[Google Apps 유용한 팁] 꼭꼭 숨어 있는 기능중에서 필수 기능들 소개

Google Apps 사용시 매뉴얼이나 안내문에도 나오지 않는 진정으로 숨어 있는 메뉴나 기능들이 많이 발견이 됩니다. 이번에 소개되는 내용들은 말 그대로 숨어 있는 기능들 (눈에도 잘 띄지 않는 기능들) 그러나 중요한 기능들을 찾아서 소개하고자 합니다. (소위 숨은 기능 찾기 1탄)

Gmail에서 숨어 있는 기능 찾기

관리/세부정보 보기

지메일 하단의 좌측에 관리 - 현재 내가 사용중인 용량 표시 및 추가 스토리지 구매
세부정보 - 이 계정의 활동 정보 보기, 내가 접속한 모든 기록 정보 확인 및 의심스러운 접속 기록 확인

<관리> <세부정보>

2. 편지쓰기->받은 사람/미리 준비된 답변

받은 사람 - 마우스 클릭하면 주소록이 표시되고 검색후 여러명을 선택하면 동보로 메일 보내기 가능
우측 하단의 메뉴를 클릭하면 - 미리준비된 답변 기능 활용 (자세한 내용은 여기 참조)

3. 중요도 표시 (자동분류함)

환경설정->받은편지함->중요도 표시- 자동분류함의 자세한 정보는 여기 참조

캘린더에서 숨어 있는 기능 찾기

시간찾기/회의실/참석자에게 이메일 보내기

시간찾기 - 이벤트에 초대한 참석자들의 가용한 시간을 확인 하는 기능. 약속전에 참석자들의 일정을 사전에 확인하기 위한 기능
회의실 - 회사내의 회의실 또는 공용자원(예, 공영차량, 빔프로젝트 등등)을 사전 등록하여 회사 전체 캘린더에서 공유하여 자원 및 회의실을 온라인에서 효율적으로 관리
참석자에게 이메일 보내기 - 이미 약속된 일정이 갑자기 변경이 되거나 급한일이 발생하여 기 약속된 일정에 참석하지 못할 경우, 참석자들에게 이메일 보내는 기능으로 지메일에서 메일을 보내는 번거로움 없이, 캘린더에서 바로 변경 일정 보내는 기능

2. 권장 시간

회의 참여자들과 약속을 잡기위해서 참여자들과 약속이 겹치지 않도록 확인 하기위하여 캘린더가 자동으로 권장시간을 추천해 주는 기능

3. 약속시간대 (Google Apps 기능)

내가 가용한 약속 시간대를 미리 정해서 공개하여 상대방이 원하는 시간대에서 약속을 잡는을 수 있게 하는 기능

예). 임원이 직원들 면담 또는 학교에서 교수가 학생들 면담하고자 할 경우, 내가 가능한 시간대를 미리저애서 캘린더로 공유하면, 면담자들이 필요한 시간대를 선택하여 선착순으로 약속을 정할 수 있도록 함

행아웃에서 숨어 있는 기능 찾기

행아웃 화상 회의시 채팅창에 숨어 있는 구글드라이브 문서 공유

행아웃 화상회의시 회의 참석자들과 문서 공유시 행아웃 창에서 바로 문서를 공유하여 협업이 가능하도록

구글 드라이브에서 숨어 있는 기능 찾기

드라이브의 사용된 용량 확인하기

좌측 하단에 ‘드라이브' 옆에 “(i)” 를 클릭하면 드라이브에 저장된 가장 큰 파일 크기 순으로 정렬되어 표시됨

2. 드라이브 문서 공유시 - 복사/다운로드/프린트 방지 통제 기능

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Google Apps 전문 블로그 - charlychoi.blogspot.kr

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