기본 콘텐츠로 건너뛰기

[MSOffice 라이센스 비용 80% 절감한 사례 소개] 제목 - Life After Office

[제목 - Life After Office] 

여기서 소개하는 내용은 'Softwatch' 사에서 소개한 블로그의 대표적인 사례를 번역한 것입니다.

기업에서 모든 직원들이 Office 프로그램을 실제로 얼마나 사용하고 있는지 객관적으로 분석을 한 후 ('softwatch' 사에서 개발한 softwatch 도구를 이용하여 실제로 MSOffice 도구의 사용 통계를 객관적으로 낼수 있고, 이 도구를 통해서 얻은 결과를 바탕으로 분석됨) 이 결과를 토대로 MSOffice 라이센스 비용을 어떻게 80% 줄였는지 설명한 내용입니다.

 'Life After Office'


대부분의 기업에서와 마찬가지로, 90년대 이래로 지금까지 MSOffice 없이 컴퓨터를 사용하는 것은 상상하기 힘든 일이었습니다.

그러나, 최근 문서 협업과 관련한 혁신이 붐을 이루고 있습니다. 이는 MSOffice 도구로 부터 온 것은 아닙니다. Google 은 브라우저안에서 문서 작업을 하고, 모든 문서는 클라우드 웹서버에 저장하고, 서버에 저장된 문서는 실시간 협업 편집이 가능하게 하였습니다.

Ceva 는 ‘Google Apps for Work’ 을 5년째 사용하는 동안. 문서 도구들에 대해서. Google의 지속적인 기능 향상을 통해서, 대부분의 경우에서 MS의 Word/Excel/Powerpoint 를 대치 할 만한 잠재성이 있다는 사실을 알게 되었습니다.

그래서 우리는 MS Office의 종속성을 줄이고, Google의 드라이브/문서/스프레드시트/슬라이드 사용을 늘일 수 있도록 결정을 하였습니다.

이렇게 하기 위해서, Softwatch 사에서 제공하는 분석도구 (MSOffice의 사용 패턴을 분석 해주는)를 이용하여 전 직원들이 과연 얼마나 MSOffice를 사용하고 있는지 조사를 하였고, 그 결과 아래와 같은 결과를 얻었습니다.

  • Ceva의 80% 이상은 한주에 채 60분도 안되게 Word를 사용하고 있었고, Excel 은 90분 미만, 그리고 15% 정도는 전혀 사용하지 않고 있음
  • Ceva의 직원 95% 이상은 한주에  Powerpoint는 60분 미만으로 사용하였고, 40%는 결코 이용하지 않았음.

Google Apps 사용을 시작한 이래로 매년 우리는 적어도 3가지 이유로 인하여 MS 도구 사용을 멈출 것인지 여부를 결정하기 위해서 우리들의 사용 현황을 평가 했습니다.

  • 최신의 협업도구, 협업하여 문서 작성하고, 복수의 사본 문서를 복사하는 대신에 단일 문서만을 생성하고 쉽게 공유하고, 어떠한 디바이스에서도 엑세스 가능하도록 하는 도구. Google 문서는 MSOffice 보다도 이러한 면에서는 우수한 기능을 제공합니다. 물론 MS가 이부분의 격차를 줄이고 있기는 하고 있지만.
  • Ceva 기술 IT 부서의 전략은, 최소한의 요구사항 (복잡한 설치 구성 없이)을 갖고 모든 디바이스에서 장소에 구애받지 않고 모든 업무를 볼수 있게 하는 것입니다. 지금까지 MSOffice 사용은 회사에서 관리하는 컴퓨터에 S/W를 설치해야 하고, 버젼 관리를 일일히 해야만 합니다. 이러한 점에서 Google Apps 는 클라우드 기반으로 이러한 S/W 설치 및 버젼 관리가 필요가 없습니다.
  • MSOffice 불필요한 라이센스 비용을 줄이는 것

