Google Apps 공유의 모든 것
부제:공유는 구글드라이브에서만 존재하는 것은 아니다!
Google Apps에서의 공유 기능은 구글 드라이브에서만 제공되고 있는 것은 아니다. 본 백서에서는 구글 드라이브 뿐만아니라 Google Apps 의 다른 주 서비스에서도 제공되고 있는 모든 공유의 개념을 정의하고 그 사용 방법을 설명하고자 한다.
Google Apps 주 서비스(지메일/주소록/캘린더/구글드라이브)들을 사용하다 보면 Google Apps 는 처음 설계 할때 부터 이 모든 서비스의 촛점은 협업 및 공유 개념을 바탕으로 개발 된 것을 알수 있다. 이러한 서비스들 안에서는 일관된 공유 기능들이 존재하는 것을 확인 할 수 있다.
Google Apps ‘지메일/주소록/캘린더/구글드라이브’ 에서는 일관성 있게 공유 기능을 제공하고 있었으나, 대부분은 구글드라이브내의 문서나 폴더 만을 공유하는 기능만을 알고 주로 사용해 왔었던 것이 사실.
본 백서에서는 Google Apps 서비스 중에서 구글드라이브에서 제공하는 공유 기능 외에도 반드시 알아야 할 공유 기능들을 설명하고자 한다.
1. ‘Gmail’ 에서의 공유
이메일 기능에서 과연 공유 기능이 필요할까? 라는 의문이 들 수 있겠지만, 실제로 회사업무에서는 이메일 전체를 공유 해야 할 상황들이 발생을 하곤 한다.
사장실 또는 회장실의 비서가 사장 또는 회장의 이메일을 열람하여 대신 메일을 보내는 경우, 영업부의 부장이 교통사고로 입원하여 업무를 볼 수 없는 상황에서 영업부의 다른 팀원들이 부장의 이메일을 열람하여 대응해야 하는 경우, 퇴직자의 이메일을 당분간 유지하여 타인이 응대를 해야 하는 경우, 회사 공용 이메일을 유지하면서 담당 직원들이 응대를 해야 하는 경우(이경우는, Google Apps 에서는 Groups 를 사용하는 것이 더 좋을 수 있음) 등등이 있다.
Google Apps에서는 이러한 경우를 위해서, 소위 Gmail 위임 기능 (개인용 무료 Gmail 서비스에서는 제공 안됨) 을 제공하고 있다. Gmail의 환경설정->계정 및 가져오기' 항목에서 ‘계정 사용권한을 부여할 사용자 목록' 를 선택하여 위임할 대상자를 지정하면 된다.
위임을 받은 대리인은 엑세스 권한을 받을 지 여부의 이메일 메시지가 전달이 되고 수신된 메일에서 대리인 수락을 하게 되면, 이메일 위임자가 된다.
위임을 받은 대리인은 지메일 메인 메뉴 오른쪽 상단에서 위임 받은 계정의 이메일 주소가 표시 되며, 이메일 주소에는 ‘(위임)’ 라는 표시가 나타난다.
<위임받은 대리인의 이메일 계정>
위임받은 대리인이 이메일을 대신 답장을 보내거나 새롭게 메일을 보내게 되면, 이메일을 수신하는 측에서는 보낸사람 이메일 주소에는 위임자의 이메일 주소도 같이 표시가 된다. 예). 보낸사람 : 에스비씨 (보낸사람 : charly.choi@sbctech.net) 와 같이 표시가 된다. 즉, 보낸사람의 첫번째는 위임을 요청한 자와 두번째는 위임받은자의 이메일 주소가 같이 표시 됨
<지메일 위임자가 보낸 메일의 이메일 주소 표시>
2. 주소록 공유
Google Apps 사용자들은 부서 주소록, 팀별 주소록, 영업부 주소록, 회사 전체 주소록 공유 기능을 요구할 할때가 있다.
회사 전체 주소록은 ‘주소록' 내의 디렉토리 기능을 통해서 공유가 가능하나, 디렉토리는 관리자만이 추가 편집이 가능한 읽기 전용 공유 주소록 기능
내 주소록을 팀원 또는 부서원들과 공유하는 방법은 ‘주소록'에서 위임관리 기능을 통해서 공유가 가능하다. 공유 받은자는 웹 브라우저를 통해서 검색 및 추가 편집이 가능하다.
내 주소록을 공유하는 방법: ‘주소록'->’더보기'; ‘위임 설정 관리' 선택 (개인용 무료 Gmail 서비스에서는 제공 안됨)
공유 대상자를 초대하여 내 주소록을 공유. 초대자 이메일 주소에는 불행히도 구글 그룹메일은 지정할 수 없다.
위임 받은자의 주소록에서는 아래 화면과 같이 ‘주소록' 에서 ‘위임된 주소록' 에 나타나며 이 주소록은 공유된 것으로 수정 편집이 가능하다.
3. 캘린더 공유
Google Apps 사용자들이 매우 유용하게 활용하는 기능중에 하나가 ‘캘린더 공유’ 이다.
회사에서는 회사 전체 캘린더 공유, 부서 또는 팀별 캘린더 공유, 프로젝트 별 캘린더 공유, 임원들 캘린더 공유, 회의실 공유, 회사 차량 공유 등등에서 캘린더 공유의 활용도는 매우 높다고 할 수 있다.
캘린더 공유는 구글그룹메일 지정이 가능하다. (예, sales@my_company.com, all@my_company.com)
<내 캘린더 공유하기 >
<내 캘린더 공유 세부 설정 방법>
Google Apps의 캘린더는 구글드라이브의 스프레드시트와 연동되어 구글 스크립트 언어로 다양한 형태의 인터페이스 자동화 프로그램을 추가할 수 있다. 예). 스프레드시트에 회사 전체 1년 일정을 명시하여 일괄로 회사공유 캘린더에 등록 (자세한 활용 방법은 ‘여기' 참조) . 구글양식을 통해서 설문을 받은 내용중에 날짜를 캘린더에 등록을 하여 공유 하는 기능 등등
4. 구글드라이브 공유
Google Apps에서 가장 괄목 할만 한 기능중에 하나가 구글드라이브를 통한 공유 및 협업 기능일 것이다.
구글드라이브에서 작성되는 구글문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 문서들은 공유 기능을 통해서 실시간 협업이 가능한 것이 특징중에 하나이다.
구글드라이브에 저장된 문서들은 내부직원들 및 외부인(구글계정이 없어도 상관 없이 모두 공유 가능. 예, hong.gildong@naver.com 계정으로 공유 가능)들에게도 자유롭게 공유가 가능하다. 공유시 문서에 대한 ‘수정권한', ‘보기권한', ‘댓글 권한' 등으로 공유 권한 범위 지정이 가능
구글드라이브에서 문서 공유
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