 수신은 하지만 받은편지함에는 쌓이지 않게 하는 것입니다. 즉, 이러한 메일들에 대해서는 간단하게 아래와 같이 ‘받은편지함 건너뛰기(보관)’ 를 하고 내가 생성한 ‘SNS’ 라벨로 자동 이동하게 필터 조건을 만드는 것입니다. 이방법의 핵심은 이러한 메일들을 자동으로 걸러 내기 위한 검색 조건이 ‘category:social (or promos, updates, forums)’ 라는 것입니다. 제 1단계 설정 방법 (1). 지메일 ‘검색옵션표시' 클릭 (2). 포함하는 단어에 ‘category:social’ 입력 지메일의 숨어있는 라벨을 활용하는 팁입니다. 이중에서 s

[신 전자책 단말기] 오닉스 북스 리프 7인치 언박싱 & 밀리의 서재 앱

  주말에 주문 후 화요일 (12월7일) 에 도착했습니다. 사실 12월 6일에 해당 제품이 입고 예정이라고 해서 1주일 정도 소요 될 것으로 예상 했는데 생각보다 빨리 도착했습니다. 처음 부팅시 한국어 설정, 시간대 GMT+9 설정 후, 와이파이 설정 한 후, 가장 긴장되는 설정 구글 플레이 스토어 활성하는 작업. 오닉스 포크3 기기에서 구글 플레이 스토어 활성화하는 방법을 소개하는 여러 유튜브들을 보니, 한번에 성공하지 않고 여러번 시도 해야 활성화 된 것을 보고, 역시 이 기기도 한번에 활성화 되지는 않았지만 생각보다 수월하게 인증이 되었습니다. 가장 먼저 구글 플레이 스토어에서 다운받은 앱은 구글 'Gboard' 키보드 앱 (한글 입력용), 그 후 밀리의 서제, 예스24 앱, 리디북스 앱을 설치 하여 각각의 계정 로그인 후 해당 전자책들 보기 및 성능을 테스트 해 보았습니다. 역시 안드로이드 10.0 기반이라 안드로이드 용 타 전자책 앱들 대부분은 설치 가능한 것을 확인 했습니다.  성능은 각각 전자책 앱들에 따라서 차이가 나는 것 같습니다.  오닉스 븍스 리프의 가장 큰 특징중에 하나는 가로 세로 페이지 자동 변경인데 이 기능은 편리한 것도 있지만 불편한 점도 있는 양면성이 있는 기능인 것 같습니다. 책 볼때 적절히 설정 (자동 또는 수동)을 해 놔야 편하게 사용할 수 있습니다.  자동으로 가로 세로 페이지가 바뀌게 해 놓은 경우, 원치 않은 상태에서 페이지 가로 세로가 느리게 바뀌게 되는 경우가 있습니다. 책을 읽을때 집중력을 떨어 뜨리기도 합니다.   현재는 나에 맞게 최적화된 상태로 밀리의 서재 책을 잘 읽고 있습니다.