MSOffice가 25년간 지배를 하는 동안, 만일 우리가 원한다면, 가능하다면 이러한 지배의 종속성을 줄일 수 있을 것입니다. 우리는 비록 MSOffice 를 모두 제거할 수 없지만. 그러나, 아직도 많은 MSOffice의 종속성을 벗어날 수 있는 여지는 많이 있습니다. 이렇게 하기 위해서는 ‘변화 관리 (Change Management)' 가 필요한 것 처럼 보입니다. 참으로, 많은 사람들이 다른 도구들을 이용하는데 어려움을 겪을 만 큼 MSOffice를  이용해 왔습니다.     
  • 우리는 우리 컴퓨터의 15% 정도는 어떠한 불평없이도 MSOffice 를 제거할 수 있습니다. 그들인 이것을 전혀 이용하고 있지 않기 떄문입니다.
  • 다른 사용자 65%는 MSOffice를 사용하는 대신에 Google Apps 를 사용할 수 있도록 교육을 시킬 수 있습니다.
  • 20% 정도의 사람들은 아직도 MSOffice를 사용해야만 합니다. 주로, 경영관리나, 회계부서에서 사용하는 Excel 때문에 그렇습니다. 이 부서에서의 Excel 의 의존도는 매우 높기 때문입니다.

우리는 이렇게 해서 MSOffice 라이센스 비용 80%를 줄였습니다. 나쁘지 않은 결과 입니다.

원문 - 링크

Softwatch 제품에 대한 자세한 정보나 문의는 SBC Technology (sbc.support@sbctech.net) 에 문의

댓글

이 블로그의 인기 게시물

[알아두면 쓸모 있는 구글 문서 팁] 문서 공유시- 사용자 이름 대신에 익명의 동물이 표시 되는 이유와 동물 종류

구글 드라이브에는 다른 유사 서비스에서는 제공하지 않는 구글 만의 유니크한 기능들이 있다 구글 문서를  불특정 다수에게 전체 공개로 공유할 수 있습니다. 불특정인이 구글 문서에 접속한 경우 익명의 동물로 표시됩니다.  ' 웹에 공개' 또는 '링크가 있는 사용자' 공유 설정을 선택하면 인식할 수 없는 이름이나 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 파일에서 인식할 수 없는 이름을 볼 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다. 메일링 리스트와 파일을 공유합니다. Google 계정이 없는 사용자와 파일을 공유하며, 그 사용자가 다른 사용자에게 공유 초대를 전달했습니다. 내 파일을 수정할 수 있는 누군가가 파일을 다른 사용자와 공유했습니다. 다른 사용자가 자신의 Google 계정 이름을 변경했습니다. 공유 설정 페이지에서 해당 사용자 이름 위로 마우스를 이동하여 이메일 주소를 확인하세요. 익명의 동물 다른 사용자에게 개별적으로 보기 또는 수정 권한을 부여하거나 메일링 리스트에 속해 있는 경우에만 사용자 이름이 표시됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정하면 파일을 보고 있는 사용자의 이름이 표시되지 않습니다. 대신 다른 사용자가 익명으로 라벨이 지정되어 표시되고 각 익명 사용자는 다양한 익명의 동물로 나열됩니다. 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정했지만 특정 사용자와 파일을 공유하는 경우 파일을 공유한 사용자의 이름이 표시됩니다. 그 외 다른 사용자가 파일을 볼 때는 익명으로 나타납니다. 비공개 파일의 익명 동물 파일 권한을 '링크가 있는 사용자'로 설정한 다음 이를 '특정 사용자'로 변경하면 다음과 같은 경우 여러 익명의 동물이 표시될 수 있습니다. 누군가 파일을 여러 번 여는 경우에는 익명의 동물 목록에서 오래되고 연결이 끊긴 세션을 강제 종료하는 데 조금 시간이 걸릴 수 있습니다. 누군가 온...

