[알아두면 쓸모있는 구글 드라이브 팁] 공유 드라이브 효과적인 권한 관리를 위하여 동적 그룹 활용하기

동적 그룹 기능이 그동안 베타 신청 도메인에서만 허용하다가 최근에 베타 신청 없이도 이용할 수 있게 풀렸습니다. 이 기능을 사용할 수 있는 버전은 아래와 같습니다. 

사용 가능한 버전 

• Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus 에서 사용 가능
• Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline, Nonprofits, G Suite Basic 및 Business 사용할 수 없습니다

자세한 내용은 여기 참고 

기업에서 조직 변경이나 부서 이동이 빈번하게 발생할 경우 해당 부서나 조직으로 만들어진 그룹의 멤버들 관리가 쉽지 않을 수 있습니다. 

예를 들면,  영업부는 구글 드라이브내의 파일을 외부로 공유하는 것을 허용하고, 마케팅 부서는 허용된 도메인만 드라이브 파일들 공유가 가능하게 할 수 있습니다. 영업부 소속이었던 홍길동이 마케팅 부서로 부서 이동이 되면, 홍길동은 그동안 파일을 모든 외부로 공유가 가능했지만 마케팅 부서로 이동하면서 모든 외부 공유는 차단되고 허용된 도메인만 공유가 가능하게 해야 합니다.

그룹을 관리하는 관리자는 직원들의 조직 변경이나 부서 이동이 발생하면 내부 보안 정책에 따라서 해당 그룹의 멤버들 변경을 해 주어야 합니다. 이러한 조직 변경이 자주 발생하면 그룹의 멤버 관리가 쉬지 않을 수 있습니다.

이러한 문제를 해소하기 위해서 동적 그룹을 사용하게 됩니다. 동적 그룹을 사용하면 멤버들 관리가 자동으로 이루어 집니다.

동적 그룹 설정을 통해서 ‘홍길동’은 생성된 동적 그룹 (sales@)의 멤버로 자동 소속이 됩니다. 만일 ‘홍길동' 이 부서를 ‘마케팅' 으로 변경이 된다면,  관리 콘솔의 사용자 정보에서 ‘직원 정보' 의 부서 명을 ‘영업부' 에서 ‘마케팅' 으로 변경하기 만 하면 ‘홍길동'은 동적 그룹인  sales@ 에서 자동으로 멤버 탈퇴가 되고 ‘마케팅' 동적 그룹인 marketing@ 의 멤버로 자동 소속이 됩니다 (‘마케팅' 동적 그룹은 이전에 생성한 영업부 동적 그룹 생성 절차와 동일하게 미리 생성이 되어 있어야 합니다) 

동적 그룹을 활용한 가장 좋은 예는, 공유 드라이브를 부서 별로 관리하고자 할 경우 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 

예들 들면, 영업부 전용 및 마케팅 전용 공유 드라이브가 각각 생성되어 있는 경우, ‘영업부' 전용 공유 드라이브는 ‘영업부' 멤버들만 엑세스 가능해야 하고 ‘마케팅' 전용 공유 드라이브는 ‘마케팅' 부서 멤버들만 액세스 가능해야 합니다.  

동적 그룹으로 공듀 드라이브 권한 부여 자동 관리에 대한 유튜브 영상을 참고하시기 바랍니다. 

참조: 구글의 도움말 동적 그룹을 사용하여 멤버십을 자동으로 관리하기