[팁-구글드라이브] 사용시 필독 주의사항 - 파일의 소유권 이전/복사/가상파일 복사 차이점

파일의 소유권 이전/복사/가상 파일 복사 차이점

(부제: 드라이브 사용 협업시 주의 사항)

구글 드라이브를 많이 사용하는 고객들로부터 문의 해오는 주요 이슈중에 하나입니다.

“내 드라이브에서 내가 생성한 폴더나 파일들이 부서별 또는 프로젝트 별, 외부 팀원들 간에 공유하여 협업 시 간혹 공유된 파일들이 본인도 모르게 삭제되거나 사라지는 현상이 발생합니다. 이런 파일들을 어떻게 찾아서 복원이 가능한지요?.”  

구글 드라이브에서 파일이나 폴더를 생성하여 다른 사람들에게 공유하여 협업 할 시에는 몇가지 주의 사항 및 필히 숙지해야 할 사항이 있습니다.

1. 다른 직원이 나에게 공유한 파일 또는 폴더를 내 드라이브로 이전 또는 삭제 시 주의 사항

• 누군가가 나한테 공유한 파일을 내 드라이브안에서 이동할 때는 절대로 마우스로 드래그하여 다른 폴더로 이동하면 안됩니다.
• 이렇게 이동한 파일은 공유한 소유자의 폴더 및 공유된 모든  팀원들의 폴더에서 사라지게 됩니다. (이렇게 사라진 파일을 고아가 된 파일이라고 함) 이러한 현상으로 인하여 문서를 생성한 소유자도 해당 폴더에서 파일이 사라지는 현상이 발생함.
• 공유된 파일을 내 드라이브의 다른 폴더로 이동할 때는 반드시  ‘CTL key (Mac에서는 ‘ALT’ key) + 마우스 드래그' (가상 파일 복사) 로 복사를 해야 합니다.
• 가상 파일 복사 시에는 아래 이미지와 같이 ‘+’ 아이콘이 보이게 됩니다.

• 가상 파일 복사의 의미는 원본은 본래의 위치에 그대로 두고 내 드라이브에 가상으로 파일을 추가하는 것입니다. 즉, 소유자의 파일을 복사하여 사본을 만드는 것이 아니고 일종의 파일의 링크 정보만 다른 곳에 추가로 만들어지게 하는 것입니다.. 가상 파일이 수정이 되면 원본도 자동으로 수정이 되고 가상 파일이 삭제되면 원본도 삭제가 됩니다.

가상파일복사로 추가된 파일은 위 캡쳐이미지와 같이 ‘세부정보'를 보면 원본이 위치한 폴더 (Project-X)와 복사된 폴더  (Project-A) 에도 같이 존재하는 것을 확인 할 수 있습니다.  

2. 파일 소유권 이전과 파일 복사의 차이점

• 구글 드라이브의 가장 큰 특징 중에 하나는 ‘소유자'가 존재한다는 것입니다. 소유자만이 생성한 문서나 폴더를 삭제할 수 있습니다.
• 파일의 공유 설정 정보를 보면 ‘소유자' 가 누구인지 공유 받은 자가 누구인지 표시가 됩니다. 소유자는 원하는 다른 사람에게 (반드시 같은 도메인에 구글 계정을 갖고 있는 사람만 해당) 문서의 소유권을 넘길 수 있습니다.
• 회사에서 퇴사자가 발생을 하면, 관리자는 퇴사자의 드라이브내의 모든 파일들을 같은 회사내 다른 사람에게 소유권을 몽땅 넘길 수 있읍니다. 부분적으로 넘기려면 퇴사자가 직접 내 드라이브에서 선택적으로 문서 나 파일들을 선택하여 소유권 이전 작업을 해야 합니다 (드라이브를 복사하는 것이 아니고 소유권을 넘기는 것)
• 문서를 복사하여 사본을 만들어서 전달하는 것과 소유권을 넘기는 것에 큰 차이점은,
• 복사하여 사본을 만들 경우 - 사본의 문서는 원본에 존재하는 문서의 수정 기록 및 버젼 기록, 댓글 기록등이 모두 사라집니다.
• 소유권을 넘기는 경우 - 원본은 복사되지 않고 한 벌만 존재하고 문서에 존재하는 모든 기록 정보들(수정 기록 및 버전 기록, 댓글 기록등등)이 그대로 보존이 됩니다.
• 소유권 이전은 같은 도메인 내에서만 허용이 됩니다. 개인 gmail 계정을 갖고 있는 사용자는 개인 gmail 사용자들간에 소유권 이전이 가능합니다. 예). kim@gmail.com 소유자가 문서를 hong@gmail.com 에게 소유권 이전이 가능

3. 파일 복사와 가상파일 복사(CONTROL 키 + 마우스 Drag-in-Drag-out) 의 차이점

• 구글드라이브의 또 다른 특징중에 하나는 가상파일 복사 기능을 제공하는 것입니다.
• 일반적인 파일 복사는 물리적으로 또다른 사본을 복사하는 것입니다.
• 가상파일 복사는 원본의 파일은 하나만 존재하고 사본을 만드는 것이 아니라 원본의 링크 정보만 복사하여 다른 폴더에 생성하도록 하는 것입니다.
• 가상파일은 원하는 만큼 여러 폴더에 추가 할 수 있고, 해당 가상 파일을 수정을 하면 원본도 자동으로 동시에 수정이 됩니다. 물론 이 가상 파일을 삭제를 하면 원본도 사라집니다. (소유자의 원본이 삭제되는 것은 아니고, 소유자 폴더에서 사라지게 되고 소위 고아가된 파일이 됩니다)

4. 고아가된 파일 (삭제 되지도 않았는데 내 드라이브에서 찾을 수 없는 파일들) 검색 및 복원 방법

• 구글 드라이브에서만 발생할 수 있는 특징중에 하나가 고아가 되는 파일들이 생길 수 있다는 것입니다.
• 고아가 되는 상황의 시나리오
• 소유자 kim@mycompany.com 가 폴더 Project-A를 hong@mycompany.com 에게 공유를 하고, 소유자가 Project-A 폴더에 문서 ‘회의록' 문서를 생성 함
• hong@ 은 Project-A 폴더에서 ‘회의록' 문서를 삭제 하거나 다른 폴더로 이동을 합니다.
• 이렇게 될 경우는 소유자 kim@ 의 폴더 Project-A에서 ‘회의록' 은 사라지게 되고 이 ‘회의록' 문서는 소유자 드라이브 어디에서도 볼 수 없게 사라지게 됩니다. 이런 파일이 ‘고아가 된 파일' 이라고 합니다.
• 이 ‘회의록' 문서는 소유자가 삭제한 것이 아니기 때문에 물리적으로 삭제된 것이 아님으로 휴지통에서도 발견할 수 없습니다.
• 고아간 된 파일 또는 폴더를 찾아서 복원하는 방법
• 소유자 드라이브의 검색 창에서 “is:unorganized owner:me’ 로 검색을 시도 해 본 후 검색 결과가 나오면 해당 파일 또는 폴더를 선택하여 원하는 폴더로 이동 조치를 취하면 됩니다.

-----------------------
Google Apps 전문 블로그 - charlychoi.blogspot.kr