[팁] Google Slide 프리젠테이션시 모든 한글폰트가 '굴림체' 로 바뀌는 현상을 해결한 크롬 확장 프로그램 소개

구글 문서도구인 구글 슬라이드를 이용하여 프리젠테이션을 많이 하는 분들을 위한 희소식 현재 구글 슬라이드에서는 슬라이드 편집시 사용한 고유 한글 폰트들은 프리젠테이션 모드로 전환할 경우는 모두 '굴림체' 로 바뀌어 표시가 되는 불편함이 있었습니다. 예). 슬라이드 편집에서 사용한 '궁서체' 한글 폰트는, 프리젠테이션 모드에서는 '굴림체'로 바뀌어 디스플레이됨 예). 슬라이드 편집 모드 - '궁서체' 폰트 사용 프리젠테이션 모드에서 '굴림체' 로 변경됨    따라서, 이러한 현상을 해결하는 크롬 확장 프로그램이 개발 되었습니다.  크롬 확장 프로그램 명 - ShowAsis 입니다. 크 롬 웹스토어 링크 -  https://goo.gl/PVPkZz 이 확장 프로그램을 사용하여 슬라이드 프리젠테이션을 하면, 편집 모드의 폰트 그대로 프리젠테이션시에도 그대로 한글 폰트로 디스플레이 됩니다. 단, 단점은 슬라이드가 애니메이션 슬라이드가 있는 경우는 애니메이션이 동작하지 않습니다. ----------------------- G Suite/Google Apps 전문 블로그 -  charlychoi.blogspot.kr 도서 '기업과 학교를 위한 구글크롬북'

Claude 4 의 프롬프트 엔지니어링 완벽 가이드 백서 (by Anthropic)

  Claude 4 프롬프트 엔지니어링 완벽 가이드 🚀 인공지능(AI) 시대, AI를 얼마나 잘 활용하느냐가 경쟁력이 되는 요즘! 특히 Claude 4와 같은 고성능 AI 모델의 능력을 200% 끌어내기 위한 핵심 비법, 바로 '프롬프트 엔지니어링'입니다. 이 글에서는 Claude 4를 마치 내 손안의 똑똑한 비서처럼 활용하기 위한 모든 것을 쉽고 자세하게 알려드립니다. 제1장 배경: Claude 4와 대화하는 새로운 방법 인공지능(AI) 기술이 우리 생활 깊숙이 들어오면서, AI를 얼마나 잘 활용하는지가 중요해졌습니다. 마치 스마트폰의 기능을 제대로 알아야 편리하게 사용할 수 있듯이, AI 모델도 그 능력을 최대한 끌어내려면 효과적인 소통 방법이 필요합니다. 여기서 등장하는 것이 바로  프롬프트 엔지니어링 입니다. 프롬프트 엔지니어링이란 무엇일까요?  쉽게 말해, AI에게 우리가 원하는 것을 정확하고 명확하게 전달하여, AI가 똑똑하게 알아듣고 가장 유용한 결과물을 만들어내도록 하는 기술입니다. 마치 숙련된 요리사에게 "맛있는 파스타 만들어주세요"라고 하는 대신, "알리오 올리오 파스타를 만들어주세요. 마늘은 듬뿍 넣고, 페페론치노는 살짝만 넣어 약간 매콤하게, 면은 알덴테로 삶아주세요."라고 구체적으로 주문하는 것과 같습니다. 주문이 상세할수록 우리가 원하는 결과에 가까워지겠죠? 특히 Claude 4와 같은 최신 AI 모델은 이전 모델들보다 훨씬 더 지시를 잘 알아듣고 따릅니다. 그래서 우리가 얼마나 좋은 프롬프트(지시)를 주느냐에 따라 결과물의 수준이 크게 달라집니다. 프롬프트의 품질이 곧 AI 답변의 품질이 되는 셈입니다. Claude 4, 더 똑똑해진 AI 비서 Claude 4 모델(Opus 4, Sonnet 4 포함)은 복잡하고 미묘한 지시 사항도 곧잘 이해하고 수행하는 뛰어난 능력을 갖추고 있습니다. 이는 마치 경험 많은 전문 비서와 일하는 것과 같습니다. 이 비서는 우리가 하는 말을 허투루 듣...

[G Suite - Google 그룹스가 무엇인가? ] Google 그룹스로 무엇을 할 수 있을까요?