[Chrome Enterprise 솔루션] 크롬북용 (ChromeOS) 데스크탑 가상화 솔루션

기업용 크롬북을 위한 원격 데스크탑 솔루션   기업에서는 보안을 강화하고 윈도우 기반의 레거시 애플리케이션들을 유지하기 위해서 씬 클라이언트+VDI 또는 Daas (Desktop as a Service) 솔루션을 이미 도입을 하였거나 검토를 하는 기업들이 늘고 있습니다.   씬 클라이언트 또는 제로 클라이언트 검토되는 기기로는 윈도우 기반의 씬 클라이언트와 전용 OS기반의 제로 클라이언트들이 있습니다. 아직까지 이러한 기기들은 보안성은 높으나 사용성은 떨어지고 (예, 회사 외부에서 들고 다닐 수 있는 노트북형), 또한 기기들에 각각에 대한 관리적인 요소는 일반 PC 만큼 높습니다. 씬 클라이언트 도입의 딜레마는 보안성은 높으나 생각만큼 저렴하지 않다는 것입니다. 윈도우 OS 기반 씬 클라인트 또는 전용OS 기반 제로 클라이언트들이 OS가 무엇이냐에 따라서 활용도의 폭이 높지 않다는 것도 단점중에 하나입니다. (전용OS 기반 제로 클라어인트 솔루션에서는 기업 VPN 접속이 안되는 경우가 있습니다) . 아울러, 인터넷 연결이 안되는 오프라인 환경에서도 업무를 볼 수 있게 하는 요구들이 발생하고 있습니다. . 크롬북이 씬 클라이언트의 딜레마를 해결 해주는 새로운 기기로 부각되고 있습니다. Google에서는 Citrix, VMWare 사의 VDI 기술 들을 크롬북에 연계할 수 있도록 각사들과 협력 관계를 발표하고 있습니다. 뿐만 아니라 각 솔루션 별 크롬북용 원격 접속 모듈들을 크롬 웹스토어에서 이미 제공하고 있습니다. 크롬북을 위한 Citrix Receiver + XenDesktop/XenApp 솔루션 Citrix Receiver는 Citrix 사에서 제공하는 클라이언트 소프트웨어입니다. 윈도우 서버 또는 데스크탑에 설치된 XenDesktop과 XenApp을 통해서 윈도우 애플리케이션을 원격에서 액세스할 수 있도록 지원합니다. 크롬북,스마트폰, 태블릿, PC 및 맥을 포함한 모든 기기에서 애플리케이션, 데스크탑 및 데이터에 엑세스 할 수 있도록 합

[특강] 알아두면 쓸모있는 구글워크스페이스 팁- 라벨의 모든 것 (10월29일)

  구글이 지난 10월12일-14일간 Google Cloud Next 21 진행하였습니다. 이 발표에서 소개한 Google Workspace 관련 빅 업데이트 6가지  가 있었습니다.  이 업데이트중에서 가장 눈에 띄는 것중에 하나는 드디어 Google Drive 에 Label 기능이 정식 버전으로 출시한다는 소식이 있었습니다. (Google Next 2019년에 이 기능이 처음 발표된 이후로 줄곧 베타 서비스 상태로만 제공이 되었던 기능) 이번 10월 29일 특강 웨비나에서는 이 Drive Label 기능 포함해서 Google Workspace에서 제공하는 라벨의 모든 것을 알려드립니다.  10월29일 (금) 오후 2시 - 4시까지 아래와 같은 내용으로   특강  온라인 웨비나 를 진행하고자 합니다.  여러분들은  "Google Workspace의 라벨 기능에 대해서 얼마나 알고 계시나요? 라벨을 어떻게 활용하느냐 따라서 업무의 효율이 달라 질 수 있다는 사실을 알고 계시나요? 이번  특강 의 주요 아젠다 입니다. 구글 워크스페이스에서 라벨이란 무엇인가? Gmail 서비스는 라벨로 시작해서 라벨로 끝나는 시스템이다.  Gmail 업무 효율을 200% 높이기 위한 Gmail 라벨의 개념 이해하기 Gmail의 시스템 라벨/사용자 라벨/숨어있는 라벨의 활용 Google 드라이브의 라벨 (현재 베타) 기능 Advanced 구글 드라이브 DLP + 라벨을 활용한 고급 데이터 유출 방지 보안 (Google Workspace Enterprise Plus 베타) 관심있는  분들의  많은 신청바랍니다. Google Workspace 에는 많은 기능을 제공하고 있습니다. 이 기능중에는 사용자에게는 매우 유용한 기능임에도 불구하고 잘 알려지지 않은 숨어있는 기능들이 많이 있습니다. 이번에 소개하는 팁은 알아두면 매우 쓸모가 있는 '라벨' 의 모든 것을 소개하고자 합니다.   본 웨비나는 Google Meet (화상회의 솔루션)를 이용하여 온라인으로 진행됩