                  가끔 이런 질문을 받습니다. 무료 개인용 Gmail 과 Google 드라이브 (15GB)를 회사에서 잘 사용하고 있는데, 왜? 비용을 (연간/1계정/$50) 지불해가며 G Suite Basic (30GB)를 도입해야 하나요? 무료로 15GB 사용하다가 용량이 모자라면 그때 필요한 용량만 지불하고 늘리면 되지 않나요? 기업용 G Suite 과 개인용 Gmail 및 드라이브의 차이점 은 수십가지 있지만, 결정적인 차이점이 있습니다. 개인용 무료 Gmail/Drive에는 ‘Google 그룹스 (공식 명칭은 Groups for Business)’ 서비스가 제공되지 않는다는 것입니다. 그렇다면, 그동안 개인용에서 이 Google 그룹스 없이도 잘 사용해왔는데 뭐가 특별한가요? 라는 궁금증을 가질 수 있습니다. 기업에서 협업 및 공유를 위해서는 Google 그룹스는 없어서는 안될 주요 서비스중에 하나입니다. G Suite에 주요 서비스로 Google 그룹스가 포함되어 있음에도 불구하고 많은 분들이 그룹스의 중요성 및 용도에 대해서 잘 모르고 있거나 활용을 잘 못하고 있어서 정리해 보았습니다. 그룹스에서 할 수 있는 작업이 무엇이 있을까요? 동보메일 (배포 리스트 메일) 리스트 작성하여 이 메일 리스트를 사내에서 공동으로 사용 예) 뉴스레터 가입자 500명에게 메일을 동시에 보내고자 한다면 간단히   newsletter@mycompany.com 그룹을 생성하여 이 그룹에 500명의 가입자를 등록 및 가입 탈퇴 관리까지 할 수 있음. 뉴스레터 가입자들은 Google 그룹에 회원으로 등록하여 관리됨 이메일 목록 그룹 및 Google 연락처 그룹 비교: 이메일 목록 그룹이 내 주소록 목록(Gmail에서 주소록 클릭)에서 만들 수 ...

Deep Research (심층 리서치)용 상세 프롬프트를 자동으로 생성하는 표준 메타 프롬프트 활용법 [팁]

  Deep Research용 상세 프롬프트를 자동으로 생성하는 표준 메타 프롬프트 활용법 생성형 AI를 활용하여 심도 있는 리서치 (Deep Research)를 수행할 때, 상세하고 구조화된 프롬프트를 작성하는 것은 매우 중요합니다. 하지만 매번 이러한 프롬프트를 처음부터 구성하는 것은 번거로울 수 있습니다. 이럴 때 '메타 프롬프트' 를 활용하면, 간단한 정보 입력만으로 AI가 스스로 최적의 Deep Research용 프롬프트를 생성하도록 유도할 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 사용자가  'AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿'  문서를  챗GPT, Claude, Gemini 에 업로드 후 Deep Research 명령을 위한 상세한 프롬프트를 생성하도록 지시하는  표준 메타 프롬프트 명령어 를 소개합니다.  이 명령어는  'AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿'  문서를 기반으로 Deep Research 프롬프트 명령어를 생성하는 방법을 안내합니다. ⚙️ 표준 메타 프롬프트: Deep Research용 프롬프트 자동 생성 (명령어 방식) 우선 사용자는  AI Deep Research 효율적 활용을 위한 프롬프트 명령어 표준 템플릿'  문서를 생성형 ai에게 업로드 후 다음 절차에 따라 진행하면 됩니다.  아래는 AI에게 Deep Research용 프롬프트 생성을 요청하기 위한 표준 명령어 형식입니다. 사용자는 아래 '사용자 입력 정보'의  [ ]  대괄호로 표시된 부분을 자신의 연구 내용에 맞게 채워 넣어 생성형 AI에게 전달하면 됩니다. # Deep Research 프롬프트 생성 요청 사용자 입력 정보: * 연구 주제/대상: [여기에 연구 주제 또는 대상을 명확히 입력하세요] * 핵심 질문 (쉼표로 구분): [여기에 가장 궁금한 핵심 질문들을 쉼표로...